Hoy en día es difícil administrar el tiempo con tantos distractores además de las metas que debemos lograr. Me comentan colegas y amigos que a ellos se les dificulta llevar un orden sobre sus entregas. Los compromisos diarios se pierden entre urgencias y mensajes de WhatsApp o Facebook.
Entre todo esto, no hay plazo que no se cumpla ni fecha que no se llegue. El ritmo sigue sin que se detenga. Las entregas comprometidas están a la espera de ser completadas. Por eso me preocupa que las reuniones de trabajo carezcan de un fin, que no estén enfocadas a resultados, porque da coraje perder el tiempo en esas juntas sin orden, pero ¿cómo lograrlo? Les tengo estos tips exclusivos para #hardworkers.
1. Un tema, tres objetivos, 20 minutos
Un sistema que he encontrado eficiente es determinar cuál es el propósito de la reunión. En definitiva tenerlo claro es fundamental, para poder enumerar la solución en tres objetivos ¿Será posible encontrarlos en 20 minutos? Yo creo que sí. Al menos a mí me ha funcionado hacerlo así, obliga a la mente a encontrar la solución rápido. Cuando quedan detalles por resolver, pueden revisarse en una segunda reunión con el mismo espacio de tiempo o por otros medios como el correo electrónico o un Project Manager.
2. Que cada objetivo tenga una acción
Para entender cuánto se gasta en una junta es necesario verlas como la suma del tiempo de cada asistente, es decir que si hay una reunión de 20 minutos de duración con tres asistentes, el resultado es una inversión de una hora. Así que por lo menos debe haber soluciones con acciones claras. Por eso recomiendo que mientras se van definiendo los pendientes se vayan asignando a cada miembro del staff con tiempos de entrega.
3. Apaga los distractores
Dile adiós a tus apps de mensajería por 20 minutos. Solamente deja de ver tu móvil o de preferencia no lo invites a la reunión.
4. Utiliza un Project Manager
Qué fácil es la vida con los Softwares as a Service (SaaS). Para que batallar dando seguimiento a los asuntos pendientes, mejor utilizar un Project Manager, hay más de diez opciones en el mercado. Todos sirven para manejar equipos, asignar tareas con fechas de entrega. Si alguien no lo completa habrá un recordatorio en rojo. Sencillo así como eficiente, nada de seguimiento por correo y esas cadenas interminables de replays.
5. Disemina la información
Evita las minutas con choros mareadores. Mejor envía un archivo con la misma estructura de la reunión: el tema central, los tres objetivos y las acciones con encargado y fecha de entrega. Si alguien tiene dudas que las aclare llamando al 01-800-póngase-a-chambear.
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