Hablar de métricas y retorno de inversión (ROI) en los eventos corporativos puede ser confuso para muchos, pero la realidad es que los clientes piden, exigen y merecen estos datos para evaluar la inversión de su dinero y hasta qué punto se alcanzaron los objetivos planteados desde la planeación. 

Cada evento está integrado por indicadores cuantitativos y cualitativos, que resultan fundamentales para la evaluación de resultados desde la planeación hasta la ejecución de cada uno de los elementos que integran cada evento. Algunos de ellos son: asistentes, la utilidad, leads, pedidos, facturación, ambiente organizacional, la experiencia, la comprensión de los mensajes y la seguridad.

Independientemente del giro de la empresa, como Meeting Planner debemos enfocarnos en ciertos puntos a evaluar: 

• Presupuesto: una manera de medir el éxito del evento es comparar los egresos contra el presupuesto inicial para el proyecto. Hay algunos eventos que contemplan ingresos, por lo que también es un elemento que se debe medir.

• Satisfacción de los asistentes: mediante encuestas en papel, 1:1 en módulos o digitales es posible conocer la percepción de las personas. Dicha encuesta puede consistir en preguntas abiertas o de opción múltiple como excelente, bueno, regular o malo y puede referirse a cualquier aspecto como registro, speakers, información, venue, montaje, etc.

• Número de invitados vs. número de asistentes: este comparativo te ofrecerá resultados concisos sobre el del poder de convocatoria.

• Menciones en redes sociales: el tráfico que se genera es un buen indicador del interés y percepción de los asistentes; ésto funciona especialmente en eventos dirigidos a público joven.

• Interés post-evento: los comentarios, las solicitudes de mayor información, las recomendaciones, etc. son indicadores del interés que generó el evento en los asistentes.

• Menciones en medios de comunicación: si el evento tuvo cobertura de prensa, una excelente métrica consiste en contabilizar el total de notas publicadas en medios.

Actualmente la tecnología facilita la labor de medición con la existencia de programas y aplicaciones móviles especializadas en eventos corporativos, que hacen posible, por ejemplo: registrar el número de asistentes y realizar encuestas online, entre otras cosas. Además, ayudan a mejorar la experiencia de las personas facilitándoles los procesos. Para los Meeting Planners y clientes este tipo de tecnología simplifica la recolección de información y ayuda en el proceso de análisis. 

Es importante que como Meeting Planner estés plenamente consciente de la importancia de la transformación digital y la apliques a tu negocio sin importar el tamaño y la cantidad de colaboradores internos y externos. Te sugiero que te comprometas firmemente a entregar a tus clientes tantas métricas y análisis como te sea posible. Recuerda que, en este mundo de la información, no sólo cuentan los datos, sino lo que puedes hacer con ellos para obtener mejoras continuas. Una buena evaluación ayuda a formular nuevos objetivos para un nuevo evento.