Pero desde una perspectiva profesional, no es extraño que largas y extensivas juntas de trabajo sean por lo general una pérdida de tiempo y sinónimo de incompetencia profesional, administrativa y/o de liderazgo; dejando como resultado tras una, dos, cuatro o más horas, pocos sino es que ningún resultado útil.

¿Por qué? Primero que nada, pocas de esas juntas son realmente necesarias. ¿Cuánto no podría ahorrarse con un email o una llamada?

Otra razón son las juntas multitudinarias. Mientras menos participantes sean, mayor la probabilidad de atención e interacción. No es necesario que todos estén o permanezcan durante todos los puntos a tratar.

Se debe limitar el tiempo. A determinada hora la junta debe acabar, respetemos eso, además ello obliga a seguir el orden de los temas o de los convocados a participar. También se puede uno retirar de la junta (cualquiera, no sólo los jefes), o incluso negar la asistencia a la junta. Y para conseguir respetar el tiempo es importante mantenerse en línea, discutir el tema de la junta, y no saltar a otras eventualidades que naturalmente surjan, esas pueden ser tratadas de forma individual o en otro momento.

Para esto quien convoque debe ser dueño de la junta, deberá mandar al menos la minuta de la junta, y solicitar antes a los participantes sus puntos para incluirlos. Si es necesario algo más de información, también debe enviarse al menos 24 horas antes, para además no perder tiempo con presentaciones, si el único objetivo en asistir a una junta es leer un texto acompañado de gráficos o fotos mientras al mismo tiempo el moderador lo lee en voz alta tenemos un problema. Hay que leer lo menos posible en una junta.

El año pasado Jeff Weiner, el CEO de LinkedIn publicó un blog sobre una regla para eliminar juntas improductivas, eliminar las presentaciones. Claro, ello implica otras, como la recién mencionada: llegar preparados a la junta, si se envía como dije antes la información anticipadamente, y es leída, al llegar todo mundo sabrá qué esperar, preguntar, decir, y concluir.

Pasamos con ello a otro punto, se debe terminar con algo sólido, concreto. Se deben concluir puntos y fijar fechas de seguimiento o entrega. Esto es primordial, la junta debe producir algo; si el objetivo de la junta es sólo comunicar, se está perdiendo tiempo, se pueden encontrar mejores formas, ojo, no que sea fácil, quizá puede ser el obstáculo más complicado que encuentren.

También es útil identificar juntas de trabajo, y separarlas de juntas creativas o lluvia de ideas, cuya naturaleza puede ser diferente (hasta relajadas); o sesiones de trabajo, las cuales pueden ser más puntuales, con equipos determinados para resolver problemas determinados.

Un consejo, es hacer juntas de pie, quiten las sillas o simplemente pónganlas en las orillas y no dejen que nadie se siente. De esa forma los asistentes son obligados a prestar mayor atención y todos querrán finalizar lo antes posible. Esto también evita o reduce el uso de teléfonos y computadoras.

Las juntas pueden ser un vicio y una de las principales causas de poca productividad, matan la creatividad y en ocasiones buscan disfrazar la incompetencia; sin embargo son necesarias, simplemente deben reducirse  a su objetivo original y práctico.