La gran mayoría de las personas (para no generalizar demasiado) desean tener más tiempo libre, especialmente cuando se cumplen agotadoras jornadas de trabajo que suelen extenderse más allá de los horarios de oficina, por no hablar del resto de responsabilidades. Y aunque muchos puedan pensar que la cantidad de horas que se pasa en la oficina, son de trabajo, no siempre se invierten tan bien como se cree, lo que sin darnos cuenta, alarga la jornada, al igual que el cansancio.

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Para ser más efectivos en el uso del tiempo, según la publicación Inc.com, se deben seguir 3 sencillos pasos para identificar los factores que te hacen perderlo, para manejarlos y así poder tener más horas libre o invertir menos en lo que no es necesario. Por ello lo mejor es:

1.- Hacer un seguimiento sobre las actividades en las qué invierte el tiempo

Las personas tienen dificultad para hacerlo, pues suelen basarse en sus recuerdos para hacer estimaciones poco realistas del tiempo que necesitan para determinadas tareas. Por eso la mejor manera de determinarlo es midiéndolo, para conocer realmente donde se encuentra el “derrame” de minutos que no vemos.

Para ello, hay que realizar tablas, si es posible durante toda una semana, para tener una idea general del uso del tiempo. Si no es imposible hacer la medición durante esa cantidad de días, con uno o dos, se podrá tener también una idea general sobre la inversión de tan preciado recurso. Se sugiere establecer varias categorías, como por ejemplo: trabajo, familia, comidas, uso de computadoras/dispositivos móviles, actividades de entretenimiento, viajes, etc.

Cree sus propias categorías con tal de incluir todo lo que debe hacer e incluso divídalas en subcategorías, por ejemplo en el trabajo, anote cuánto invierte en reuniones, en informes, en llamadas, etc. y repita el procedimiento con las más importantes. Tome nota de cuando comienza y cuando termina.

Lo importante es hacerlo al ritmo normal, para tener la idea más precisa posible sobre su inversión del tiempo. No es una carrera. Se trata de tener la información que pueda ayudarle luego a administrarlo mejor.

2.- Sumar los resultados

Sume la cantidad de tiempo invertida en cada categoría y subcategoría y divídala por la cantidad de días en las que realiza dichas actividades, para obtener el promedio de horas/minutos invertidos. Observe los resultados. Tome un descanso y luego vuelva  a analizarlos. Y si, esa es la cantidad de tiempo que usted invierte en sus distintas actividades.

Le sorprenderán los resultados, pues seguramente no se habrá percatado hasta ahora de cuanto tiempo invierte en determinadas actividades. Esto le hará reaccionar, para eliminar esas acciones, no demasiado productivas, que tanto le consumen de su día a día.

Pero no se apresure. Deje descansar esa nueva información antes tomar decisiones sobre los siguientes pasos que deberá tomar.

3.- Planificar sus días

Una vez que haya digerido la información asuma un rol activo sobre como administrará sus días de ahora en adelante. No existe una forma correcta o incorrecta para obtener lo que desea. Es aconsejable mantener tiempos específicos, sin interrupciones, para dedicar a la familia y amigos, además de al entretenimiento, aparte del descanso y la alimentación (y el ejercicio si lo practica).

Con la información que posee, puede ahora decidir en que invierte el tiempo, por ejemplo, evite dedicar su tiempo personal usual a internet, si sabe que tiene una reunión y además va retrasado. Podrá recupéralo en otro momento, cuando su agenda esté menos apretada.

El conocer sus tiempos y actividades, le permitirá tomar mejores decisiones sobre lo que debe hacer y le dará mayor sensación de control a la hora de administrar su tiempo. Así, será usted quien administre su prioridades y con ello también la cantidad de tiempo libre para dedicarlo a otras actividades.