Como Meeting Planner, en cada evento a tu cargo, debes pensar en el plan de acomodo para los invitados, mejor conocido como seating plan. Hay eventos en los que el lugar que ocupa cada persona resulta crucial y otros en los que la elección es libre y cada persona puede sentarse en donde que le resulte más atractivo.

En eventos con un gran número de asistentes, es complicado definir el lugar que cada persona ocupará. En reuniones de menor tamaño, la mayoría de los organizadores sólo se ocupa de asignar asientos especiales para los speakers o directivos de la empresa; ellos ocuparán la primera fila o las mesas más cercanas al escenario.

Cuando tengas que apartar asientos o mesas, es importante que sepas que no es suficiente con decirle a las personas que no se sienten en esos lugares, te sugiero que pongas señalizadores para evitar situaciones incómodas.

El seating plan es útil para eventos en los que existe certeza de que todos los invitados asistirán al evento, funciona para reuniones petite de ejecutivos y directivos o cuando en un evento hay varias personas en el escenario al mismo tiempo. En eventos mucho más grandes, la realidad es que es bastante complicado personalizar con nombre el lugar de cada asistente, además, el principal inconveniente es que hay personas que confirman su asistencia y el día del evento por alguna razón no llegan, lo que perjudica tu plan.

La tecnología cobra fuerza y, como en diversos aspectos de la vida, hoy existen programas que hacen la labor del seating de manera sencilla y automática. En el momento en el que las personas se registran al evento, el programa asigna un lugar determinado a cada invitado y le envía una notificación de cuál es ese lugar.

Este proceso puede ser de manera automática, de manera que el programa asigna los lugares de manera aleatoria, pero ofreciéndote mayor control al saber en dónde está cada persona o, la otra opción, es que tú o tu cliente pueden elegir en el mapa virtual del evento en dónde quieren ubicar a cada invitado.

El día de evento, los acomodadores ingresan el nombre del invitado y de manera automática, mediante una app, saben qué lugar le corresponde a cada persona y su ubicación en el mapa del evento. Las personas también tienen la facilidad de encontrar por sí solas el lugar que les fue asignado.

Darle mayor importancia al seating plan dependerá del tiempo de evento y de las necesidades de cada cliente. Habrá algunos para los que resulta irrelevante en dónde se siente cada persona y otros para los que sí sea importante. Por ejemplo, en eventos en los que son muchas personas y quieren organizarlas por área, piso, etc. este tipo de tecnología facilita y agiliza el proceso.

Otra de las utilidades y ventajas de poner especial atención en el seating plan, es en los eventos con temática, por ejemplo, Día de las Madres. Hay empresas que dan regalos personalizados a sus colaboradoras, por lo que saber exactamente el lugar que ocupa cada mujer hace la dinámica mucho más rápida y asertiva.

Lo importante es que, si no hay alguna solicitud por parte de tu cliente, sepas que no para todos los eventos es útil y necesario un seating plan. Te sugiero que evalúes las necesidades de cada reunión y que comiences a apoyarte en la tecnología para mejorar la logística de tus eventos.