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La pandemia de coronavirus ya alcanzó a mÔs de 1 millón de personas en el mundo.
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Desarrollar una reunión de negocios exitosa en el mundo digital depende de una serie de pasos que es mejor seguir.Ā
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Una cantidad considerable de personas y empresas ya han optado por el aislamiento en el hogar con el fin de evitar la propagación del coronavirus, el cual, segĆŗn worldmeters.info ya llegó a mĆ”s de un millón de casos confirmados a nivel mundial. Sin embargo, el estar encerrados en casa para muchos no es seƱal de que puedan detener sus actividades, particularmente en el mundo de los negocios. Para algunas empresas y profesionales el trabajo debe seguir con el fin de mantener a flote a las compaƱĆas y por ello deben encontrarse las formas para seguir operando. Un apartado clave es mantener la comunicación tanto con los equipos de trabajo como con los clientes, especialmente con estos Ćŗltimos, por ello, la organización de una reunión de negocios es una opción que se tiene que contemplar y que puede ser Ćŗtil para seguir avanzando. No obstante, el que esta se desarrolle con Ć©xito puede depender de mĆŗltiples factores, los cuales veremos aquĆ a modo de recomendaciones que se deben seguir.
De acuerdo con Business2Community, si quieres desarrollar una reunión de negocios de forma exitosa por la vĆa virtual, estos son los elementos a tener en consideración:
- Usa una solución para video conferencias que sea sólida y verifica fallas técnicas con anticipación
Para iniciar con una buena reunión de negocios, la fuente destaca que todo encuentro de este tipo requiere de la tecnologĆa para que se haga posible. Como sabrĆ”s, existe toda una gama de soluciones para la realización video conferencias o video llamadas, algunas opciones son mĆ”s populares que otras, pero en su mayorĆa ofrecen caracterĆsticas similares con distintos cambios en la forma en cómo los presentan.
La tarea es simple, evalúa la opción que mejor se adapte a tus necesidades. Una vez que la tengas, deberÔs trabajar en todos los detalles técnicos para asegurar que todas las reuniones logren realizarse sin problemas. Tómate el tiempo para aprender por completo el uso de la plataforma previo a las reuniones.
- Adopta una polĆtica de video obligatoria
Cuando se trata de una reunión de negocios virtual, uno de los mejores elementos que se pueden apalancar es el video. Recuerda que una de las metas debe ser que las reuniones se sientan como si se dieran en personas, esto tanto como sea posible. Con ello en cuenta, el poder ver a otras personas en la reunión juega un papel importante en la mejora de la comunicación.
Según lo explica la fuente, la comunicación se vuelve mÔs efectiva cuando existen señas no verbales que pueden ser percibidas de forma visible, por ejemplo, a través de expresiones faciales o el lenguaje corporal.
- Sigue la etiqueta de los encuentros cara a cara
Siguiendo con lo anterior, una de las reglas mĆ”s importantes a seguir durante una reunión de negocios virtual es el asegurarse de que todos sigan las etiquetas de los encuentros cara a cara aun cuando no estĆ©n precisamente en el mismo espacio fĆsico.
Para desarrollar adecuadamente este punto, la idea cuenta es que si algo no resulta aceptable en un encuentro cara a cara, tampoco debe serlo en un encuentro virtual. Por ejemplo, no se puede estar comiendo, no se puede estar caminando al rededor de la habitación ni se deben tomar llamadas telefónicas durante ese momento. El enfoque de todos con la reunión virtual debe ser el mismo que el enfoque empleado para una reunión en persona.
- No des paso al multitasking
En relación con la etiqueta de las reuniones cara a cara, es necesario hacer Ć©nfasis en el apartado del āser multitaskingā. En el apartado virtual esta es una prĆ”ctica que no debe ser permitida o tolerada.
Para que las reuniones de negocios tengan éxito, es necesario contar con la atención y el engagement, ambos aspectos son cruciales para los buenos resultados, es asà que todos los asistentes deben estar enfocados únicamente en la reunión, en lugar de también estar respondiendo emails o mensajes en alguna otra plataforma.
Según lo comparte la fuente, existen investigaciones que revelan que el multitasking puede dañar al rendimiento de los profesionales e impactar negativamente la efectividad de las reuniones virtuales.
- Reconoce a todos en la sala virtual
Lejos de las actividades extra que se deben evitar en una reunión de negocios virtual, como siguiente recomendación estĆ” el tener consideración por todos los involucrados en la misma. AsĆ como todos son recibidos por su nombre cuando se unen a una reunión en persona, esto mismo deberĆa aplicarse en un entorno virtual.
Aunque pueda parecer irrelevante, el destacar la presencia de los participantes puede mejorar mucho su colaboración, unidad y puede llevar al éxito de la reunión.
Si hay participantes que no se conocen entre ellos, una breve introducción es considerada esencial para que la reunión inicie con el pie derecho.
- Haz que todas las personas se involucren
Ademas de presentar a todos, es importante que en una reunión de negocios a nivel digital se de espacio para que igualmente todos puedan hablar. Y es que, segĆŗn lo seƱala Business2Community, en una reunión visual es posible que la conversación sea dominada por las personalidades mĆ”s extrovertidas que estĆ©n ahĆ.
Idealmente, todo participante debe tener una voz y es deber del organizador de la reunión el lograr que esto ocurra, que todos estén realmente involucrados.
Una buena forma de fomentar la participación de los mÔs reservados, consiste en buscar intencionalmente su opinión, dÔndoles tiempo frente al resto y haciéndole preguntas tipo sondeo, que les permita que su voz sea escuchada.
- Enfócate en lo que resulta mÔs importante
El escenario que nos plantea la pandemia es uno donde seguramente habrĆ” que participar en mĆ”s de una reunión virtual, por ello, resulta esencial mantener cada uno de estos encuentros encorados en lo que es realmente lo mĆ”s importante. Cada reunión por eso avĆa debe lograr cumplir con su agenda y objetivo claro.
Para lo anterior se debe ser consciente del tiempo de todos y evitar caer en temas o conversaciones que no involucren a todos los presentes o no tengan relación con el propósito de esta junta.
- MantƩn todo breve
Retomando el punto de arriba sobre ser conscientes del tiempo de todos en la reunión de negocios, es importante mantener las reuniones tan breves y eficientes como sea posible. SegĆŗn la fuente, es recomendable que duren menos de una hora e idealmente deben estar en el lĆmite de los 14 a 45 minutos para hacer un uso óptimo del tiempo y mantener el enfoque.
En todo caso, si una horado es suficiente para cubrir todos los puntos de la reunión, considera dividir la reunión o planea un break de 15 minutos para que todos los involucrados puedan āestirar las piernasā, responder mensajes o hacer otros asuntos personales.
- Asegúrate de que realmente es necesaria la reunión virtual
Finalmente, dado que las reuniones virtuales estƔn ganando mucha popularidad en la actualidad, no solo para cuestiones de negocios, es importante considerar la fatiga que pueden representar o la verdadera relevancia que pueden tener.
No en todos los casos es necesario desarrollar una reunión virtual, incluso esto puede llevar a la comunicación excesiva, la cual puede ser tan inútil como la comunicación insuficiente. Evalúa si realmente la reunión de negocios debe realizarse de esa forma o existe otro método para su desarrollo.