Para los publirrelacionistas y mercadólogos que desarrollamos estrategias de relacionamiento y activación; la gestión del detalle tiene una relevancia suprema dado que tanto la promesa de marca y reputación corporativa se ponen en juego.

En los últimos cinco años la inversión que las empresas destinan a la organización de reuniones y eventos, en promedio, supone el 1.5% de sus presupuestos anuales, según los datos del CWT Travel Management Institute recogidos en el informe ‘Gebta Innova’ en 2013.

Así mismo en algunas industrias como la farmacéutica el gasto llega al 2%. Por su parte, un estudio sobre el segmento MICE realizado el 2012 estimaba que aproximadamente el 22.5% del presupuesto de marketing de las empresas se dedicaba a la organización de congresos, convenciones, incentivos y reuniones.

Bajo este orden de ideas no podemos dejar de lado la importancia de nuestro papel en la organización, preparación y ejecución de este tipo de actividades, al traducir nuestros esfuerzos en la construcción de experiencia de marca, para crear un ambiente coherente con los valores y mensajes de nuestra organización.

Si bien existen en la preparación de estas actividades diferentes factores a considerar como el mensaje, materiales de apoyo, servicios, lugar y otros. Estas actividades pueden estar expuestas a resultados poco favorables cuando el mensaje y objetivos no están sólidamente definidos. Por ejemplo, el texto se convierte en sensación, aunque comúnmente los eventos tienden a ser vistos desde un enfoque de sociales, dejando de lado el posicionamiento.

El talento humano es un factor clave en planear y llevar a cabo estas estrategias, ya que más allá de las cualidades blandas y sociales (que son importantes) también son relevante los atributos estratégicos y logísticos, es por ello que contar con el planograma o vulgarmente conocido “minuto a minuto” donde los momentos y ambientes del evento son aterrizados en acciones logísticas puntuales, desde iluminación, audio, servicio hasta alimentos y bebidas.

Los protocolos son pieza clave, aunque normalmente se obvian al entendimiento de las buenas costumbres, pero va más allá de la cortesía, dado que el beneficio real de su aplicación es la efectividad con la que se puede encaminar el resultado correcto de nuestra actividad. No debemos perder de vista la identificación de personas claves a través del acomodo de lugares y el saludo. Esta acción por simple que parezca nos puede llevar a la formalización de un trato o convenio con los participantes de primer de cualquier nivel y nacionalidad en nuestro evento.

A continuación comparto algunas recomendaciones para los organizadores y ejecutores de acciones de relacionamiento de cualquier nivel:

Planifica.
Generar un programa detallado de tu actividad, es vital para la articulación y realización experiencias ideales para tus invitados. Busca estar al tanto del más mínimo detalle a fin de evitar imprevistos para que el objetivo se cumpla satisfactoriamente. No perder de vista las repercusiones reputacionales de ello.

Prueba e itera.
Realizar ensayos y probar los distintos escenarios a los que te puedes enfrentar son claves, dado que la implementación e improvisación de momento pueden ser atropellados y poco gratos. Recuerda que entre más claros tengas los escenarios a los que te enfrentarás y contemplar más opciones para resolver cualquier inconveniente.

El rol del organizador.
Para algunas personas suele ser difícil trabajar en eventos donde todos se divierten, no obstante ser anfitriones es una responsabilidad que puede ser igualmente divertida, por lo cual contar con el equipo técnico y humano que facilite la ejecución es clave. La confianza y el trabajo en equipo son factores importantísimos, que te permitirán estar alerta del detalle, y responder adecuadamente a las circunstancias. Divertirte no durante la ejecución de tu actividad no debe ser un distractor si no un factor de motivación y un indicador de que las cosas marchan por buen término. Por ello evita caer en errores comunes como ingerir alcohol en eventos sociales, o desatender tus actividades previamente planeadas ya que en todo momento tu rol de organizador está en juego.

El factor financiero.
En la realización de buenas activaciones además de la creatividad, intervienen, el manejo de los recursos y habilidades de negociación con proveedores, es por ello que un plan anual de actividades puede ayudar a realizar negociaciones de volumen y sobre todo coherencia a lo largo del año. Recuerda que el manejo correcto de los recursos en las áreas de comunicación y mercadotecnia juegan siempre un papel muy importante para la organización, que está a la espera del famoso retorno de inversión, en toda actividad que se realice.