Santiago, Chile.- Vi una frase similar al título en un muro de Facebook y me hizo mucho sentido. Aprovechándome vilmente del excelente artículo “5 errores graves al escribir un mail, que pocos quieren admitir” de Álvaro Rattinger, agrego mi visión local del tema y también hago algunas observaciones con respecto a quien recibe el email.

De un tiempo a esta parte, en nuestro país se ha impuesto una cierta informalidad, la que, bajo ningún punto de vista debe ser confundida con la falta de respeto o la franca desubicación. Es cierto, como dice Álvaro, que más vale no abusar de la confianza del receptor (nunca debemos hacerlo, pero menos aún se acepta si no lo conocemos), pero hay ciertos formalismos que sólo distancian.

“Hola” a secas no va. Sin embargo si utilizas el “Hola Juan” puede ser igualmente respetuoso, pero mucho más cercano que “estimado Juan”. Ahora, si me estimas…nunca, pero nunca me trates de “estimada” solamente. Ese término, al menos en Chile, denota un desconocimiento absoluto de la otra parte, una frialdad excesiva o una indiferencia total (¡¿Cómo no es capaz de aprenderse mi nombre!?).

Además de la presentación de rigor o el recordatorio de quién escribe , me parece que es necesario sintetizar el mensaje, resumiendo algunos puntos importantes, para después extenderse  sobre el tema en una reunión, ya sea presencial o por medio de algún sistema de chat o video chat. Nada mejor que mirarse a los ojos para entender más claramente de qué estamos hablando. Por otra parte, son pocos los que leen un texto largo, hoy por hoy.

Otro de los temas que es necesario recordar, con respecto al asunto es que, si estamos hablando constantemente con una persona determinada, lo ideal es escribir un mail para cada tema. De esta forma, si queremos hacer el seguimiento del mismo, será  más fácil. Hay muchos que no se dan ese trabajo e inician varias conversaciones sobre la respuesta de un tema específico y después no logran ordenar o priorizar todo lo que se ha tratado con la otra parte.

Finalmente, sabemos que el mundo gira a mil y nosotros corremos por estar a la par con él, pero eso no implica que “siempre” dejemos los mails sin contestar. Una vez pasa, la segunda es mala educación. A veces basta un “ok, información recibida. Apenas pueda te respondo in extenso”, para que la contra parte se sienta valorada. Es un gesto amable y no cuesta nada.

(Gracias, Alvaro 🙂  )