Por Germán Rivera
Twitter: @GerRiveraG
Ninguno puede ejercer autoridad si no le ha sido otorgada y cuando uno la tiene hay que saber qué hacer con ella, pues tendremos el derecho de dar órdenes y de exigir obediencia a nuestros subordinados siempre y cuando el poder de dar órdenes lo hayamos ganado de manera legítima con base en esfuerzo, dedicación, inteligencia, experiencia y mucha capacidad entre otras cualidades que debe tener la gente que ejerce autoridad dentro de alguna organización.
Supervisores, gerentes, directores de área y directores generales tendrán la difícil tarea de saber delegar el trabajo a los subordinados y hay gente que no entiende el concepto de delegar, pues terminan no haciendo nada de todas las tareas que están pendientes o terminan haciendo todo, cuando tienen un equipo al que se le pueden distribuir varias actividades de suma importancia para la empresa y que lo único que necesitan es que dichas actividades sean supervisadas para llevarlas a buen puerto.
El arte de delegar consiste en saber distribuir adecuadamente las tareas que están bajo la responsabilidad de una persona que tiene un nivel jerárquico de supervisor, gerente o director y que dichas tareas se ejecuten de manera correcta para poder lograr los objetivos planteados.
Si queremos cumplir el objetivo de delegar de manera correcta, será necesario contar con el personal adecuado y tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Clasifica las actividades de acuerdo a su importancia
Lo primero que hay que tomar en cuenta para delegar, es determinar cuántas y cuáles son las actividades que le toca desarrollar a tu equipo de trabajo. Hay que evaluar cuáles son las de mayor peso específico y asignar estas tareas a la gente que tenga la experiencia y capacidad suficiente para desarrollarlas, pues si se las asignamos a personal de reciente ingreso, lo más seguro que pase es que las actividades se concluirán de manera errónea o ni siquiera habrá un avance significativo.
2. Establece niveles de experiencia
Debemos conocer el perfil que tienen los colaboradores en nuestro equipo de trabajo, pues habrá gente con mucha experiencia y personal de recién ingreso que pudiera ser su primer empleo y se encuentre en período de capacitación o formación, por lo que al delegar las distintas actividades debemos tomar en cuenta esta situación para no llevarnos sorpresas desagradables. De hecho hay lugares donde los niveles están perfectamente establecidos para que no haya duda sobre qué actividades tiene que desarrollar X o Y elemento y una vez que dominen las tareas serán promovidos al siguiente nivel.
3. Capacita a tus subordinados
Los programas de capacitación y entrenamiento dentro de la organización son muy importantes, porque serán la base de comprensión y ejecución de las tareas que se asignen al personal. Estos programas deberán estar a cargo de personal con la experiencia y capacidad probada en el puesto. No debemos ser egoístas a la hora de capacitar al personal con un rango más bajo por miedo a perder nuestra chamba, recuerden que los líderes tienen la misión de desarrollar más líderes.
4. Instrucciones precisas
La comunicación es fundamental a la hora de delegar, pues si no hay claridad en las instrucciones seguramente la ejecución fallará, así que debemos asegurarnos de que la persona a la cual se la ha solicitado una tarea la haya entendido y comprendido de manera correcta para lograr de manera eficiente la actividad que se le ha encomendado.
5. Supervisión
La supervisión es básica al momento de delegar, pues no debemos dar por hecho que la persona a la que asignamos la tarea no tendrá ningún problema al realizarla y terminamos abandonando y desentendiéndonos de las actividades y luego nos quejamos de porqué todo está mal cuando ni siquiera fuimos capaces de molestarnos en preguntarle a la persona si todo estaba bien, si no tenía dudas, si sabía lo que estaba haciendo. La labor de supervisión tiene que estar bien definida en la estructura organizacional de cualquier empresa y la responsabilidad de esta función tiene que ir en orden ascendente, estamos hablando de que los encargados y coordinadores supervisarán el trabajo de los niveles inferiores, después los gerentes tendrán que supervisar a encargados y coordinadores y los directores serán los responsables de supervisar que el trabajo de gerentes y mandos medios de la organización se efectúe con la eficiencia requerida.
6. Dedicarle tiempo a cuestiones estratégicas
Quien sabe delegar lo hace para obtener mayor tiempo de análisis y evaluación de las cuestiones estratégicas dentro de la empresa y no para librarse de una mayor carga de trabajo.
Cuando delegamos de manera correcta estamos ayudando a que se cumplan los objetivos planteados en el plan de negocios y al mismo tiempo estaremos asignando responsabilidades a la gente que integra nuestro equipo de trabajo lo cual va a generar mayor confianza, compromiso y responsabilidad que los harán crecer en su vida profesional y los prepararán para ejercer puestos de un nivel superior dentro de la organización.
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