Cuando hablamos de la gestión de proyectos y optimización de procesos, hay dos metodologĆas muy interesantes que pueden servir para este fin, Kanban y Scrum. Ambas tienen como objetivo aumentar la eficiencia, la visibilidad y la colaboración en los equipos de trabajo.
La gestión de proyectos y la optimización de procesos de cualquier tipo, no son solo tĆ©rminos de moda, sino puntos fundamentales para el Ć©xito. Adoptar metodologĆas efectivas se convierte en una necesidad cada vez mayor y mĆ”s cuando los equipos son multi disciplinarios. AquĆ entra en juego la elección entre dos poderosos enfoques: Kanban y Scrum
La elección entre Kanban y Scrum, depende de la naturaleza y las necesidades especĆficas de la organización. Ambos enfoques comparten la visión de mejorar la gestión de proyectos y la optimización de procesos, pero difieren en cómo abordan aspectos concretos. En mi caso interno con mi agencia, asĆ como en la consultorĆa que damos a otras agencias y equipos de marketing sobre estas metodologĆas, el combinar ambas puede llevar a un cambio significativo en la productividad y eficiencia.
Kanban
Esta metodologĆa se remonta a la dĆ©cada de 1940 en Japón, especĆficamente en Toyota, el fabricante de autos. El ingeniero industrial Taiichi Ohno, buscaba mejorar la eficiencia en la producción y la gestión de inventarios en Toyota; Ć©l fue una figura clave en el desarrollo de Kanban.
La palabra “Kanban” en japonĆ©s se traduce como “tarjeta visual”. Se originó a partir de la idea de utilizar tarjetas visuales para controlar el flujo de producción. Estas tarjetas representaban tareas o productos y se utilizaban para indicar cuĆ”ndo y cuĆ”nto producir. Con el tiempo, Kanban evolucionó para convertirse en una herramienta poderosa para la gestión de proyectos y la optimización de procesos en diversos campos mĆ”s allĆ” de la manufactura.
El método Kanban se basa en el concepto de flujo constante y visualización de tareas. Su enfoque es mejorar la eficiencia y la entrega continua a través de la visualización de tareas en un tablero Kanban. En este tablero, las tareas se representan como tarjetas que avanzan a través de las diferentes etapas del proceso.
Supongamos que estamos gestionando un equipo de desarrollo de software. Utilizar Kanban permitirĆa visualizar el flujo de trabajo de principio a fin. ComenzarĆas colocando las tareas pendientes en la columna “Por Hacer”, luego se moverĆan a las columnas “En Progreso” y “Listas para Prueba”, hasta finalmente llegar a “Completadas”. Este enfoque te brinda una visión clara de dónde se encuentra cada tarea en todo momento y permite una toma de decisiones mĆ”s informada. Muchas empresas sin saberlo utilizan algunos principios de Kanban dentro de sus procesos.
Veamos otro ejemplo, un equipo en una agencia de marketing utilizando Kanban, podrĆa gestionar proyectos de manera mĆ”s eficiente. En una campaƱa de redes sociales, el tablero Kanban tendrĆa columnas como “Investigación y Planeación”, “Creación de Contenido”, “Arte”, “Revisión y Aprobación”, “Programación” y “Publicación”.
Si una tarea se detiene en la columna de “Revisión y Aprobación”, podrĆas identificar rĆ”pidamente el problema y tomar medidas para resolverlo, ademĆ”s de asignar prioridades segĆŗn las necesidades del cliente y asegurarte de que el equipo estĆ© enfocado en las tareas correctas en cada momento.
SCRUM
Scrum tiene su origen en la dĆ©cada de los 80Ā“s en el desarrollo de software. Jeff Sutherland y Ken Schwaber son los principales creadores y promotores de Scrum. Su enfoque se inspiró en gran medida en el trabajo de Takeuchi y Nonaka, quienes presentaron el concepto de “Scrum” en su artĆculo de investigación “Rugby Approach to New Product Development”.
La idea detrĆ”s de Scrum es la agilidad y la colaboración. El tĆ©rmino “scrum” proviene del rugby, donde los jugadores se unen para lograr un objetivo compartido. Sutherland y Schwaber adoptaron este enfoque para el desarrollo de software, creando un marco de trabajo que enfatiza la entrega continua, la adaptabilidad y la comunicación constante entre los miembros del equipo.
A medida que Scrum se popularizó en el mundo del desarrollo de software, su enfoque Ć”gil y sus principios se extendieron a otras Ć”reas, convirtiĆ©ndose en una metodologĆa valiosa para la gestión de proyectos en diversos sectores.
Scrum se basa en ciclos de trabajo llamados “sprints”. Cada sprint tiene una duración fija, generalmente de dos a cuatro semanas, durante las cuales se llevan a cabo actividades planificadas. Scrum se enfoca en la colaboración intensa entre los miembros del equipo, con roles claramente definidos como Scrum Master y Product Owner.
Un ejemplo de SCRUM en una agencia; establece sprints semanales para generar contenido para redes sociales. En la reunión de planificación, el equipo decide los temas y formatos de las publicaciones.
Durante la semana, se crean los grÔficos, se redactan los textos y se programan las publicaciones. La revisión al final del sprint permite identificar qué contenido tuvo mayor impacto y planificar ajustes para el próximo sprint.
Kanban y Scrum trabajando juntas
Ambas metodologĆas son muy Ćŗtiles se pueden utilizar en conjunto para obtener lo mejor de ambas. Esto es algo que aplico junto con mi equipo en consultorĆa para equipos de marketing y agencias con mucho Ć©xito desde hace algunos aƱos. veamos como hacerlo.
Planificación Estratégica con Scrum: Comienza con un enfoque Scrum para la planificación estratégica a largo plazo. Define sprints de 1 a 2 meses para analizar el panorama general, establecer objetivos y planificar las estrategias de marketing. Durante estas reuniones de planificación, el equipo define las prioridades para el próximo sprint estratégico y determina las estrategias clave para trabajar.
Implementación de Sprints de Trabajo con Scrum: Una vez que hayas establecido las estrategias, implementa sprints Scrum mĆ”s cortos, de 2 a 3 semanas, para ejecutar las tĆ”cticas y proyectos especĆficos. Durante estos sprints, el equipo se enfoca en la creación y entrega de contenido, desarrollo de campaƱas, optimización de estrategias, etc.
Visualización y Seguimiento con Kanban: Paralelamente, utiliza Kanban para visualizar y rastrear el flujo de trabajo diario y las tareas operativas. Crea un tablero Kanban con columnas que representen diferentes etapas del proceso, como “Por Hacer”, “En Progreso”, “En Revisión” y “Completadas”. Las tareas y actividades que surgen del sprint Scrum se agregarĆ”n a este tablero para una gestión y seguimiento mĆ”s detallado.
Gestión de Tareas Diarias con Kanban: Las tareas y actividades individuales, como la creación de contenido, diseño grÔfico, revisión y aprobación, pueden ser gestionadas a través del tablero Kanban. A medida que cada tarea avanza a través de las columnas, todos los miembros del equipo pueden ver su progreso, lo que promueve la transparencia y la colaboración.
Conclusión
DespuĆ©s de varios aƱos implementando internamente estas metodologĆas y ofreciendo consultorĆa a otras agencias y equipos de marketing, he podido ver cambios significativos en las primeras semanas de implementación. Los equipos de trabajo que siguen estas metodologĆas con el paso del tiempo se vuelven mĆ”s eficientes, analĆticos y proactivos y esto se ve reflejado en los proyectos donde se involucran.
El conocimiento que no se comparte, pierde por completo su valor