Al momento de organizar eventos corporativos, como Meeting Planners, estamos sujetos a tiempos de entrega que, en ocasiones, perturban a más de uno; sin embargo, es necesario cumplir estrictamente con ellos ya que habla de tu capacidad de organización, compromiso y responsabilidad, conceptos de los cuáles derivan la confianza y fidelidad de por parte de tus clientes.
Lograr los objetivos en tiempo y forma depende de una buena planeación y ejecución de cada actividad. Hay algunos tips que pueden ayudarte a manejar de una mejor manera los deadlines:
- No te fíes de tu memoria: cuando tienes muchas cosas por hacer lo más recomendable es que anotes todos los pendientes y hagas un checklist de todos los elementos que integran el evento para tener un mejor control y asegurar el éxito.
- Apóyate en la tecnología: hoy en día los dispositivos electrónicos son de gran utilidad; puedes hacer listas de pendientes, generar recordatorios y calendarizar cada actividad ayudándote a simplificar tu organización y la de tu equipo de trabajo; incluso es posible crear un recordatorio para varias personas.
- Confía en tu equipo de trabajo y aprende a delegar: a muchos líderes les resulta complicado dejar en manos de los demás actividades requeridas en la organización de un evento. Te sugiero identificar las habilidades de cada integrante de tu equipo para encontrar la mejor manera de apoyarte en ellos, te hará bien a ti y sin duda motivará a tus colaboradores.
- Promueve el trabajo en equipo: que tus colegas trabajen contigo para lograr los objetivos hará que cualquier tarea se lleve a cabo rápido y de manera eficiente. Además, la integración hace que el ambiente laboral sea más agradable y, por lo tanto, los resultados sean mejores. Actualmente la tecnología juega un papel muy importante en el trabajo en equipo; existen herramientas que permiten la administración de proyectos de manera colaborativa por medio de un timetable que indique fecha y responsable de cada una de las acciones, lo que agiliza los procesos y mejora la comunicación entre los involucrados.
- Implementa una comunicación clara: es vital que mantengas una excelente comunicación con cada una de las personas involucradas con el evento. Te aconsejo que los acuerdos y el proceso de seguimiento se establezcan por escrito para darle formalidad, tener un mejor control, y facilitar el cumplimiento con los deadlines.
- Duerme lo suficiente: a pesar de que sientas que las horas de luz no so suficientes para llevar a cabo todas las actividades relacionadas con el trabajo, es de suma importancia que duermas por lo menos 6 horas diarias para garantizar un óptimo rendimiento en tus actividades diarias.
- No temas decir la verdad: son varios los clientes que solicitan que la organización de su evento se lleva a cabo en muy poco tiempo, cuando consideres que no es suficiente para lograr un excelente evento, sé sincero; es mejor negociar con franqueza que tener resultados negativos que te afectan a ti, a la marca y al cliente.
La clave del éxito, cuando se trata de deadlines, está en la organización. Evalúa, planea, calendariza, delega y supervisa; notarás que es posible cumplir en tiempo y forma con cada una de las actividades para que el resultado sea un evento de excelente calidad.
