Una reunión híbrida involucra a los participantes que están físicamente presentes en una ubicación específica y otros que se unen de forma remota, generalmente a través de videoconferencias u otras herramientas de comunicación virtual. Este formato se está volviendo cada vez más común a medida
que las organizaciones adoptan modalidades de trabajo flexibles y cuentan con participantes en varios lugares.
Son muchas las ventajas de este tipo de encuentros, que van desde el ahorro en recursos, una colaboración y comunicación óptima entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física, así como inclusión al acomodar a las personas con diferentes necesidades y preferencias.
Las reuniones híbridas contribuyen a la vez a darle continuidad al negocio permitiendo que las operaciones persistan sin problemas, incluso ante eventos o interrupciones inesperadas, por lo que también apoya el bienestar de los empleados al permitirles administrar mejor su tiempo, reducir el estrés asociado con los viajes y crear un ambiente de trabajo más equilibrado.
Por si fuera poco, también ayudan al medio ambiente. La reducción de viajes frecuentes puede contribuir a reducir la huella de carbono y alinearse con los objetivos de sostenibilidad de las organizaciones.
Aceptando que las reuniones híbridas resultan en muchas formas convenientes y que en el futuro serán cada vez más recurridas, lograr que este tipo de encuentros resulten eficientes, impone retos y desafíos únicos.
Por ejemplo, mantener a todos en la misma página. Si los presentes en la sala están discutiendo algo que los participantes remotos no estén al tanto, puede ser complicado saber si todos obtienen la misma información, por lo que es más difícil asegurarse de que aquellos virtuales sean parte de la conversación y que no sea dominada por quienes están en la sala.
Tampoco es sencillo para los facilitadores evaluar las emociones. Es complicado leer la salaen una reunión híbrida y evaluar las reacciones de todos. Requiere que el anfitrión esté en sintonía con los participantes en persona y remotos para que todos sean reconocidos.
Tratándose entonces de una práctica a la que no todos estamos acostumbrados y que requiere de especial atención en muchos rubros, lo más recomendable es dedicarle el tiempo necesario para prepararla tanto en lo técnico como en lo práctico.
Hay que empezar por contar con las herramientas tecnológicas necesarias. Existen plataformas como Webex, Microsoft Teams o Slack huddles, por mencionar algunas, pero independientemente de la que se elija, asegúrese de que los asistentes virtuales tengan acceso a ella antes de que comience la reunión.
Comparta instrucciones en su invitación, agenda y como comunicarse entre los participantes. Contar con una agenda clara y enviarla con anticipación, contribuye a que los participantes sepan qué esperar y a mantenerlos enfocados, sin importar donde se encuentren.
Por eso es importante evitar cualquier distractor. Cerciórese antes de iniciar, que el video y el audio funcionen perfectamente. Cuando todos están remotos, verse en ventanas pequeñas en la pantalla afecta la dinámica. Configure un monitor externo grande o dos en la sala, para evitar que los participantes remotos aparezcan disminuidos. Cuando alguien remoto esté hablando, póngalos en la pantalla grande para que se sienta como si estuvieran en la habitación.
Los participantes remotos pueden pasarse por alto fácilmente durante una reunión. Aquí es donde se requiere de un gran facilitador. Esta persona, además de estar extremadamente familiarizada con la agenda, debe centrarse en garantizar que todos tengan el mismo tiempo.
Las reuniones híbridas traen un conjunto único de desafíos. Desde problemas técnicos hasta hacer que los participantes remotos se sientan incluidos, y estar alerta para mantener la discusión de manera
proactiva en movimiento. Al implementar estos consejos, puede mejorar la productividad y la efectividad de las reuniones híbridas, fomentando un entorno colaborativo e inclusivo para todos los participantes.
