Ā«Nada es mĆ”s terrible que la ignorancia en acciónĀ» – Johann Wolfang von Goethe.
Todo el mundo habla de la franquicia como un negocio probado y un modelo de negocio con un menor riesgo, resultado de operar al amparo de una marca posicionada y una empresa que me enseƱarƔ sus secretos y su modus operandi (su receta secreta). Sin embargo, yo considero que el Ʃxito del modelo de franquicia se basa en el compromiso, el compromiso que hace el dueƱo de la marca de compartir sus secretos y su modelo de negocio al Franquiciatario, y el compromiso que hace el Franquiciatario de cumplir y hacer cumplir los secretos y estƔndares del Franquiciante.
Es la franquicia entonces por definición una licencia de uso de marca que es otorgada a un tercero y que viene acompaƱada de una transmisión de conocimientos; en el artĆculo 245 de la Ley de la Propiedad Industrial se menciona āexistirĆ” franquicia, cuando con la licencia de uso de una marca, otorgada por escrito, se transmitan conocimientos tĆ©cnicos o se proporcione asistencia tĆ©cnica, para que la persona a quien se le concede pueda producir o vender bienes o prestar servicios de manera uniforme y con los mĆ©todos operativos, comerciales y administrativos establecidos por el titular de la marca, tendientes a mantener la calidad, prestigio e imagen de los productos o servicios a los que esta distingueā, de la cual rescatamos el tema de transmitir conocimientos tĆ©cnicos a un tercero con la finalidad de que todos hagamos lo mismo dentro del mismo sistema de trabajo.
ĀæPara quĆ© franquiciamos el negocio en primera instancia? Para dejar de operar todos los dĆas, para hacer crecer la marca, para que otros operen en territorios en donde yo no quiero o no puedo operar. ĀæQuĆ© caso tuvo franquiciar la marca si tu operación va a verse afectada por gente que no hace las cosas como tĆŗ quieres que se hagan? Es importante antes de iniciar el crecimiento bajo cualquier formato, tener estandarizada la operación mediante un programa efectivo de capacitación y un equipo especializado que lo lleve a cabo.
ĀæComo lograr que cada unidad funcione de la misma manera? ĀæQuĆ© implica transmitir conocimientos tĆ©cnicos para que la persona que los aplique haga todo igual que lo hacemos nosotros en nuestras unidades y que son la base de nuestro Ć©xito? Lo primero es trabajar en un manual de operaciones que sea āla bibliaā de la operación diaria y que incluya 5 grandes Ć”reas: la administración, el capĆtulo especĆfico de nuestro negocio (por ejemplo, el cafĆ©), las rutinas operativas, el mercadeo del negocio incluyendo las redes sociales y el capĆtulo de entrenamiento en la unidad. Dicho sea de paso, este gran documento es recomendable que lo trabaje un equipo externo y/o un equipo dedicado de tiempo completo a esta tarea que puede ser extenuante. Este equipo debe saber por supuesto de la operación diaria pero tambiĆ©n requiere habilidades especiales de anĆ”lisis, redacción y procesos. En alguna ocasión me preguntaron mi opinión respecto de ĀæQue es mejor, un experto en la elaboración de pizzas a quien le enseƱemos de anĆ”lisis de procesos y/o un ingeniero industrial que le enseƱemos a hacer pizzas? Por supuesto mi respuesta fue el segundo.
Un tiempo estimado para realizar este trabajo puede ser de 6 meses a un aƱo dependiendo del tamaƱo de la operación y por supuesto dependerĆ” del tamaƱo de la empresa y del giro de negocio que estamos documentando. Un restaurante tendrĆ” mayor cantidad de procesos que una farmacia y una cadena de 100 pizzerĆas con un centro de distribución, una fĆ”brica y un sistema de información robusto; versus una cadena de farmacias que no tiene transformación de productos.
Caminito de la escuela⦠Una vez que tengamos nuestra biblia armada, es momento de definir el programa de capacitación en donde resulta fundamental entender el tema de la andragogĆa (el estudio de la forma en que aprenden los adultos) y de temas tan importantes como la gamificación (el aprendizaje basado en juegos). Hay que identificar el perfil del personal que vamos a capacitar y sus motivaciones para aprender; hay que entender que los adultos no aprenden igual que los niƱos por lo tanto debemos establecer muy bien el lugar y los tiempos en que realizaremos dicha capacitación, te recomiendo que lo hagas dentro de horarios de trabajo.
Es momento de transformar nuestro manual de operaciones en materiales (juegos, videos, presentaciones, ejercicios, casos) que nos ayuden a transmitir lo que queremos de la manera mÔs simple posible, con el lenguaje adecuado y por supuesto con las personas capacitadas para realizar este trabajo. Define los temas de cada puesto, los tiempos que llevarÔ dicha capacitación y el paquete para cada programa. El paquete de cada programa-puesto se compone del manual del instructor, el material del participante (su manual transformado en dibujos o lo que mejor funcione, su cuadernillo de trabajo con sus ejercicios), el examen, el método de evaluación y tu material de apoyo para tu curso y por supuesto un aula de capacitación totalmente equipada para la tarea. Te sugiero que utilices las mañanas para realizar estas actividades.
Existe la capacitación inicial, cuando un colaborador inicia a trabajar en la empresa y la capacitación continĆŗa a lo largo de su permanencia en la empresa. Lo bueno es que hoy en dĆa existen plataformas educativas que nos permiten llegar con nuestros programas de capacitación a una gran cantidad de colaboradores en diferentes ciudades y/o paĆses, y hacer un seguimiento de su avance. Recuerda que en franquicias una de las penalizaciones mĆ”s comunes se presenta cuando el Franquiciatario tiene trabajando en la unidad personal que no haya cumplido con el programa de capacitación del Franquiciante, por lo que debemos trabajar muy duro para brindar las herramientas a cada unidad que garanticen que los materiales de capacitación siempre se encuentren disponibles independientemente del tema geogrĆ”fico, y que sea evaluable y auditable.
7 puntos importantes para desarrollar una escuela de capacitación efectiva.
- Define cada actividad. No requieres un manual de 8000 pÔginas, solo define como se hace cada actividad dentro de la operación diaria de la manera mÔs sencilla posible.
- Define quien hace cada actividad. Cada persona dentro de la operación tiene una responsabilidad y es muy importante que cada colaborador tenga claridad de cuÔl es esa responsabilidad y no dupliquemos actividades y/o existan actividades no asignadas.
- Define el perfil de la gente que va a hacer dicha actividad. No es lo mismo capacitar a un chavo de una cafeterĆa que a una dama mayor de un Sanborns. Cada concepto de negocio es diferente y requiere perfiles de puestos definidos y que vayan de la mano para cumplir con las actividades descritas. Esto incluye nivel educativo, nivel socioeconómico, etc.
- Define el programa de capacitación. Temas, puestos y tiempos se convierten en un programa de capacitación por cada puesto.
- ¿Quién va a capacitar? El capacitador es muy importante, asà como su perfil. Debemos contar con un equipo de capacitadores con la formación para poder transmitir conocimientos. Nuestros expertos de operaciones con mucha experiencia no necesariamente son los mÔs adecuados para este trabajo.
- ¿En dónde los vamos a capacitar? La capacitación debe ser teórica y prÔctica. Una tienda escuela con un gerente capacitador y una oficina preparada para impartir los cursos totalmente equipada siempre es necesaria.
- Evalúa todo el tiempo. Evalúa la efectividad de la capacitación basado en sus resultados en la operación diaria. ExÔmenes, retroalimentaciones de los participantes y las mejoras en la operación resultado del programa de capacitación impartido nos revelarÔ si nuestros programas estÔn siendo efectivos y/o debemos modificarlos.
Te invito a reflexionar la siguiente frase āel Ć©xito de mis franquiciatarios es el Ć©xito de mi franquiciaā. ĀæQuieres que en todas tus unidades el cliente reciba la misma experiencia en servicio, imagen y producto? AsegĆŗrate de transmitirle a todos los colaboradores -ya sean unidades franquiciadas y/o propias- lo que se debe hacer basado en tus estĆ”ndares.
Me despido recordando una frase que escuche del mismĆsimo Howard Shultz en una conferencia en la NRA, āLa persona mĆ”s importante para la organización es el gerente de unidad y el presupuesto de capacitación siempre deberĆ” ser el doble de lo que invertimos en publicidadā. Nos vemos en la próxima.
«Yo pensaba que la franquicia solo era para los grandes Players» -Fred DeLuca CEO Subway
Espero que esta columna semanal sea de utilidad para ti y para tu negocio. Recuerda visitar mi canal de Youtube “FranchiseZar” donde encontrarĆ”s mĆ”s de 500 videos en temas de franquicias y emprendimiento. ĀæInteresado en adquirir una franquicia? PregĆŗntale a FranchiseZarĀ® y #notedejessoprender. Se despide de ustedes su amigo el Zar de las Franquicias, nos vemos en la próxima.