• Se estima que, en promedio, se realizan 11 millones de juntas formales diariamente en EEUU

• Hasta 47 por ciento de los ejecutivos creen que muchas reuniones es el mayor factor de pérdida de tiempo

• Nueve de cada 10 personas se la pasa soñando despiertos durante un encuentro con colaboradores

Con la llegada de las tecnologías digitales, se han multiplicado las fuentes de distracciones en la labor profesional. Así como pueden servir para hacer actividades productivas, smartwatchs, computadoras y smartphones también pueden usarse para perder el tiempo. Tampoco hay pocos sitios y programas diseñados específicamente para procrastinar en el trabajo. Pero no existe un factor que afecte más las labores de los profesionistas que las juntas mal planeadas.

De acuerdo con cifras de TED, los ejecutivos pasan, en promedio, entre 40 y 50 por ciento de sus jornadas laborales en juntas. Lo anterior equivale a 23 horas a la semana, de las cuales 7.8 de ellas son innecesarias o pésimamente planificadas. Según Meeting King, esto equivale a una carga económica de 37 mil millones de dólares (mdd) anuales en Estados Unidos (EEUU). Ya desde 2017, agentes como Harvard Business Review pedía reducir el número de reuniones.

Sin embargo, parecen ser todavía un mal necesario para muchos ejecutivos y marcas. Muchos profesionales no solo se ven obligados a entrar a una infinidad de juntas día con día. Además, hay personas que están seguras que estas reuniones son cruciales para las operaciones. Si bien tienen su utilidad, no siempre los líderes de equipo saben cómo sacarles el máximo provecho. De acuerdo con LabManager, hay cinco factores indispensables para lograrlo:

Realizar auditorías de juntas

No se pueden resolver problemas que no se conocen. Independientemente si las empresas o ejecutivos creen que sus reuniones son infalibles, vale la pena que conduzcan revisiones periódicas. De esta manera, podrán identificar si hay problemas que no han visto por alguna razón. Así, también se podrá verificar si todos los procesos se están realizando de la forma más efectiva posible. Y en caso contrario, saber qué pasos se podrían tomar para resolverlo.

Identificar los errores actuales

Algunos profesionales podrían creer que es suficiente con decir que “se necesita mayor concentración de los participantes” para elevar el valor de las juntas. Lo cierto es que estas barreras son demasiado vagas y generales como para poder actuar sobre ellas de forma efectiva. Es crucial que se definan puntualmente los retos que enfrenta el equipo al momento de las reuniones. Por ejemplo, que existe “un uso inadecuado de celulares en los encuentros”.

Enseñar a todos los colaboradores cómo lucen las juntas productivas

Como siempre, no hay mejor forma de educar fuera de predicar con el ejemplo. Los líderes de equipo necesitan mostrar puntual y claramente cómo es que deberían llevarse a cabo las reuniones de trabajo. En el caso de los directores generales o de área, también es fundamental llevar a cabo este proceso de evangelización entre los administradores de nivel medio. De esta forma, también podrán aplicar estos conocimientos con sus respectivos equipos de trabajo.

Sacar provecho a herramientas especializadas

Hay una variedad de sitios y programas, tanto gratuitos como pagados, que pueden ayudar a sacar el mayor provecho posible a las juntas. Antes de reunirse con los colaboradores, es mejor que todos tengan los archivos e información que necesitarán para la sesión. También se pueden utilizar editores de texto colaborativos para que todos puedan comparar y compartir sus notas. O bien, simplemente ocupar utilidades para crear dispositivas más dinámicas.

Desarrollar listas de pendientes para todas las juntas

La mejor forma de no perder el foco de una reunión es teniendo bien en claro cuáles son los objetivos que se quieren cumplir. En este sentido, es crucial tener anotado todos los temas y tópicos a tocar a lo largo del encuentro. De esta manera, no solo no se descarrilará la conversación. También habrá un incentivo palpable para continuar avanzando la reunión de la forma más rápida y eficaz posible. Además que se tiende a reducir la cantidad de errores.