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La elaboración de reportes en las empresas es un proceso con el que muchos están familiarizados, sin embargo, no todos tienen claro el por qué de su existencia. Por ejemplo, ¿sabías que, según lo destaca azcentral, estos pueden ayudar para el establecimiento de benchmarks, metas y KPIs, así como para la planeación y la toma de decisiones? El que la empresas y los profesionales detrás de ellas conozcan los distintos tipos de reportes que se pueden generar sin duda es un elemento que les puede resultar crucial en el desarrollo de sus actividades. Es por ello que en esta ocasión destacamos algunos tipos de reportes de negocios existentes en las organizaciones.

De acuerdo con Business2Community, estas son las distintas opciones de reportes de negocios que están a disposición de las empresas y que les pueden ayudar a comprender mejor su panorama con respecto a las distintas actividades que desarrollan:

• Reportes de negocios formales

El primero de estos tipos de reportes generalmente se ajusta a procesos que ya están establecidos, y que pueden ser necesarios para cumplir con ciertos requisitos reglamentarios. De acuerdo con la fuente, Muchos reportes formales, cuando son obligatorios para el cumplimiento, tienen un formulario estandarizado que se debe completar para presentarlo.

Estos informes a menudo se distinguen de los reportes comerciales informales por su intención, su estructura y su extensión. Muchos informes específicos que se destacan más abajo puede considerarse en cierta forma como reportes formales.

Así pues, cuando son creados para cumplir específicamente algún tipo de regulación, estos informes pueden denominarse incluso como reportes legales.

• Reportes de negocios informales

Los reportes de negocios o comerciales que se pueden denominar informales, solos que incluyen cosas como notas o cartas intraempresariales destinadas principalmente para su uso dentro de la organización.

Según lo señala la fuente, debido a que estos son documentos estrictamente internos, destinados a la conveniencia en lugar de cumplir con algún requisito reglamentario específico, de forma recurrente cuentan con un formato más simple, como de texto sin formato como tal. En muchos casos, un reporte informal puede ser más corto que uno formal, aunque esto no es un regla establecida.

Sin embargo, en algunas empresas se opta por utilizar un formato o una plantilla de reporte específico incluso en las comunicaciones más informales o que se dan a nivel interno en las organizaciones. eSt puede ayudar a crear coherencia para los informes.

Por otro lado, mucha tipos de informes que se verán a continuación también pueden clasificarse como informales según su formato.

• Reportes de negocios analíticos y de investigación

Este tercer tipo de reportes se trata de aquellos que recopilan conjuntos de datos y luego los estudian para crear un análisis y hacer recomendaciones basadas en una investigación.

Por ejemplo, una empresa puede crear un reporte analítico que le detalle los datos demográficos de sus clientes en varias regiones y segmentos, esto con el fin de poder determinar cómo y dónde vender sus productos o abrir nuevos centros de distribución. Con este tipo de información es que se puede llegar a la toma de decisiones basadas en datos.

• Reportes informativos

Un reporte informativo se puede entender como un informe que registra una pieza particular o un conjunto de datos para su posterior interpretación. Según lo señala la fuente, los informes de gastos, los registros de inventario y los informes de ventas se pueden considerar ejemplos de este tipo de reportes.

A diferencia de los reportes de carácter analítico, estos documentos normalmente no incluyen explicaciones ni recomendaciones al respecto, aunque los datos que contienen pueden usarse también para la toma de decisiones más adelante. En ese sentido, se puede considerar que son reportes breves.

• Resúmenes

Los resúmenes se pueden entender como un tipo de informe comercial que busca tomar un tema o conjunto de datos que puede ser complejo y explicarlo de la manera más sucinta posible. Los resúmenes son a menudo un tipo de reporte informal y pues ser preparados por asistentes o secretarios para ahorrar tiempo a los ejecutivos al momento de llegar ala toma de decisiones.

Según señala la fuente, ocasionalmente estos pueden usarse como base para un comunicado de prensa u otro documento externo.

• Informes de rendimiento

Los informes de rendimiento son aquellos que recopilan un conjunto de métricas de desempeño sobre un departamento, un equipo o un individuo dentro de una organización. El contenido de estos informes puede variar según el departamento dela persona evaluada. Después de todo, por ejemplo, los contadores generalmente no estarán juegos a los mismos estándares que los representantes de ventas.

Según lo detalla la fuente, en muchos casos, los datos de estos informes de desempeño se puede usar para tomar decisiones sobre la dotación de personal o ciertas iniciativas comerciales, por lo que puede haber una superposición con los informes analíticos.

• Informes de mayorías y minorías

Este tipo de reportes surgen pues existen muchos escenarios cuando se forman comités con 3 o más personas para la toma de decisiones comerciales en una empresa, pues en este escenario es posible que tengan una opinión distinta los involucrados.

Los informes de mayoría y minoría se encargan de recopilar los hallazgos de los respectivos lados de la división. El informe del lado con menos miembros es el que se denomina informe de minoría, mientras que, como podría entenderse el informe del lado más grande es el que se llama informe de la mayoría.

• Reportes trimestrales y anuales

Por último, se tiene los informes trimestrales y los anuales. Estos son informes periódicos proporcionados a intervalos establecidos para ayudar a las organizaciones a revisar los procesos y el progreso hacia los principales objetivos comerciales. Los informes trimestrales, así como los anuales, pueden tener diferentes enfoques según las empresas.

Tal como comparte la fuente, en algunas organizaciones, el informe anual puede consistir en una recopilación de informes trimestrales individuales O, por otro lado, puede implicar una mirada más profunda a una iniciativa a largo plazo y cómo ha impactado a la empresa.

A veces, estos informes se pueden preparar con mayor frecuencia, y cuando ello ocurre simplemente se les denomina informes periódicos.