En un mundo acelerado y en constante crecimiento, en donde la tecnología es un factor clave que marca el ritmo de vida a nivel negocios y a nivel personal, la simplicidad puede ser un factor importante para los Meeting Planners.

En nuestra industria la creatividad y las habilidades de planeación y ejecución son indispensables y por otro lado, los avances tecnológicos pueden ser un beneficio si los sabemos utilizar correctamente; de lo contrario pueden llegar a ser incluso un martirio.

Según Miguel Neves, CEO de Social Media Chefs Londres, una “simple tarea” es la nueva manera de lograr “multi tareas”.  Los organizadores de eventos tenemos el constante desafío de encontrar el mejor enfoque y lograr que el concepto de un evento corporativo y los mensajes que se transmiten en él mantenga coherencia para generar gran impacto.

Antes de organizar un evento, es fundamental definir el objetivo; en ocasiones el cliente lo tiene muy claro, pero hay situaciones en las que los organizadores tenemos que asesorar al cliente y definirlo en conjunto. No perdamos de vista que prácticamente todos los eventos surgen de la idea y de la necesidad de generar negocios, desde tres diversas perspectivas:

1. Presentar o promover un producto, servicio o marca.

2. Capacitar, preparar y educar.

3. Motivar al personal que trabaja en la empresa de manera directa o indirecta a través de distribuidores o representantes.

Partiendo de estos principios e identificando las necesidades o las problemáticas presentes, verás que es más simple determinar el objetivo principal. Es clave ponerle atención a los mensajes que se quieren trasmitir y asegurarte de que estén vinculados con el objetivo.

En términos de tecnología, hay que encontrar y desarrollar herramientas innovadoras y sencillas que nos permitan comunicarnos con el público. Por ejemplo, el envío de invitaciones vía correos electrónicos ha perdido impacto, debido a la sobresaturación de información que cada uno de nosotros recibimos mediante este medio. Por lo tanto, las Apps especializadas para eventos, de las cuáles he hablado anteriormente, seguirán expandiéndose y profesionalizándose.

Concretamente, las invitaciones digitales son un medio y no podemos aseverar que son determinantes para que la gente asista; no por el hecho de que las personas reciban un correo electrónico implica que van a asistir; es indispensable que exista un buen contenido, sustento, interés, y que se distribuyan a la audiencia adecuada.

Suponiendo que todos estos puntos ya están contemplados,  la invitación tiene que ser llamativa gráficamente y  de preferencia, estar ligada a un landing page para que puedas obtener información más detallada; en ese landing page puedes poner videos o enlaces y funcionalidades de reservación, registro  y seguimiento del evento y después, imprescindible un seguimiento telefónico para confirmar la asistencia de la gente.

La elegancia y la simplicidad hay que plasmarla también los promocionales, o como bien se conocen “give aways”. Te sugiero que siempre sean elegidos de acuerdo al concepto del evento y con base al presupuesto del cliente; obviamente cuanto más presupuesto tengas, tienes más posibilidades. Pero una vez más, la creatividad es la fórmula para que tu evento plasmado en la escenografía, en el montaje, en los recursos audiovisuales, en los speakers, en las dinámicas y hasta en el detalle del give away es que genere una experiencia, recordación y presencia de marca.

Bien dice el dicho que “la práctica hace al maestro”  y en nuestra industria, los años de experiencia, los contactos acumulados y sobre todo cada vivencia, cada error y cada logro; nos permiten producir eventos exitosos mediante un proceso más simple. Para aquellos que llevamos décadas en el sector, es más fácil identificar rápidamente a los proveedores indicados y confiables. El hecho de que la industria de reuniones en México sea aún pequeña, exige cuidar de la ética y la honestidad, porque el que no cumple con esos requisitos se quema y puede desaparecer en un lapso corto de tiempo.

Recordemos que la sencillez muchas veces es más fácil de digerir que los conceptos exageradamente elaborados. Hoy en día la autenticidad es un factor de gran valor de percepción para los consumidores.