La práctica de las relaciones públicas (RRPP), como en general otras actividades de comunicación, se han visto trastocadas por las nuevas tecnologías y en los hábitos para consumir información.
Trátese de un boletín de prensa, un artículo, contenido web o un post en redes sociales, hay algo que no ha cambiado: ser directo, claro y honesto.
No hay que olvidar, que el primer contacto con sus consumidores, los medios o su público de interés, puede ser generado a través de un contenido de RRPP. Bajo esas circunstancias, las historias que presente a los medios, siempre deben de ser verificadas y tan precisas como sea posible. No hacerlo puede provocar una pérdida de credibilidad, ante cualquiera de estas audiencias y de suceder, remediarlos puede resultar largo, difícil y caro. Algo que agradecen los periodistas, es recibir contenidos impecables. Me decía el editor de una revista de negocios: “no hay cosa que aprecie más de las agencias de RRPP, que recibir un boletín
bien escrito y que no necesite meterle mano”. Por eso es tan importante el fondo como la forma. Si se desea crear contenido que impresione a su audiencia, medios y clientes, no solo hay que crear información de valor, sino también revisar y dar formato a su contenido de manera cuidadosa y consistente, para evitar errores, confusiones o problemas de comunicación.
Para cuidar este aspecto, se recomiendan tres acciones: adoptar un manual de estilo, revisar varias ocasiones el documento y fomentar la claridad y la precisión. Vamos por partes.
Empecemos por un manual de estilo. Es donde se conjuntan reglas y estándares que definen cómo escribir, redactar, acentuar y formatear un contenido. Debe de establecer también tono y estilo, el uso del lenguaje, pautas de formato y hasta consejos para SEO. Todo esto ayuda a mantener una voz, un tono y una apariencia consistente en todos los materiales.
Para este propósito, hay dos caminos: crear un manual de estilo propio que puede llevar su tiempo, y el otro es adoptar uno existente – muchos periódicos los hacen accesibles al público, así como escuelas de periodismo-. o incluso ajustarlo al suyo en función de la identidad y las preferencias de su marca. Una guía de estilo también puede incluir pautas específicas para una industria, audiencia o medio de comunicación.
El proceso de revisión de contenido en busca de errores ortográficos, gramática, puntuación y sintaxis, es elemental. No es suficiente confiar en los correctores o herramientas gramaticales, ya que pueden pasar por alto algunos errores o sugerir cambios inapropiados. El contenido debe revisarse varias veces, preferiblemente en diferentes etapas de escritura y edición, y por diferentes personas.

Recuerdo cuando tuve la oportunidad de trabajar en un periódico, la primera plana pasaba por los menos por cinco miradas diferentes, además de las tres del editor general. También se pueden usar otros métodos para corregir, como leer en voz alta, imprimir el contenido o usar una regla para seguir cada línea. Una mirada fresca, también ayuda.
Además de verificar si hay errores, también se debe poner atención en la claridad y la precisión. Claridad significa simplemente que sea fácil de entender, conciso y coherente. Debe evitar la jerga, la ambigüedad o las palabras innecesarias que puedan confundir o aburrir a la audiencia. Precisión significa que su contenido es fáctico, veraz y creíble. Debe comprobar sus fuentes, datos y citas, y evitar exageraciones, distorsiones o información errónea que pueda dañar su reputación o confiabilidad.
Finalmente, el formato, es decir, la forma en que se presenta el contenido en términos de diseño, distribución y tipografía. Debe cuidarse con el fin de que el contenido sea legible y atractivo visualmente, utilizando elementos como títulos, subtítulos, párrafos, listas, fuentes, colores, imágenes y espacios en blanco. También debe seguir los requisitos de formato y las preferencias del medio de comunicación o plataforma. Estos elementos también influyen en el impacto del público objetivo.
Y no olvidar, antes de publicar o distribuir su contenido, expóngalo a otras personas cuya visión y experiencia les permitan aportar otra perspectiva o comentarios y aprobación con autoridad. Y siempre, siempre estar abierto a la crítica constructiva y dispuesto a realizar cambios en función de los comentarios y la retroinformación recibida.