Una de las partes menos fáciles a la hora de organizar eventos corporativos es la exigencia de medir los resultados obtenidos en cada encuentro que planeamos, sobre todo cuando se trata de programas de incentivos y eventos de gran magnitud que obligan a las empresas a desembolsar cantidades importantes de recursos.

Una de las formas más sencillas y a la vez efectivas es comparar el numéricamente el presupuesto invertido en la realización de un evento, con el crecimiento posterior de las ventas de nuestro producto o servicio.

En tiempos de incertidumbre económica, muchas empresas que suelen contratar servicios de organización de eventos suelen ajustar sus presupuestos en este rubro y por lo mismo, requieren de estadísticas claras que garanticen que se sacó jugo a su inversión y se obtuvieron resultados.

De acuerdo con cifras de la Secretaría de Turismo, el total de reuniones en México asciende a 266 mil 177, de las cuales 69 por ciento se trató de reuniones corporativas, y el resto de otro tipo de reuniones como seminarios, coloquios, talleres, ferias, exposiciones y viajes de incentivo.

Hoy las nuevas tecnologías suelen facilitar el trabajo en cuanto a captación de datos, medición de comportamiento y satisfacción de los asistentes a todas estas reuniones; sin embargo, la tecnología se trata de una herramienta complementaria a otras formas de medición de resultados, pues el retorno de inversión puede en parte ser medido también de manera cualitativa. Las metodologías de medición que apliquemos como planeadores de eventos son parte importante de nuestra estrategia y deben de ser características de un trabajo integral que acompañe a los buenos resultados.

Parte importante en el proceso de la realización del evento, es la aplicación de encuestas previas adecuadamente diseñadas, en las que podamos recabar información que nos debe ser útil para diseñar el programa que aplicaremos para nuestros invitados a estas reuniones corporativas.

Así, es necesario obtener respuestas a cuestionamientos previos como cuál es el punto débil de los colaboradores o clientes que asistirán a nuestra reunión, qué es lo que esperan obtener, en qué áreas necesitan un mayor entrenamiento u oferta de información, qué es lo que requieren de la empresa, los patrocinadores y los expositores.

Al mismo tiempo, las respuestas de los ejecutivos deben ser un cúmulo de información que nos ayudará a diseñar nuestro programa en medida de los objetivos que se buscan y se deberá adaptar a las necesidades de ambas partes.

El costo total de la realización del evento debe cotejarse con los ingresos, si es que contamos con patrocinios y otras entradas económicas. Con esto mediríamos el impacto financiero; sin embargo, es importante medir algunos otros impactos como la motivación obtenida, los impactos sociales y la satisfacción de los asistentes en general.

El grado de conformidad será determinado por factores como la calidad de los conferencistas y la información que ofrecen, pero también, y quizá en igual nivel de importancia, por la calidad de los recintos, del servicio, los alimentos, las fechas, así como de los recursos tecnológicos empleados, todo como una experiencia integral sujeta a una calificación numérica.

Algunas aplicaciones móviles en la gestión de eventos pueden ser nuestras aliadas para obtener los datos cualitativos, el incremento en su uso y sus innovadoras funciones nos permiten mejorar la experiencia de los asistentes y conocer su opinión de cada uno de sus elementos, datos valiosos a la hora de generar nuevos eventos y, por supuesto, de generar una medición efectiva que complemente los números que indiquen el retorno de la inversión (ROI).