Imagine en estos días, una conferencia remota en la que se está tratando un tema crucial y en la que participan 70 persona, ansiosas todas por exponer su situación o punto de vista. ¿Cómo coordinarla? ¿de qué manera se le puede dar voz a todos? ¿cómo ordenar y aprovechar lo ahí expuesto? No parece una tarea fácil.

El teletrabajo o home office, está desafiando a las organizaciones a mantener la eficiencia y la productividad, y a adaptarse no sólo para mantener su operación a corto plazo en un entorno en el que el contacto y la interacción presencial están limitados, sino minimizar el impacto de la pandemia en su estado de resultados.

Existen herramientas de comunicación y colaborativas, que se han activado y son ya parte de la cotidianeidad. Plataformas como Zoom, BlueJeans, Slack, Monday, Webex y hasta WhatsApp, están resolviendo algunas de las necesidades elementales de comunicación, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas.

Sin embargo, la disrupción ya es un hecho y estamos ante un escenario de crisis de grandes magnitudes que cuenta con circunstancias excepcionales, lo que obliga a las empresas a transformarse con urgencia para asegurar su supervivencia. Es prioritario mantener la actividad de las organizaciones, y aunque el teletrabajo es necesario, no es suficiente: lo crítico es gestionar el negocio en formato digital.

Para ello, las empresas deben dotarse de las herramientas que le faciliten tener una salida exitosa de esta crisis, con un modelo de gestión reforzado que combine tecnología y digitalización con soluciones de Inteligencia Colaborativa (IC) para garantizar la ejecución de sus proyectos clave en un entorno de gestión en remoto, construyendo un modelo de gestión del negocio en formato digital que perdure.

La IC permite que, un conjunto de personas, sean capaces de crear mayor conocimiento compartido y la posibilidad de superar los obstáculos y dificultades en un entorno cambiante y cada vez más complejo. Todo esto, con la incorporación de tecnología, que permite que las personas estén en contacto desde cualquier lugar, pudiendo intercambiar esos conocimientos y habilidades.

Una de las organizaciones que desarrolla iniciativas sobre IC es Minsait, una empresa de Indra, cuyo director general, Oscar Díez, comenta: “La IC es la solución para mejorar la calidad de las conversaciones clave en los equipos de liderazgo, entre ellos y con el resto de la organización, facilitando el pensamiento y la toma de decisiones en grupo”.

Este punto es fundamental en un escenario de teletrabajo, en el que la incorporación de IC trae consigo beneficios tales como la minimización en un 75% el tiempo necesario para la toma de decisiones y la reducción del número de reuniones en un 50%, a la vez que, se reduce su duración hasta en un 35%. Adicionalmente, es posible recopilar el 90% de opiniones dentro del equipo, frente al 5 o 10% que somos capaces de recoger por los medios habituales (reuniones, e-mail, chats…).

Por ejemplo, con herramientas como Delibera de Minsait, es posible recoger, evaluar y validar ideas dispersas en la organización (obtener insights), profundizar en las ideas, priorizarlas con base en su impacto y viabilidad (priorizar), tomar decisiones sobre las ideas a implantar y formalizar su adopción (decidir) y asignar responsables, actividades e hitos para avanzar de forma decisiva (actuar).

Las compañías deberán de aprovechar el contexto actual para fortalecerse y adelantar su estrategia digital y su propuesta de transformación cultural. Para alcanzar ese propósito, son claves dos aspectos: en primer lugar, el uso de herramientas óptimas (salas virtuales, trabajo en la nube, G o 365 suite) para lograr la conectividad de toda la empresa; y en segundo lugar y, aún más importante, la formulación de nuevas metodologías de gestión virtual para los líderes, que se caracterice por ser participativa, colaborativa y de ejecución.

Es en la IC donde radica el futuro del trabajo, ofreciendo numerosas posibilidades, de las que solo mencionamos algunas. Para que una organización sobreviva ante este desafío, es necesario adoptar la IC, para garantizar la visión única y la ejecución integrada de los planes de continuidad y viabilidad de cada organización, aprovechando al máximo la colaboración. Las organizaciones necesitan trabajar de manera más efectiva junto con la tecnología y aprender cómo reconstruir los procesos de negocio a través de la colaboración.