A menudo me consultan sobre cómo las personas pueden organizar sus finanzas para llevar a cabo sus proyectos y atender, al mismo tiempo, sus necesidades financieras. La recomendación más efectiva para este tipo de casos es llevar un manejo financiero independiente y no confundir los gastos.   

Suele pasar con frecuencia en los nuevos emprendimientos que, por una debilidad en la formación financiera, se toman decisiones equivocadas. Es muy común suponer que la cuenta corporativa, es igual o al menos se que puede manejar con la misma libertad que la personal.   

Durante los primeros años de un proyecto, la creatividad, el trabajo continuo y la definición de un plan de negocio son fundamentales; pero también lo es el rigor con que se lleven las finanzas, y en este punto, el control y el respeto que se le da a la cuenta bancaria del emprendimiento.

Debilidad financiera en las empresas

La economía global está afectada producto de la pandemia, en esta misma línea la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) estimó que, para finales de 2020, cerca de 2.7 millones de empresas, equivalentes al 19% de todas las firmas de la región tuvieron que parar sus operaciones. En el caso de las microempresas este porcentaje es incluso mayor, ya que comprometieron al 21% de los negocios. La exigencia para ser cuidadoso en el gasto durante los primeros años es determinante, en Latinoamérica, sólo llegan a sobrevivir el 45%, luego de los dos primeros años de funcionamiento. 

En la región las pymes representan el 99.5% del parque productivo, donde casi 9 de cada 10 son pequeños emprendimientos, y generan el 60% del empleo productivo formal, según el informe de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE).

Si hiciéramos un listado que nos ayudará a identificar las principales razones por las que fracasan los emprendimientos durante sus primeros años, encontraríamos elementos en común como lo son: ingresos insuficientes para mantener la operación, falta de indicadores, debilidad en los procesos de análisis, planeación deficiente, problemas de ejecución, estructura organizacional inadecuada, conflicto entre los accionistas y un mal manejo del tiempo.

De estos ítems, al menos, 3/4 partes están originadas por el manejo inadecuado de las finanzas. La idea del negocio y el plan de acción deben ir de la mano, sólo así se puede conseguir una sostenibilidad económica con el paso de los años. 

La importancia de listar los gastos

Darle un manejo adecuado a la cuenta corporativa es un principio fundamental. El dinero que allí se ve reflejado no sólo no le corresponde de manera absoluta al emprendedor; sino que, por el contrario, hace parte de un complejo ecosistema de pagos y gastos que hacen factible la operación del negocio. De allí, se desprende el presupuesto para pagar la nómina, los proveedores, la materia prima, los gastos operativos, el arriendo, el alquiler de los equipos, entre otros rubros. Además, y de manera sensible deben ser apropiados las asignaciones para los impuestos y retenciones, según apliquen al tipo de actividad que se realiza.    

Ni la cuenta corporativa puede ser manejada como una caja menor para sus socios; ni debe mezclarse o confundirse con las personales. Diferenciar su propósito, y características, hacen parte de los pasos para llevar ese proyecto, que tanto hemos soñado a convertirse en el motor de nuestra actividad profesional y económica.      

Esta diferenciación trae grandes beneficios, el más significativo, es que evita que caigamos en la tentación de utilizar el dinero que el negocio precisa para seguir su funcionamiento, como pueden ser la compra de mercancía, el alquiler del local o el pago a los proveedores. En cambio, los compromisos familiares: la pensión del colegio de los hijos, los gastos del día a día, la alimentación, el vestuario, las vacaciones o las deudas de la tarjeta de crédito, entre otras, corresponden a las finanzas personales y no conviene mezclarlas

División de los presupuestos

En cualquier etapa en el que esté el emprendimiento, y con mayor necesidad durante los primeros años, no importa si son 20, 100, 1.000, o 5.000 dólares, definir un sueldo, genera transparencia al negocio y hace visible y cuantificable el tiempo y el nivel de exigencia que demanda, tanto para nosotros, como para el de las personas que participan del proyecto. Una recomendación para establecer este valor, es trasladarlo a la cifra que deberíamos pagar por esta tarea a un tercero.

Aunque el emprendimiento se realice desde tu casa, es importante darle un valor a los gastos que esta operación conlleva, para así, incluirlos dentro de una estructura de costos y evitar distorsionar los resultados, con subsidios escondidos. Luego cuando se quieren medir y asumir un proceso de expansión, terminan limitando su crecimiento, y afectando los números contables, además de generar una dependencia financiera excesiva por parte de los involucrados.   

Controlar las cuentas de manera eficiente permite tener una visión real del negocio y ayuda a tomar las decisiones más adecuadas para su funcionamiento. El manejo contable, financiero y tributario, no es fácil y si realmente no estamos capacitados para ejercerlo, es mejor tener un profesional externo para realizar esta labor.

Por James Hernández, presidente y cofundador de Trust Corporate.