Después de los 40 años se recomienda hacerse un “Check Up” medico anual para evaluar nuestro estado de salud, esto nos permitirá identificar si nuestra salud está en buenas condiciones o también para detectar cualquier anomalía que pudiera atenderse en el momento oportuno.

Pero qué hay sobre hacerse un “Check Up” de nuestra comunicación, ¿cuándo es el momento oportuno? ¿Cada cuándo debemos realizarlo? ¿Vale la pena hacerlo?

En la empresa al igual que la salud, cuando detectamos un padecimiento que no hemos atacado en el momento oportuno, esto puede traer graves consecuencias. La comunicación efectiva es el alma de una organización, pero a menudo se pasa por alto hasta que surge una crisis o las ineficiencias se vuelven evidentes. Para entonces, el daño ya esta hecho.

Si no se evalúan y alinean de forma coherente sus estrategias de comunicación, se pueden perder oportunidades, cuellos de botella operativos o problemas legales.

En esta era hiperconectada en la que cada mensaje es analizado y la competencia por la atención es feroz, una auditoría de comunicaciones no es simplemente un “Nice to have”, sino un “Must to have”.

¿Por qué realizar una auditoría de comunicaciones?

Esto garantiza la alineación con los objetivos empresariales, la misión y los objetivos de una organización pueden cambiar debido a muchos factores, como los cambios en el mercado, los avances tecnológicos o cambios de estrategia.

Una auditoría garantiza que sus mensajes, canales y participación de las partes interesadas se alineen bien con sus objetivos comerciales en evolución. Ayuda a mantener una sinergia entre lo que la empresa pretende lograr y cómo comunica estos objetivos al equipo interno y al mundo externo.

Identifica fortalezas y debilidades

Una auditoría de comunicaciones es la herramienta de diagnóstico para la salud comunicativa de la empresa. Al evaluar rigurosamente los métodos de comunicación, desde boletines informativos por correo electrónico, hasta la actividad en las redes sociales, obtiene información crítica sobre lo que mejora su marca y lo que le resta valor.

De este modo, podemos asignar los recursos de forma más eficiente, duplicando los canales eficaces y mejorando o eliminando los más débiles, debemos analizar si los canales como las plataformas de la redes sociales son los adecuados y si están funcionando para la construcción de nuestra marca.

Cumplimiento y seguridad legal

El panorama regulatorio actual es más complejo que nunca, y un pequeño error de comunicación puede tener repercusiones legales significativas.

Una auditoría nos ayudará a identificar las áreas en las que podría estar en riesgo legal, lo que le permitirá corregir estos problemas antes de que se conviertan en fuertes multas o desastres de relaciones públicas.

Por ello, los expertos en legal aunado con quienes conocen las políticas de los gobiernos, contribuyen mucho a no tomar riesgos innecesarios.

¿Cuándo se debe realizar una auditoría de comunicaciones?

Una auditoría anual es una buena práctica recomendada por expertos de la industria. Este “chequeo” regular le permite recalibrar las estrategias y tácticas con prontitud, lo que nos lleva a rectificar los problemas antes de que se salgan de control de manera proactiva.

Los cambios como las fusiones, las adquisiciones o las reestructuraciones de la alta dirección alteran drásticamente el tejido de una organización.

Realizar una auditoría posterior al cambio, contribuye a realinear las estrategias de comunicación, asegurando que los planes de comunicación reflejen adecuadamente las nuevas jerarquías o modelos de negocio.

En respuesta a una crisis se debe llevar a cabo una auditoría de comunicaciones de emergencia después de un desastre de relaciones públicas o una falla operativa significativa.

Esto permite a la organización comprender qué salió mal, implementar medidas para evitar que se repita y planificar estrategias para reconstruir la reputación dañada y la confianza de los grupos de interés.

¿Cuáles son los pasos o áreas que debemos considerar al realizar una auditoría de comunicaciones?

Lo primero que debemos establecer es definir los objetivos. Conocer el por qué de su auditoría nos ayudará a orientar el qué y el cómo. Ya sea que desee mejorar las comunicaciones internas, la participación del cliente o las estrategias de relaciones públicas, necesitamos una comprensión clara de los objetivos.

Debemos alinear los objetivos con las metas de la organización, para garantizar que sean aceptados y aprobados en todos los niveles. Es recomendable usar el sistema SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en un periodo de tiempo.

Esto lo debemos hacer en equipo, involucremos a las partes interesadas que son críticas, como expertos en comunicaciones internas, representantes de relaciones públicas, líderes de servicio al cliente e incluso empleados que puedan brindar una perspectiva a nivel del día a día, o quienes detectamos que son líderes en sus grupos o departamentos.

Dependiendo de los objetivos, podemos optar por encuestas, entrevistas uno a uno, cuestionarios online, con herramientas que actualmente ofrecen los programas de software, grupos focales, análisis de contenido o incluso herramientas de escucha social para recopilar datos. Cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas, por lo que una combinación suele ser el mejor enfoque.

Una vez que hayamos determinado los métodos, debemos recopilar los datos. Esto podría implicar la distribución de encuestas, la realización de entrevistas o el análisis de materiales de comunicación existentes, como correos electrónicos, boletines informativos y publicaciones en redes sociales, manejando datos medibles, porcentajes, tono, índices de participación, penetración de los medios que actualmente se manejan, etcétera.

Los datos sin procesar son valiosos, pero la interpretación es lo que verdaderamente importa. Traza tendencias, identifica cuellos de botella y reconoce los puntos fuertes de tu marco de comunicación existente.

Con base en la información recopilada, debemos entonces crear un plan de acción que aborde los puntos débiles, aproveche las fortalezas y se alinee con los objetivos iniciales tanto de nuestra comunicación como del negocio mismo. Esto podría implicar cambios en los canales de comunicación, buscar nuevos canales de comunicación que sean más efectivos de acuerdo al tipo de audiencia y ajustes en los mensajes.

La ejecución es tan importante como la planificación. Debemos implementar los cambios, supervisar de cerca el impacto y no dudar en hacer ajustes. Después de un período predefinido, hay que realizar una nueva auditoría, para medir el éxito en comparación con los objetivos inicialmente planteados.

En conclusión, una auditoría de comunicaciones es más que un buen factor de llevar a cabo en nuestra lista de verificación corporativa; es una necesidad operativa. Puede mitigar sustancialmente los riesgos y capitalizar las oportunidades, alineando constantemente nuestras comunicaciones con los objetivos de la organización, diagnosticando las debilidades y adaptándose al panorama legal en evolución.

Todo ello contribuirá en fortalecer la reputación de nuestra marca, no olvidemos que la reputación ya no es un intangible, es una métrica cuantificable universalmente reconocida y aceptada por su valor. Las empresas deben comprender cómo les afecta si quieren prosperar en el mundo empresarial moderno.