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Entre los retos que enfrenta el trabajo remoto, el tema de la comunicación a distancia es uno de los principales.Ā
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ĀæTu equipo tiene una agenda o estructura para las reuniones o videollamadas?
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Lee: Estos son los canales de comunicación mÔs efectivos para las marcas actualmente.
Para muchas empresas el tener que trabajar a distancia o desde casa ha impuesto diversos retos que todavĆa se estĆ”n superando, como el trabajar de mĆ”s o no tener claro quĆ© tareas priorizar; no obstante, entre ellos, uno de los principales, segĆŗn lo destaca la firma Ziper,Ā son los problemas de comunicación. Una mala comunicación a distancia puede detonar otros problemas o malos entendidos que daƱarĆ”n incluso a los nĆŗmeros de la empresa. ĀæSabes si existen problemas con este tema en la empresa ahora que se encuentra trabajando de forma remota? Para darse una idea en esta ocasión destacamos algunas seƱales que pueden ser de ayuda.
Según lo comparte HubSpot, estas son las señales mÔs claras que pueden identificar las empresas para notar que la comunicación a distancia estÔ fallando en distintas Ôreas:
- El equipo tiene muchas reuniones
El que los miembros del equipo estĆ©n pasando de una reunión o junta a otra sin tiempo para descansos es el primer sĆntoma de que la comunicación a distancia es pobre.
Como puede entenderse, tĆpicamente el equipo no deberĆa reunirse tantas veces a la semana, de hecho, existen muchas juntas que bien pueden ser solo un e-mail. AsĆ que antes de programar la siguiente reunión, los lĆderes de los equipos deben pensar si este encuentro serĆ” una pĆ©rdida de tiempo. Si no se tiene certeza sobre esto, hay que evaluar si el contenido de la reunión puede ser enviado vĆa corroe electrónico.
SegĆŗn lo destaca la fuente, adicionalmente hay que tener en cuenta que cuando se programe una reunión se verifique que realmente todos los invitados realmente necesiten estar ahĆ, en caso contrario se debe notificar que es opcional.
- Nunca se ha pensado en el lenguaje corporal digital
Cuando uno se comunica a travƩs de una video conferencia o videollamada, puede ser fƔcil olvidarse del lenguaje corporal digital.
Sin embargo, segĆŗn lo destaca la fuente, es importante tener en cuenta que nada en cĆ”mara es sutil y se puede sentir que se estĆ” en el spotlight. Esto quiere decir que se debe poner mĆ”s atención al lenguaje corporal, por ejemplo, asĆ como en las reuniones fĆsicas, se deben mantener el contacto visual y se debe hablar con claridad, pero tambiĆ©n en el caso de la comunicación a distancia, se debe hacer uso del video durante las llamadas remotas, nada de desactivar la cĆ”mara o bloquearla con algĆŗn elemento como cinta o un post-it.
- Los miembros no contribuyen durante las reuniones de equipo en lĆnea.
Otra de las seƱas claras de que la comunicación a distancia no estĆ” funcionando para la compaƱĆa o para el Ć”rea en particular es cuando generalmente solo una persona es la que termina hablando mientras el resto se queda callado y no participa.
Este es un claro sĆntoma de una comunicación pobre en el Ć”rea pues puede significar que algunos o la mayorĆa de los miembros del equipo no se siente cómodos hablando durante las reuniones online.
Si bien hay que considerar que puede haber personas mÔs introvertidas que otras en los equipos, es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo estén contribuyendo. Para ello, hay que considerar hacerles una pregunta a todos y pedir retroalimentación para que todos tengan una oportunidad de hablar y las reuniones sean mÔs productivas.
- Tu equipo no estĆ” colaborando
ĀæLos miembros del equipo colaboran cuando surge una oportunidad o es notorio que el equipo no estĆ” colaborando?
De acuerdo con la fuente, si la colaboración no estĆ” ocurriendo, esto tambiĆ©n es una seƱal de que los miembros del equipo no se sienten cómodos con la comunicación a distancia entre sĆ. AdemĆ”s, esto puede significar tambiĆ©n que el equipo no tiene las herramientas necesarias para colaborar de manera efectiva.Ā Por ejemplo, no cuentan con una plataforma para las gestión de proyectos de forma remota, que les permita dar seguimiento a las distintas tareas.
En ese sentido, para resolver el problema es necesario asegurarse de que todos los involucrados cuenten con los elementos necesarios tanto para colaborar como para comunicarse mientras estƔn a la distancia.
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- No hay comunicación durante todo el dĆa
Si existen las herramientas pero hay ocasiones las que no existe la comunicación a distancia durante todo el dĆa, esto tambiĆ©n se puede interpretar como otra de las seƱales de que las cosas en el equipo no estĆ”n funcionando bien en tĆ©rminos de comunicación.
Considera que cuanto mĆ”s hablen las personas del equipo, mĆ”s confianza se desarrollarĆ”. Esto genera que sea mĆ”s fĆ”cil comunicarse cuando se necesite ayuda. Por ese motivo, es importante asegurarse de que los miembros del equipo se sientan cómodos comunicĆ”ndose durante todo el dĆa, incluso si es solo para enviar un GIF a una conversación grupal o solo para saludar.
Si bien no se busca inundar al equipo con mensajes, el reportarse de vez en cuando es importante tanto para el compañerismo como para la comunicación del equipo.
- Los correos electrónicos son muy complicados
Idealmente, en la comunicación a distancia los correos electrónicos siempre deben ser simples, claros y especĆficos. Si el equipo estĆ” escribiendo correos electrónicos y estos resultan demasiado complicados de entender, es posible que se desee programar una reunión por videollamada con la persona que lo estĆ© haciendo pues ello puede facilitar las cosas en cuando a que sea mĆ”s fĆ”cil que transmitan lo que quieren decir.
Para comunicarse de manera efectiva, es importante saber qué canal utilizar para entregar el mensaje. A veces funciona en un correo electrónico, pero también a veces simplemente se requiere una reunión por una plataforma de videollamadas.
- No hay agenda ni estructura de reuniones
Finalmente, si no existe una agenda o estructura para las reuniones, es posible que no ese estén comunicando de manera efectiva durante estas sesiones y por lo tanto esté fallando la comunicación a distancia.
Las reuniones deben organizarse y estructurarse para que sean realmente productivas. En ese sentido, resulta conveniente tener una agenda para mantener el rumbo.
De acuerdo con la fuente, es posible incluso que se deseen programar unos 5 minutos de conversación informal antes de que comiencen a tratare los temas de la reunión, asà los miembros del equipo podrÔn auto regularse.
Volviendo al punto, idealmente siempre debe enviarse la agenda antes de la reunión. Sin embargo, esto no es necesario en reuniones programadas de forma regular, para ellas, solo hay que asegurarse de haber establecido expectativas.