La Industria de Reuniones, al igual que cualquier otra, está expuesta a cualquier tipo de imprevisto tanto en la planeación, como en la ejecución. Como Meeting Planners y líderes tenemos la obligación de revisar cada uno de los detalles y rodearnos de profesionales responsables y comprometidos, tanto colaboradores como proveedores.

Muchas personas son demasiado nerviosas, es cuestión de personalidad; sin embargo, hay estrategias que ayudan a aminorar la preocupación y convertirla en acción. Es muy recomendable anticiparte y plantear posibles escenarios para que, en caso de que realmente haya un problema durante el evento, todos tus colaboradores sepan qué acciones deben de implementar. Esto no significa que tengas que estar preocupado pensando en mil problemas todo el tiempo, ten en mente que puedes prevenir, sin embargo, no puedes controlar absolutamente todo, aprende a confiar y a delegar. Una buena estrategia es que, frente a los conflictos más comunes, tengas un plan “B” que te ayude a salir bien librado.

En la ejecución de un evento hay muchas personas que forman parte del proceso, uno de nuestros principales aliados son los proveedores que, si bien nos ayudan demasiado, en ocasiones por algún contratiempo llegan tarde, lo que ocasiona que todo se retrase y sea necesario que hagas las cosas a prisa o, en el peor de los casos, te veas en la necesidad de modificar la agenda.

Otro de los problemas es la calidad; cuando trabajas con proveedores nuevos, es común que sus entregables no sean de la calidad que esperabas, por lo que hay que rehacer y eso se traduce en pérdida de tiempo.

Como lo menciono en párrafos anteriores, el nerviosismo depende de la personalidad. Los conflictos generan estrés a cualquier persona, la diferencia radica en la manera de afrontarlos; hay quienes se paralizan, sólo piensan en la situación y no en cómo solucionarla. Cuando estés frente a una persona que no sabe cómo actuar trata de tranquilizarla y de ayudarla. Ya que pasó el conflicto, evalúa si se trató de una reacción poco común, si no es así, y es algo que la caracteriza, hay una gran área de oportunidad para que ese miedo y estrés ante los problemas sea un motor hacia la solución de conflictos.

La experiencia es la clave en el manejo del estrés, entre más eventos realices, más experiencia tendrás y esto te generará tranquilidad y confianza. Mi recomendación es que te rodees de colaboradores y proveedores que cumplan con tus necesidades en tiempo y forma y que estén dispuestos y tengan las tablas de trabajar bajo presión; esto también te hará sentir más relajado.

Si durante un evento se presenta un conflicto, no te enfoques en el problema, piensa rápido en cómo solucionarlo y “pon manos a la obra”. Posteriormente, ya que todo haya pasado, es importante que analices qué sucedió y qué debes hacer para evitar que la situación se repita. 

Es de humanos equivocarse, pero es obligación de cada uno esforzarse para aprender del error y tratar de que no se repita.