Si bien, las juntas pueden ser muy efectivas, pueden caer también en ser una pérdida de tiempo; esto aplica tanto en presencial, como en formatos virtuales.
Es importante no caer en la famosa “juntitis”, ser selectivos antes de decidir qué asunto amerita una videoconferencia, tener claro cuáles son aquellos pendientes que se pueden resolver vía e-mails, chats, plataformas virtuales de procesos y control de tareas, entre otros.
En el contexto digital, el reto de organizar reuniones de trabajo efectivas se vuelve aún mayor, hay mucho más distractores estando en casa, en un café o incluso aquellos que de pronto tienen que tomar llamadas en plena transportación: caminando, en carro, en tren, en avión o en bicicleta.
En esos casos, podría sonar obvio, pero las prisas que ya recomenzaron y se acrecientan debido al afán de querer aprovechar al máximo el tiempo laboral perdido que ha dejado la pandemia; el tema de seguridad personal tiene que ser primordial. Sabernos vulnerables, sabernos que no somos tan coordinados y multitasking como lo pensamos es verdaderamente importante para podernos cuidar, ingresar y terminar cada reunión virtual sanos y listos para lo que sigue.
Para muchas empresas, las videoconferencias han llegado para quedarse y combinarse con reuniones presenciales; las grandes virtudes son que uno pierde menos tiempo y recursos en desplazamiento, es posible conectarse con personas que están en distintas ubicaciones físicas, las fronteras se borran de cierta manera y eso brinda oportunidades de negocios maravillosas.
Afortunadamente, las plataformas tecnológicas de videoconferencias cada vez son más amigables, más seguras y confiables. Para lograr reuniones más productivas se recomienda:
- Antes de la reunión, prepara agenda
- Asegúrate de tener buena conectividad
- Encuentra espacios agradables que te permitan escuchar con atención
- Intenta que el ruido de quienes nos rodean sea mínimo y asegúrate de apagar el micrófono cuando no estés hablando
- Toma en cuenta temas de privacidad y seguridad para evitar sorpresas desagradables
- La puntualidad sigue siendo importante, muy importante y, sin duda, un desafío
- Tener un moderador que explique de qué va la reunión y que lleve un orden; el nivel de formalidad lo dicta el enfoque y los participantes en cada junta
- Toma minuta escrita de la junta en el momento y compártela al terminar con todos los asistentes
- Realiza un “to do list” con responsables de cada acción por realizar
- Arma un timeline con fechas de entrega
- Intenta que la reunión tenga un principio y un final…que sean breves para no desviar los temas y así reducir el riesgo de que los participantes pierdan el interés y la atención
Una vez que termine la reunión, es válido recibir comentarios por parte de los participantes para medir cómo se sintieron y así detectar áreas de mejora continua.
