México.- ¿Cuántas veces no nos hemos visto en la necesidad de escribir un correo electrónico a una persona muy importante y no sabemos cómo darle estructura? A veces el miedo a que no nos respondan puede vencernos y hacernos incapaces de escribir lo necesario.

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Podrá sonar extraño, pero el nerviosismo nos invade aunque estemos kilómetros lejos, resguardados tras una pantalla. Por lo regular, esperas que al enviar un mail de negocios este sea respondido a la brevedad (o al menos respondido, a secas) pero para asegurarte de que eso suceda, debes tomar en cuenta ciertas características del perfecto e-mail.

Brevedad
La gente está muy ocupada y lo que menos espera encontrarse cuando abre un correo marcado como importante, es una letanía gigantesca de cosas que poco le van a interesar, o puede que sí le interesen pero no se dará el tiempo de averiguarlo. Sé breve y conciso, ve directo al grano y que se note con un solo párrafo bien escrito.

Identifícate
Si es la primera vez que te remites a la persona, identifícate bien con tu nombre y tu cargo. No importa que de por hecho que en el remitente viene tu nombre, si no lo pones en el cuerpo del correo, el que lo lea no logrará conectar entre contenido y remitente.

Expón beneficios para el lector.
¿En qué les va a beneficiar que te den una respuesta? ¿Puedes contribuirles a algo en su vida, en su negocio, en su agencia? Si en ese texto breve expones al menos una buena razón para que te hagan caso, lo más probable es que se tome en cuenta.

El título
Tienes que llamar la atención desde el título del mensaje. No envíes ninguno que parezca spam o una estrategia de ventas muy obvia. Configura un título atractivo y preciso, fuera de lo común, que de inmediato indique no se trata del típico e-mail.

Pon el tono dependiendo del acercamiento
Si es formal o informal. Si es la primera vez que le escribes a alguien, evita las caritas felices o las abreviaturas, esas son únicamente para cuando ya has generado grandes cantidades de confianza con el destinatario. Siempre debes conocer tu contexto y tu situación para escribir a tono.

Incluye una firma
En donde vengan todos tus datos de contacto. Piensa en una tarjeta de presentación electrónica donde incluya tus datos, tu cargo y el nombre de tu empresa.