• Los estímulos son muchos cuando nos encontramos frente a una pantalla.

• ¿Skype? ¿Google Hangouts? ¿Zoom? Prueba varias y decide.

• La duración de la junta debe limitarse todavía más.

Muchos son los aspectos que tuvieron que cambiar en los trabajos en 2020. La pandemia de COVID-19 vino a causar estragos y a mover las estructuras que creíamos muy bien controladas y definidas. Afortunadamente, la humanidad tenía ya varios años con un crecimiento exponencial de la tecnología. Otra realidad sería si hoy no hubiera un sinfín de herramientas para estar conectados a la distancia sin ningún problema. El reto ahora es lograr implementarlas, acostumbrarnos a ellas y sacarles todo el provecho posible. Las juntas virtuales de trabajo son uno de los nuevos métodos que estamos aprendiendo a manejar y existen varias cosas a considerar.

Este año entendimos que no es lo mismo vernos por una pantalla que en persona. Existe WhatsApp y las videollamadas, por ejemplo, lo cual usábamos de vez en cuando en nuestro cotidiano, pero es muy diferente cuando se vuelven herramientas necesarias para trabajar. La distancia es una barrera mucho más complicada de lo que creemos. Sin embargo, para llegar a acuerdos y alcanzar objetivos en una empresa, se necesita de una comunicación efectiva. Las reuniones de trabajo por videollamada son necesarias para evitar contagios y aquí te decimos cómo puedes aprovecharlas mejor.

Una herramienta a tu medida

La primer gran cuestión que saltará es: ¿por dónde comunicarnos? Hoy en día hay muchas plataformas y aplicaciones. Necesitas algo rápido y que facilite la conexión de todos. Escoge la que mejor se adapte. ¿Skype? ¿Google Hangouts? ¿Zoom? Prueba varias y decide.

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Un plan trazado

Aunque parece que no hay una gran diferencia entre las reuniones en persona y las virtuales, la comunicación no es igual. Necesitas crear una serie de instrucciones y reglas: cómo y cuándo plantear las dudas, hacer intervenciones, entre otros aspectos. Repite la fórmula tan organizadamente como puedas para eficientar esta dinámica.

La importancia del video

Muchas plataformas virtuales permiten realizar llamadas sin necesidad de video, sin embargo, es importante que todos se vean las caras aunque estén lejos. El video debe ser obligatorio para todos, así se obtiene una mejor respuesta y mayor conexión entre los participantes, además de evitar distracciones.

Presta atención

Una de las reglas que todos deberían seguir es no dedicarse a otras tareas mientras se está en junta. En las reuniones convencionales es fácil colocarse en un espacio específico, pero a la distancia puede haber menos control y más distracciones. Haz un requisito que el tiempo de junta sea sólo para la junta.

Con límite de tiempo

Los estímulos son muchos cuando nos encontramos frente a una pantalla y cuesta más trabajo estar atentos a lo que nos dicen. Es por ello que el tiempo de una reunión virtual no puede ser el mismo que en físico. La duración de la junta debe limitarse todavía más, para garantizar que no haya dispersión y que los puntos que se tocan llegan de forma correcta y se entienden. Se recomienda que duren mínimo 15 minutos y máximo 45, para que sea un tiempo productivo.