• 84 por ciento de los líderes en las empresas consideran que los eventos son un componente crítico para el éxito de las compañías.

• ¿Sabes cómo apalancar el content marketing para impulsar un evento?

• Lee: ¿Cómo cambiará el event marketing en 2019?

El desarrollo del event marketing es una actividad que puede estar llena de retos, por ejemplo, tener poco presupuesto, pocos registros, poca lealtad a la marca, mantener la organización, generar ingresos, etc. Sin embargo, es una actividad que puede valer mucho la pena, tanto así que según lo destaca la firma Bizzabo, 84 por ciento de los líderes en las empresas (vicepresidentes y ejecutivos de clase “C”) hoy consideran que los eventos son un componente crítico para el éxito de las compañías. Por ello, para afrontar algunos de esos retos y tener un buen evento, aquí veremos algunas recomendaciones para desarrollar un buen plan para el event marketing.

¿Qué necesita un plan para el event marketing?

Si lo que quieres es que la próxima vez que desarrolles el event marketing todo salga a la perfección, considera seguir estas 10 recomendaciones compartidas por Marketing Insider Group:

• Maximiza el alcance del sitio web del evento

Como primer elemento a considerar en el plan para el event marketing está un enfoque en el sitio web, según lo destaca la fuente, todo evento merece su propio sitio web, así como nosotros tenemos el del Congreso Nacional de Marketing, en lugar de solo tener un enlace en el pie de página del sitio.

Con un sitio propio es posible optimizar las cosas, desarrollar el branding y atraer visitantes que no podrían ser haber encontrado el apartado dentro del sitio corporativo. No obstante, no solo basta con tenerlo, también hay que darle difusión, para ello se peden usar elementos como los comunicados de prensa con el fin de darle más exposición a este espacio, también se pueden vincular los perfiles de social media para llegar a los asistentes potenciales en sus canales preferidos, o bien, se puede conducir el registro y toda la comunicación a través del sitio y su dirección de correo oficial.

• Apalanca el content marketing para atraer a líderes de la industria

El plan para el event marketing también debe considerar sumar a líderes de la industria, por ello la fuente señala que se debe invitar a algunos speakers destacados a que participen más con acciones como el content marketing, por ejemplo, se les puede invitar a escribir en el blog de ma marca o empresa. Esto no solo servirá para fortalecer su posición como líderes, también puede motivar a que otros quieran sumarse.

Cuando hay líderes involucrados es más fácil motivar la asistencia de las personas, por ello, se debe empedrar a estos speakers para que promuevan el contenido y su participación en el evento incluso en sus propios espacios, ya sean blogs o redes sociales. Sus propias comunidades pueden convertirse en asistentes del evento con una acción como esta.

• Encuentra un venue con significado para la audiencia objetivo

En el caso de los eventos que se mueven de ciudad en ciudad, es recomendable que el plan para el event marketing contemple encontrar lugares para el desarrollo del evento que tengan un significado histórico o emocional para la industria, por ejemplo, si se trata de un evento de comida o bebidas puede que sea adecuado elegir un lugar o un área dentro de la región que sea conocido por buena comida y bebida.

Siempre que esté dentro de las capacidades de la marca o empresa, vale la pena apostar por lugares que puedan aportar también al evento no solo en términos de a cuánta gente pueden albergar o con qué facilidades cuenta.

• Usa la personalización para atraer a los asistentes

En el plan para el event marketing no puede faltar la personalización. Y respecto a este punto, Marketing Insider Group señala que desde las invitaciones de los speakers hasta la selecciones de temas, siempre se ve bien recompensado el analizar a profundidad la data de los asistentes para saber qué es lo que leen, de qué hablan y qué comentan y en función de ello tomar desiciones para el evento.

Esta información se puede emplear para entregar comunicaciones personalizadas, speakers y temas que sean del interés de estas personas. Posteriormente, dentro del evento, vale la pena asegurarse de los equipos organizadores cuenten con la posibilidad de atender chats personales con los asistentes.

Acciones de este tipo no solo hacen que los asistentes sientan que tienen una voz, también pueden ayudar a mejorar los eventos posteriores a través del uso de la retroalimentación que se recibirá de las conversaciones.

• Consigue más compromiso desde el inicio con descuentos especiales para primeros compradores

Así como la marca o empresa desarrolla su plan para el event marketing, también hay personas que planean su asistencia a estos eventos con mucho tiempo de anticipación u otras que buscan hacerlo, por ello, las marcas o empresas deben aprovechar este compromiso tempranero para ofrecer buenos descuentos a quienes se registren con anticipación.

Esto no solo sirve para desarrollar buena voluntad entre los asistentes, también aporta la posibilidad de que estos asistentes motiven a sus colegas y amigos a aprovechar los descuentos para ir al evento.

• Encuentra socios que complementen el evento y a los asistentes

Las asociaciones no pueden faltar en el plan para el event marketing, no obstante, como destaca el punto, lo ideal es formarlas con quienes puedan complementar el evento y a los asistentes. Las marcas deben encontrar a otras que les provean bienes y servicios que podrán necesitar los asistentes principalmente. De acuerdo con la fuente, a este tipo de eventos no puede faltar la invitación a los medios y a los negocios locales, puede que valga mucho la pena encontrar restaurantes locales y hoteles dispuestos a proveer descuentos a los asistentes, esto puede ser una buena forma de impulsar todos los negocios involucrados y tener a los asistentes felices con este tipo de descuentos.

• Consigue referencias de asistentes frecuentes

Para la promoción del evento, entre los mejores elementos que se pueden apalancar están los testimonios y las referencias de asistentes a ediciones pasadas del evento o asistentes de otros eventos de la marca u organización. Recuerda que las personas confían más en las recomendaciones de terceros que en las de las propias marcas.

Para desarrollar esta recomendación, tan pronto como termine un evento, puedes acercarte a las personas para conseguir esas referencias y testimonios que perfilarán a la marca en una buena dirección para el siguiente evento. Incluso puedes usar las referencias como un motivador, por ejemplo, puedes establecer que con cierto número de colegas o amigos se pueden conseguir un descuento atractivo en el acceso al próximo evento.

• Consigue autoridad y dominio con influencers

También es una excelente idea desarrollar el plan para el event marketing considerando el trabajo con influencers. Según lo destaca la fuente, los bloggers, podcasters, figuras de medios e influencers de las redes sociales pueden ser de gran ayuda para impulsar el evento entre los seguidores. Involucrarlos desde el inicio es ideal para aprovechar todo el “ruido” que pueden generar. También se les puede invitar a que asistan al evento para que capturen material y lo reporten a sus respectivas comunidades.

• Usa el email para comunicarte con los asistentes antes, durante y después del evento

El correo electrónico se puede considerar una de las mejores herramientas que se pueden aprovechar para el desarrollo de los eventos. Características como la automatización en esta herramienta puede ser de gran ayuda para mantener a los asistentes informados, por ejemplo, se pueden comunicar cambios en el programa, eventos adicionales, o incluso recordarles que hagan su reservación en un hotel con anticipación y recordarles los descuentos que se han generado con las marcas o empresas asociadas.

Durante los eventos también puede ser útil apalancar el correo, por ejemplo, se pueden desarrollar encuestas rápidas para conoce los problemas que se están teniendo. Y después del evento, una encuesta vía correo electrónico puede ser de ayuda para conocer más sobre la experiencia que vivieron los asistentes.

• Haz que la experiencia sea única en la vida

Finalmente, y como bien lo señala Marketing Insider Group, nada vende mejor el próximo evento que una experiencia sorprendente en el evento actual. Esto quiere decir que el equipo debe trabajar duro para proveer la mejor experiencia posible para los asistentes contemplando todo tipo de elementos, desde un proceso de registro fácil, simple libre de problemas hasta un cierre que sea difícil de superar y que deje a todos con un “buen sabor de boca”.