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Carlos Bonilla

Evaluar la comunicaciĆ³n en tu empresa, primer paso para desarrollar una estrategia de vinculaciĆ³n eficaz

Auditar la comunicaciĆ³n de una empresa o instituciĆ³n es realizar un anĆ”lisis sobre las herramientas, los canales y medios utilizadas para ello, con el fin de evaluar su eficacia

Si desea poner en marcha una estrategia de comunicaciĆ³n de manera eficaz, el primer paso es realizar una auditorĆ­a de comunicaciĆ³n, para conocer el estado de la vinculaciĆ³n con los diferentes pĆŗblicos y a partir de ello determinar las acciones a realizar.

Auditar la comunicaciĆ³n de una empresa o instituciĆ³n es realizar un anĆ”lisis sobre las herramientas, los canales y medios utilizadas para ello, con el fin de evaluar su eficacia. Se trata de medir la efectividad de la comunicaciĆ³n, saber si los mensajes estĆ”n llegando a la audiencia y el efecto que estĆ”n teniendo. El objetivo es detectar las fortalezas y debilidades para, a partir de ellas, diseƱar un plan de comunicaciĆ³n especĆ­fico y eficaz.

En el Ć”mbito de la comunicaciĆ³n interna, el propĆ³sito de la auditorĆ­a es identificar las necesidades de informaciĆ³n y comunicaciĆ³n del personal, el activo mĆ”s importante de una empresa. Huelga decir que es muy importante que los empleados estĆ©n integrados en ella para sentirse valorados. Esto se consigue a travĆ©s de una buena comunicaciĆ³n interna.

La motivaciĆ³n y bienestar del personal pueden erigirse en el mejor aval de la empresa y ello afectarĆ” directamente a la reputaciĆ³n.

A nivel externo, el fin de una auditorĆ­a de comunicaciĆ³n es comprobar cĆ³mo la empresa se comunica con el resto de sus pĆŗblicos: clientes, proveedores, accionistas, medios de comunicaciĆ³n, instituciones no gubernamentales, etc.

Pasos para realizar una auditorĆ­a de comunicaciĆ³n:

Definir el objetivo.– Puede ser el analizar el impacto que ha producido una campaƱa que se puso en marcha o analizar el conjunto de la comunicaciĆ³n de la empresa, los canales utilizados, si estos funcionan o han obsolecido; si se recibe suficiente feedback. Si se requiere medir la cantidad de informaciĆ³n que reciben los clientes o si estĆ” en el olvido algĆŗn pĆŗblico importante.

Estudiar el entorno.- No pueden medirse resultados sin conocer el contexto donde se ha desarrollado la comunicaciĆ³n de la empresa. Lo que ocurre fuera importa y mucho. Hay que considerar aquellos factores externos que pudieron afectar de una u otra manera a la empresa o a sus productos. Factores sociales y econĆ³micos como la caĆ­da de la confianza de los consumidores en el mercado, la tasa de desempleo o la actividad de los competidores.

Evaluar campaƱas y mensajes utilizados.- De las campaƱas de difusiĆ³n que se efectuaron, es importante evaluar la efectividad con que permearon los mensajes principales y secundarios, contrastando los resultados con los objetivos propuestos, considerando el contexto en que se efectuaron las campaƱas. No olvide considerar el impacto de las mismas en cada uno de los pĆŗblicos a los que se dirigieron los mensajes.

Evaluar cada herramienta de comunicaciĆ³n.- Hay que constatar la eficacia de las diferentes piezas de comunicaciĆ³n utilizadas: notas de prensa, folletos, newsletter, boletines, vĆ­deos corporativos, blogs, redes sociales, etc. Ello ayuda para realizar un inventario de todas las herramientas con las que te comunicas con tus pĆŗblicos y analizar el uso que les has dado.

Conocer la opiniĆ³n de los pĆŗblicos.- Saber lo que tus pĆŗblicos opinan de tu marca y de tu comunicaciĆ³n te ayudarĆ” sin duda a mejorar. La informaciĆ³n que ellos pueden ofrecer es muy valiosa. Puede ser el mejor termĆ³metro de la comunicaciĆ³n de tu empresa y de sus productos o servicios. Para ello, las encuestas son la mejor herramienta.

Sacar conclusiones y trazan nuevos caminos.- Las tĆ©cnicas de investigaciĆ³n darĆ”n sus frutos y de las conclusiones de la auditorĆ­a podemos obtener aprendizajes que nos darĆ”n la pauta para futuras acciones de comunicaciĆ³n. Las conclusiones no son para archivarlas, sino para identificar pĆŗblicos abrumados u olvidados; asĆ­ como acciones sobradas o insuficientes. Ello evitarĆ” repetir errores.

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