Las juntas laborales o reuniones protocolarias no gozan de buena fama, ya que gran parte de los trabajadores las detestan por considerarlas innecesarias, largas y aburridas, por lo que organizar una reunión exitosa requiere de preparación previa. La preparación consiste en incorporar los siguientes elementos:

Tomar en cuenta todas las opiniones. Las perspectivas enriquecen una conversación, fortalecen un equipo y conducen a mejores resultados, y es que los líderes de una reunión establecen un ambiente seguro y abierto en el que los participantes expresen sus preocupaciones. Para ser más productivas, las reuniones deben ser en grupos pequeños, no con todo el equipo corporativo.

Cualquier opinión debe estar preparada. Los miembros del equipo deben prepararse para una reunión, es decir, crear una agenda previa para que no suceda que el único preparado tenga que hablar demasiado tiempo y establezca un contexto. Las reuniones deben ser dinámicas e incluir a los demás miembros en el proceso de creación de agenda, un pre-trabajo que establezca normas de preparación.

Inicio y fin con intención. La forma de comenzar y terminar las reuniones puede tener más impacto en el éxito a largo plazo de una estrategia. Es vital comenzar una reunión cuidadosamente para incentivar una transición mental en una conversación, que ayude a terminarla con una clara intención de ayudar a los participantes a sentir que el tiempo se gastó bien. Es importante recordar a los participantes el por qué están allí y qué planean lograr. Para ello, se recomienda utilizar un procedimiento de registro rápido para ayudar al equipo a concentrarse en la conversación y hacer que todos participen en la reunión.

Pensar las reuniones como punto de lanzamiento. No importa cuán productiva sea la conversación, si los resultados de la reunión no se implementan, la reunión terminará siendo un desperdicio, por ello, los próximos pasos se quedan atrás y las decisiones se olvidan, lo que hace difícil continuar el impulso. Como sugerencia, se deben registrar notas, ideas, aprendizajes, decisiones y otras informaciones para que pueda ser fácilmente compartida y accesible en el futuro. Desde enviar los apuntes de la reunión dentro de las 24 horas posteriores a la finalización de la reunión, hasta asegurarse de incluir a las partes interesadas que no estén reunidas y que deben ser informadas.