¡Usted que es un comunicador profesional!, ¿cuántas veces no ha tenido la sensación de que la mayor parte de su tiempo lo emplea en apagar los fuegos de su organización?

La pregunta anterior no ha perdido vigencia desde los años noventa a la fecha, periodo en el que la figura del comunicador institucional ha gravitado con mayor fuerza en una estructura de trabajo. Una pregunta más para explorar esta reflexión: ¿Cómo evitar ser solo un ponchaglobos de nuestra institución y dedicarnos con creatividad a la producción de mensajes, campañas e identidades que nos diferencien de los demás?

La respuesta la tenemos en la planificación estratégica, como secuencia de las acciones que debemos tomar en el tiempo para lograr los objetivos.

Es en consecuencia, (la planificación) un proceso sistemático que desintegra un proceso, proyecto o política pública, y los vuelve a integrar en conjuntos más pequeños, a decir de María José Canel Crespo, “que no poseen elementos comunes y se les atribuye valor y un tiempo para su ejecución práctica”.

Maravillosa premisa la anterior, dado que, sin la planificación la estratégica, quedaría en proyecto o sería dejada a expensas de la intuición o de los mal llamados “melatismos”.

Para iniciar el diseño de una estrategia, es menester preguntarle al alto mando de la institución si se requiere para cumplir los objetivos de la misma, de una comunicación ordenada en donde todas las partes tengan un guion que seguir, como partitura musical de una gran orquesta sinfónica en la que, gracias al director, todos tocan su instrumento de manera afinada y siguiendo las claves musicales de acuerdo al timing que se marca.

De acuerdo al ejemplo anterior, la planificación lleva consigo un ejercicio de conceptualización de cada parte en relación con el todo.

En definitiva, planificar significa seleccionar los objetivos, definir los públicos a los que se quiere impactar y diseñar las acciones a cumplimentar.

En consecuencia, para dejar de ser un apagafuegos debemos concebir la gestión de la comunicación desde la planeación que proporciona herramientas de monitoreo y nos deja seguir los logros obtenidos a través de indicadores y nos garantiza una mejora continua.

El párrafo anterior constituye el sueño de todo comunicador organizacional, toda vez que de implementarse estaría dejando de lado esa sensación de que usted es un experto bombero, para convertirse en todo un mariscal de campo en busca de las diagonales (los fans de futbol americano entenderán la metáfora).

Veamos ahora cuál es la información que debe contener un plan de comunicación:

A) Contexto. Definición del problema.

B) Objetivos. ¿Qué se quiere conseguir?

C) Mapa de nuestros públicos. ¿A quién nos dirigiremos?

D) Acciones. ¿Qué vamos a hacer? ¿Cómo nos vamos a comunicar?

E) Calendario. ¿Cuándo se va a producir cada acción?

F) Evaluación. ¿Cuándo tendremos resultados?

G) Recursos. ¿Cuánto gastaremos? ¿A quién destinaremos para operar?

Al final tenemos que una buena planificación es la que dibuja los escenarios voluntarios o imprevisibles que toda organización enfrenta. Lo ideal es seguir ordenadamente nuestro plan y dirigir la organización con entusiasmo, a sabiendas (es inevitable) que tenemos que gestionar al mismo tiempo las crisis que se presenten.

Una vez establecido el plan y habiéndolo evaluado, usted como comunicador ha dado un paso gigantesco dentro de la operación de su empresa o gobierno, toda vez que la misma ya se acostumbró a revisar con método la marcha de la misma.

Aprovecho este espacio en Merca 2.0 para desearles una felices fiestas navideñas en compañía de su familia.

Nos encontraremos más adelante, más cerca del inicio de la nueva década.