Si desea poner en marcha una estrategia de comunicación de manera eficaz, el primer paso es realizar una auditorĆa de comunicación, para conocer el estado de la vinculación con los diferentes pĆŗblicos y a partir de ello determinar las acciones a realizar.
Auditar la comunicación de una empresa o institución es realizar un anĆ”lisis sobre las herramientas, los canales y medios utilizadas para ello, con el fin de evaluar su eficacia. Se trata de medir la efectividad de la comunicación, saber si los mensajes estĆ”n llegando a la audiencia y el efecto que estĆ”n teniendo. El objetivo es detectar las fortalezas y debilidades para, a partir de ellas, diseƱar un plan de comunicación especĆfico y eficaz.
En el Ć”mbito de la comunicación interna, el propósito de la auditorĆa es identificar las necesidades de información y comunicación del personal, el activo mĆ”s importante de una empresa. Huelga decir que es muy importante que los empleados estĆ©n integrados en ella para sentirse valorados. Esto se consigue a travĆ©s de una buena comunicación interna.
La motivación y bienestar del personal pueden erigirse en el mejor aval de la empresa y ello afectarÔ directamente a la reputación.
A nivel externo, el fin de una auditorĆa de comunicación es comprobar cómo la empresa se comunica con el resto de sus pĆŗblicos: clientes, proveedores, accionistas, medios de comunicación, instituciones no gubernamentales, etc.
Pasos para realizar una auditorĆa de comunicación:
Definir el objetivo.– Puede ser el analizar el impacto que ha producido una campaƱa que se puso en marcha o analizar el conjunto de la comunicación de la empresa, los canales utilizados, si estos funcionan o han obsolecido; si se recibe suficiente feedback. Si se requiere medir la cantidad de información que reciben los clientes o si estĆ” en el olvido algĆŗn pĆŗblico importante.
Estudiar el entorno.- No pueden medirse resultados sin conocer el contexto donde se ha desarrollado la comunicación de la empresa. Lo que ocurre fuera importa y mucho. Hay que considerar aquellos factores externos que pudieron afectar de una u otra manera a la empresa o a sus productos. Factores sociales y económicos como la caĆda de la confianza de los consumidores en el mercado, la tasa de desempleo o la actividad de los competidores.
Evaluar campañas y mensajes utilizados.- De las campañas de difusión que se efectuaron, es importante evaluar la efectividad con que permearon los mensajes principales y secundarios, contrastando los resultados con los objetivos propuestos, considerando el contexto en que se efectuaron las campañas. No olvide considerar el impacto de las mismas en cada uno de los públicos a los que se dirigieron los mensajes.
Evaluar cada herramienta de comunicación.- Hay que constatar la eficacia de las diferentes piezas de comunicación utilizadas: notas de prensa, folletos, newsletter, boletines, vĆdeos corporativos, blogs, redes sociales, etc. Ello ayuda para realizar un inventario de todas las herramientas con las que te comunicas con tus pĆŗblicos y analizar el uso que les has dado.
Conocer la opinión de los públicos.- Saber lo que tus públicos opinan de tu marca y de tu comunicación te ayudarÔ sin duda a mejorar. La información que ellos pueden ofrecer es muy valiosa. Puede ser el mejor termómetro de la comunicación de tu empresa y de sus productos o servicios. Para ello, las encuestas son la mejor herramienta.
Sacar conclusiones y trazan nuevos caminos.- Las tĆ©cnicas de investigación darĆ”n sus frutos y de las conclusiones de la auditorĆa podemos obtener aprendizajes que nos darĆ”n la pauta para futuras acciones de comunicación. Las conclusiones no son para archivarlas, sino para identificar pĆŗblicos abrumados u olvidados; asĆ como acciones sobradas o insuficientes. Ello evitarĆ” repetir errores.