Una de los retos más importantes antes de emprender un proyecto y durante toda la vida del mismo es manejar un presupuesto, ya que de el depende que sepamos si el negocio será viable económicamente, si debemos corregir algunos aspectos o si durante la vida del emprendimiento tenemos que hacer reorientaciones o aún más, si es momento de decir “hasta aquí con esta empresa”.

Lo primero que hay considerar es que todo negocio, proyecto, empresa o emprendimiento, independientemente del tamaño que sea, debe tener un presupuesto de manera obligatoria y basar su operatividad en él, no solo al inicio del proyecto para saber su viabilidad, sino durante todos los años subsiguientes, ya que nos permitirá anticipar posibles desviaciones y aplicar los correctivos necesarios.

Ahora, ¿cómo hacer un presupuesto? Hay dos formas básicas de hacerlo, la primera es arrancando desde todos los costos, pasar por los ingresos y determinar la posible utilidad, y la segunda es comenzando desde la utilidad esperada y con base a ella descargar los costos e ingresos y así bajar o subir las metas para mantener esa utilidad que nos hemos trazado anteriormente.

Con base en mi experiencia, en cualquier proyecto prefiero evaluar primero los costos asociados al mismo, sin obviar uno solo, posteriormente agregar los ingresos con base a las posibles ventas que haya y los precios de los productos o servicios que sean competitivos y luego determinar la posible utilidad.

Para esto debemos hacer un listado de todos los costos que vayamos a tener relacionados con la empresa, es decir, materia prima, insumos, alquileres, compras de vehículos, materiales de oficina, gastos de comunicaciones, publicidad, marketing o mercadeo, equipo de ventas, nómina, etc., con la recurrencia correspondiente. En el caso de los socios, es importante definir un salario ajustado a la realidad del negocio que está naciendo y no especular con salarios muy elevados que generen una carga fuerte para la empresa, error que es muy común en los emprendimientos incipientes.

Una vez tengamos la totalidad de los gastos y costos del proyecto debemos hacer un listado de todos los ingresos que estimamos recibir con la respectiva recurrencia de los mismos. En materia de ingresos cuando se hacen presupuestos es recomendable ‘estresar’ los mismos, es decir, colocarlos muy por debajo o a la mitad de lo que realmente esperamos, hacerlos bajo ‘el peor escenario’, para así manejar nuestras expectativas con mucha cautela, ya que siempre es mejor tener un crecimiento sobre lo esperado que unos ingresos muy inferiores a lo que habíamos planteado, por cuanto de ello depende no solo la vida de la empresa sino el sustento de todas las personas que la integran.

Hecha la lista de todos los costos y gastos y la lista de los ingresos, debemos considerar las cargas impositivas, las cuales varían de país a país, pero que pueden implicar un desequilibrio en nuestra balanza si no fueron consideradas.

Sumados los ingresos y restados los gastos, costos e impuestos, obtendremos un resultado que nos permitirá identificar si el negocio es viable económicamente o no, ese resultado lo debemos evaluar en montos absolutos y en montos relativos, es decir, en dinero real y en porcentaje.

Es allí cuando comenzamos a hacer la labor mas importante del presupuesto que es bajar los costos en caso de que se requiera, subir los precios de nuestros productos y servicios, siempre que se encuentren ajustados a los precios del mercado y llegar a la utilidad esperada, si es posible. Si vemos que para obtener la utilidad que queremos hay que bajar mucho los costos y subir mucho los ingresos, al punto de forzar demasiado el presupuesto, quizás debamos considerar o reconsiderar el negocio o el volumen que estimamos, ya que estaríamos apuntando a una meta casi inalcanzable y que nos traería muchas noches de insomnio. El tiempo ideal para hacer el presupuesto es el último trimestre de cada año respecto del año siguiente y su revisión debe ser mensual.

He visto con regularidad empresas que ponen precios no ajustados a su realidad como empresa incipiente y que está entrando en un mercado donde ya existen desde hace tiempo competidores importantes que han bregado desde años para ganar la confianza del consumidor o cliente. Por ello siempre recomiendo comenzar con precios muy competitivos, con una buena publicidad y una labor fuerte a nivel de mercadeo y comercialización que logre no solo hacer las primeras ventas sino enganchar al cliente y hacerlo fiel a la marca y al producto.

Como comenté al inicio de esta Columna, es realmente necesario hacer el presupuesto anualmente, y hacerle seguimiento mensual y si es necesario, hagámonos asesorar por expertos en el área para que no solo nos ayuden a elaborar el presupuesto sino en el estudio del mismo, ya que a veces la pasión y el enamoramiento por un negocio, idea o proyecto nos puede nublar la visión y nos lleva a tomar decisiones erróneas.

Cada año es distinto y podemos encontrarnos con situaciones diferentes que pueden incidir en la operatividad de la empresa, en sus costos y en sus ingresos, sino veamos este 2020, por lo que el presupuesto tiene que convertirse en algo sagrado para la empresa y sus accionistas, directivos y gerentes, ya que de ello depende su éxito.