Si algo es definitivo en la industria de los eventos corporativos, es que no puedes hacer todo tú.

Lo digo en serio; si quieres tener una agencia organizadora de eventos, es indispensable que sueltes el control y formes un equipo de trabajo conformado por personas en las que puedas confiar. Entiendo que cuando eres muy bueno para lo que haces, de pronto puede ser difícil delegar; cuando eres muy apasionado, te preocupa que nadie lo hará con tanta dedicación, y aunque eso puede ser relativamente cierto, para ser un meeting planner exitoso, necesitas saber trabajar de manera colaborativa. Seamos realistas, nadie tenemos el tiempo ni la habilidad de hacer todo al mismo tiempo, por lo que no sólo necesitas rodearte de gente con habilidades específicas, sino de individuos éticos, profesionales y honestos.

Como referencia, tomemos en cuenta que organizar un evento corporativo para 10 personas, probablemente requiere de 20 personas o más para lograrlo.

La cantidad de empleados permanentes, temporales y proveedores externos de servicios especializados, dependerá de la cantidad de eventos que realizas al año. Como agencia siempre requerirás de contratar proveedores externos: banqueteros, valet parking, audio, video, montaje, transportación, decoración; en fin, son ilimitados los elementos que se requieren en nuestro sector. Si un evento es demasiado grande y tu equipo de trabajo esta sobresaturado, funciona la opción de contratar freelances para que trabajen algunos meses dentro de tu agencia. Esa decisión dependerá de la complejidad del proyecto y la demanda de servicios por parte del cliente.

No olvidemos que un organizador de eventos es un integrador. Al pasar de los años, una agencia puede ir creciendo y adoptando inhouse algunos servicios que anteriormente contrataban por fuera; esto se define en base a los planes de negocio de cada empresa, a los gustos e intereses de los dueños. En nuestro caso, decidimos integrar los servicios de audio, video, iluminación, y agencia de viajes; ya que aportan un verdadero valor a nuestra organización y a nuestros clientes.

Es fundamental tener los perfiles de puestos bien definidos, contratar a la gente adecuada, hacer una buena inducción para que los empleados entiendan la identidad corporativa du agencia, y sobre todo estar cerca de tu equipo de trabajo para supervisarlos, motivarlos, felicitarlos cuando hacen algo bien y corregirlos cuando algo sale mal.

Para poder armar un buen equipo de trabajo y de colaboradores, te recomiendo que primero trabajes en ti mismo, hacer de ti un buen líder, ya que mientras mejores habilidades de liderazgo tengas, son más altas las probabilidades de contratar y dirigir a los equipos adecuados.

Para contratar al equipo adecuado, necesitas detectar para qué lo necesitas; tener una misión y una visión clara de tu negocio para saber a dónde vas y a quién necesitas para lograrlo. Te puedes hacer las siguientes preguntas: ¿Necesitas a una mano derecha que pueda tener poder de decisión de cuestiones delicadas para el negocio? o ¿necesitas personas que te apoyen en áreas en específico? Cada tarea debe de ser cubierta por un perfil y una personalidad adecuada al puesto.

Una vez que haz dado el paso de contratar empleados, viene lo más difícil: “confiar en ellos”, encuentra la manera de medirlos al darles ciertas libertades en tomas de decisiones de las áreas que les corresponden. Es fundamental que veas cómo reaccionan y cómo solucionan problemas sin tener que preguntarte y depender de ti todo el tiempo. Es de gran utilidad tener formatos de procedimientos, tablas de tiempos y responsabilidades internos y una junta de status a la semana para revisar los avances y las dudas que puedan surgir por parte de tu equipo.

A veces nos equivocamos y contratamos a una persona inadecuada; cuando eso sucede, es mejor darle las gracias de una manera ética y profesional; pero hay que tener presente que una persona tóxica y con mala actitud, puede tener la capacidad de contagiar negativamente a todo tu equipo.

Funciona establecer metas en cada uno de los empleados. Si ellos entienden bien cuáles son sus responsabilidades y sus objetivos generalmente lograrán cubrir las expectativas. Tener una comunicación abierta, clara y efectiva es vital para obtener resultados positivos.

En conclusión, muchos organizadores de eventos sienten miedo al delegar ciertos aspectos del negocio; pero el que no lo logra hacer, es muy probable que tenga un burnout, un estado de estress total en donde ya no eres capaz de pensar ni actuar claramente. Por supuesto, no puedes formar un buen equipo de trabajo de la noche a la mañana, es un proceso que toma tiempo, paciencia, esfuerzo y como mencioné antes una constante comunicación y supervisión de tu parte para poder construir el equipo de empleados y colaboradores de tus sueños; aquel equipo que te deja dormir tranquilo una noche antes de tu evento porque sabes que son leales y comprometidos.