Sin excepción, todas las empresas que entran en Redes Sociales enfrentan en mayor o menor medida el dilema de cómo manejar a sus empleados en torno a éstas. Algunas han enfrentado verdaderas batallas en torno a este tema, por lo que implica en cuanto a límites, permisos y libertades.
Por lo general una empresa no piensa en lo que publican sus empleados hasta que alguno comete alguna indiscreción o filtración, y en ese momento todas las alertas se activan buscando casi linchar a la persona que cometió la falta.
En EUA durante 2011 se dieron a conocer varios casos de empresas y empleados que se demandaron entre sí por el manejo de los perfiles personales, y si bien esto puede ser al final un problema legal, también hay buenas prácticas que pueden servir a ambas partes para que no se convierta en un problema el uso de Redes Sociales.
“Si los perfiles en Redes Sociales son personales, qué le importa a la empresa donde trabajo lo que publico en ellos”
Esta frase es muy común y en teoría pudiera sonar legítima, y efectivamente los perfiles son personales, pero la distribución de información que se hace por medio de éstos es pública. Voy a utilizar un ejemplo un poco burdo: en un restaurante hayvarias mesas, cada una con gente comiendo y platicando sobre un tema; el hecho de que en una mesa se este hablando de algo muy intimo y privado no le quita el que alguien de la mesa de al lado pudiera estar escuchando lo que se comenta. En Redes Sociales, a menos que se
utilicen herramientas como los mensajes directos entre los usuarios, todo lo demás que publicamos está disponible para que cualquiera lo vea, y en este punto dejo la siguiente reflexión: Las Redes Sociales son plazas públicas, llenas de conversaciones privadas.
La siguiente es una recopilación de las mejores prácticas que pueden utilizar las empresas y empleados para evitar problemas con el manejo de perfiles personales.
Recomendaciones
Capacitación
La gran mayoría de los problemas de filtraciones o indiscreciones cometidas por empleados tiene que ver con el desconocimiento de las opciones de seguridad que ofrecen las Redes sociales, así que aquí se presenta una oportunidad para la empresa de brindar a sus trabajadores capacitación y asesoría constante.
Al ser la empresa la que traiga la capacitación a sus empleados, le da la oportunidad de encaminar el uso que quiere que los empleados tengan en torno a ellas.
Para este punto es importante buscar apoyo en el exterior y que de preferencia no sea alguien interno quien de este entrenamiento, de esa forma será más sencillo que acepten y reciban la información.
Es importante que los empleados hagan conciencia de que al comentar algo en Redes Sociales, lo están haciendo público a menos que sepan como delimitar sus publicaciones mediante opciones de privacidad que ofrecen la principales redes sociales.
Puede ser un punto a favor de la empresa el capacitar a sus empleados en temas de seguridad y protección de sus datos, en los siguientes links hay un poco de información al respecto:
Sitio de seguridad de Facebook
Seguridad en Twitter
Google, Keeping your data secure
Política de uso
Puede resultar injusto en ocasiones acusar a un empleado de algo que hizo mal cuando éste ni siquiera sabía que eso no se debía de hacer, y apostarle al sentido común puede ser una perdida de tiempo. Por esta razón es importante crear un manual interno que le diga a los empleados lo que se espera de ellos, así como lo que no deben hacer.
En este punto es importante asesorarse con un abogado que ayude a delimitar en el marco de la ley los alcances que puede tener esta reglamentación.
Monitoreo de la marca
Esta es la parte más polémica de todo este asunto, ya que implica una labor de
seguimiento de los comentarios y opiniones que se generan en Redes Sociales en torno a la empresa y sus marcas y es justo aquí donde se pueden detectar situaciones donde se vean involucrados los empleados.
Algo que es vital en este punto, es informar claramente a los trabajadores el cómo, cuándo y dónde se está haciendo el monitoreo de la marca, haciendo mucho énfasis en que NO es una cacería de brujas y que el objetivo de esto es conocer lo que la gente opina, así que vale la pena cuidar los comentarios que se hacen públicamente.
Algo que sirve en estos casos es convocar a una reunión con el personal y mostrar ahí cómo se generan los reportes. De esta forma, todos estarán en la misma sintonía respecto a este tema.
Personalización de los perfiles personales
Algunas empresas olvidan que los perfiles personales de sus empleados en Redes Sociales les pertenecen a ellos y buscan interferir en la información que incluyen en éstos. A menos que haya un documento firmado en donde así lo diga, el empleado no tiene por qué agregar información del lugar donde trabaja en sus perfiles, esa en dado caso tendría que ser una decisión personal de cada uno.
Vinculación entre empleados
La decisión de tener como amigos en Facebook u otras Redes Sociales a compañeros de la misma empresa o incluso al jefe debe ser una decisión personal de cada quien y la empresa no debería interferir de forma directa o indirecta en este asunto. Algunas empresas optan por crear grupos privados en Facebook donde invitan a los empleados a participar sin que forzosamente se encuentren vinculados entre sí.
En este link se encuentra toda la información sobre como crear grupos en Facebook.
Dale Like
Es muy común que los Community Managers y el área de Marketing pidan a los mismos empleados que den Like o Retweet a los post que publican, y aunque de entrada pareciera que esto no tiene nada de malo, algunos empleados se sienten forzados y lo toman como una invasión a su privacidad y libre uso de las Redes Sociales.
Algunas organizaciones realizan esta misma acción desde una perspectiva más participativa en donde invitan a los compañeros de trabajo ver el contenido y si es de sus agrado se les sugiere darle Like. En lugar de pedirles dar Like, se les invita a ver el contenido. Es pequeño el cambio de enfoque, pero hace al final una gran diferencia en la actitud de los empleados ante esta situación.
En resumen, hay un sinfín de situaciones que se pueden dar en torno al uso de las Redes Sociales. Lo más importante en todas ellas es que como empleador se debe evitar a toda costa caer en acoso o intimidación a los subordinados, sino, por el contrario, hacerlos participes de la necesidad de salvaguardar y mejorar la imagen y reputación de la organización y para ello se requiere de cada uno.
El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor.
