Estamos empezando el año, seguramente con muchos planes en puerta, metas que cumplir y grandes sueños. Sin lugar a duda plantearnos nuevos retos y objetivos es de gran aliciente para tener una vida que nos mueva y nos incite a la acción. Sin embargo, muchas veces no logramos nuestros objetivos por falta de…tiempo, o al menos eso es lo que creemos.
¿Cuáles son los 4 temibles ladrones de tiempo y como podemos combatirlos?
1. Interrupciones: Desde que amanecemos el teléfono no para de sonar y de enviarnos notificaciones constantes que van desde correos electrónicos, mensajes de texto, actualización de aplicaciones, llamadas, solicitudes de contacto, notificaciones de redes sociales, etc. No solo eso, las interrupciones que nosotros mismos buscamos al estar trabajando en un tema y saltar a otro en cuestión de instantes también afecta y perjudica nuestra productividad. Retomar una actividad después de una interrupción nos puede llevar hasta 10 minutos. Las interrupciones generan alto nivel de ansiedad y estrés ya que rompen con el ritmo natural de un trabajo hecho en tiempo y con un nivel óptimo de enfoque y concentración. Es crucial que si queremos ser personas motivadas, productivas y eficientes seamos capaces de poner un alto a las interrupciones diarias para lograr los objetivos deseados. Siempre estaremos expuestos a interrupciones.
- Combátelas: Hay muchas interrupciones que están en tu control: apaga los sonidos del teléfono, evita entrar a otras páginas mientras estás trabajando en algún archivo importante, notifica a las personas que te rodean de manera amable que requieres de un tiempo determinado sin interrupciones para poder avanzar con tu trabajo, lleva una agenda del día marcando como prioridad aquéllas actividades que requieres que se hagan en el día y no permitas que otras tantas te distraigan.
2. Reuniones roba tiempo: Abusar de las juntas y reuniones sin que éstas sean productivas ni meramente necesarias.
- Combátelas: Plantéate la siguiente pregunta antes de convocar una reunión: ¿Tengo que tratar este tema en una reunión? ¿Es realmente necesario convocar a estas personas? Selecciona a las personas que de verdad vayan a aportar algo a la junta y cuya presencia sea imprescindible. (Esto aplica también para las reuniones sociales) ¿Puedes buscar algunas otras vías alternas de comunicación? ¿Tiene que ser forzosamente presencial? ¿Cuál será el tiempo necesario para reunirse? ¿Puede ser una reunión de 15 minutos en lugar de una hora manejando los tiempos con una buena agenda, planeación y organización?
Steve Jobs decía que no invitaba a nadie a sus juntas por “misericordia” Los espectadores no eran bienvenidos. Él siempre convocaba a poca gente pero que fuera lo suficientemente inteligente para estar ahí.
3. Conexión excesiva: Llámese televisión, teléfono, email, redes sociales, internet. Es increíble el tiempo que nos roba la conexión excesiva. Demasiada red social, demasiadas fotos, demasiados chats, demasiados posts, demasiado chisme, demasiados tweets, demasiado Netflix, demasiados juegos. Si realmente nos diéramos cuenta del tiempo que estamos perdiendo checando Facebook viendo fotos en Instagram y acabándonos las series en un día nos asustaríamos. Lo único que no podemos decir es que “no tenemos tiempo” de hacer algo que nos gustaría hacer (como por ejemplo: estudiar un curso o tomar clases de algo, ir al gimnasio, escribir un libro, pasar más tiempo con nuestra familia) cuando estamos demasiado conectados haciendo otras cosas.
- Combátelos: Si estás más de una hora en cualquiera de estás actividades seguro tienes tiempo de hacer muchas cosas más. Las metas y objetivos son importantes para vivir motivados, establece metas, sé paciente, constante y y muy perseverante. Es cuestión de organizarse y poner intención y acción en lo que realmente consideramos prioritario y que es mejor para nuestra vida.
4. Falta de organización: En lo personal me encanta hacer listas de cosas, me funciona muy bien. Me encanta incluso ir tachando o palomeando aquéllas tareas y actividades que he completado, me hace sentir muy bien. Sin embargo, el hecho de completar ciertas actividades no te hace productivo si las actividades son en su mayoría operativas. Es decir, deberíamos de tener un listado de tareas en donde incluyéramos como prioritarias aquéllas que nos hacen ser más estratégicos tanto a nivel personal como profesional. Habría que replantearse las actividades que hacemos en el día a día incluyendo como “muy importantes de cumplir” aquéllas que nos dan una visión y orientación a nuestras metas primordiales. Una gran ladrón de tiempo es la falta de organización, confundiendo las tareas diarias de “talacha” con las tareas estratégicas y con enfoque e impacto a largo plazo.
- Combátelos: Establece tus 3 objetivos primordiales cada mes. Escríbelos (si los escribes tu nivel de compromiso aumenta) Aprieta fuerte los botones de esos 3 objetivos (si intentas abarcar mucho poco vas a lograr). Procura que tus objetivos sean SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo). Despliega una serie de estrategias para cada objetivo y establece para cada estrategia las tácticas que día con día vas a llevar a cabo. ¿Suena difícil? Más difícil es llevar una agenda improvisada, apaga fuegos y sin ningún rumbo u objetivos fijos.
Stephen Covey decía “ Muchos de nosotros nos tomamos mucho tiempo en atender lo que es urgente, pero no el suficiente tiempo en aquello que es importante” Yo digo que es un esfuerzo diario el darnos cuenta en qué estamos invirtiendo o gastando el tiempo, implica establecer prioridades, ser perseverantes con lo que deseamos, altas dosis de concentración y enfoque, así como eliminación de distractores e interruptores. Al final es cuestión de preguntarnos ¿esto a lo que le estoy dedicando mi tiempo, es verdaderamente importante en mi vida?
