Construir un programa efectivo de redes sociales para un evento es difícil; no trataré de convencerte de lo contario. La realidad es que se requiere de mucha paciencia, muchas horas de trabajo y de estar enfocado en hacer bien las cosas.
Con frecuencia, no pensamos en la cantidad de tiempo que las primeras compañías que comenzaron a integrar de manera exitosa las redes sociales a su modelo de negocios, le dedicaron a la planeación, que incluye la investigación, el trabajo en equipo y la construcción “bloque por bloque” tras bambalinas. Me refiero a empresas como Ford, Starbucks, Virgin Airlines, IBM y Best Buy, entre otras.
Las interacciones amigables de Twitter y los posts manejados por expertos en Facebook no te dicen que detrás de cada historia de éxito corporativo en estos espacios, existe un framework (la base para el desarrollo de una programaciones digitales) operacional que ubica a todos los elementos correctos en la manera adecuada y en el momento oportuno. El éxito de los medios sociales no sucede por accidente: es la combinación de una sólida ingeniería y una buena estrategia creativa.
La mentalidad de los costos y alcance de las redes sociales es diferente al de las campañas de medios tradicionales. Los medios digitales requieren de una mayor sutileza y de un compromiso serio para crear una relación de confianza y para fomentar conversaciones entre muchas personas que se pueden convertir en parte integral de comunidades; estos elementos son de gran importancia para los eventos. Los planes de mercadotecnia deben de poner una atención especial en seguir las reglas silenciosas que gobiernan las interacciones en los espacios digitales: Es indispensable tratar a tus invitados en las redes sociales como si fueran verdaderos amigos, ya que mientras más bienvenidos se sientan, habrá más probabilidades de que asistan a tu evento.
Te recomiendo que nunca veas a los participantes de tus redes sociales y de tus eventos como números. Hay que verlos como personas y lograr, mediante la creatividad, que se sientan “emocionados” de asistir a tu evento. Durante éste, es importante lograr que se “sorprendan” para que puedan compartir sus experiencias en tiempo real y para que posteriormente se “comprometan” aún más con tus productos o servicios. Recordemos que cada asistente a un evento corporativo puede aportar algo valioso para la empresa y para los demás asistentes.
Pensemos que hace 50 años, inclusive hace 30 años, era común que entraras a la “tiendita” de la esquina y te llamaran por tu nombre. Posteriormente, la masificación de los negocios y los medios hicieron que esto se volviera ya imposible por algunas décadas. Hoy, las redes sociales nos regalan de nuevo la oportunidad de personalizar nuestra comunicación, de hablarle a las personas por su nombre y de escucharlas de igual manera.
El secreto de cómo funcionan las redes sociales no lo encontrarás en libros de
mercadotecnia o negocios, ni en los estudios de hábitos de consumo. Para entender el poder verdadero del social web tienes que fijarte en la naturaleza humana: somos criaturas sociales, necesitamos interacción, amamos pertenecer a grupos sociales, escuchar historias interesantes, compartir experiencias y contribuir de alguna manera a los grupos que pertenecemos. La tecnología y el mundo a nuestro alrededor cambia constantemente, pero nuestra esencia humana no.
Actualmente, los organizadores de eventos tenemos la responsabilidad de sugerir a nuestros clientes que integren y alineen la publicidad y promoción de sus eventos en los programas de redes sociales y que trabajemos los contenidos en equipo, ya que de esta manera podemos generar mayor lealtad.
Una de las razones fundamentales por la que los social media han sido aceptados y adoptados por el público en general es porque ayudan a conectar personas haciendo que se sientan valoradas, importantes y cómodas.
Las redes sociales son efectivas antes, durante y después de un evento:
- Antes: Ayudan a promover el evento y crear expectativas.
- Durante el evento: Ayudan a promover el evento en tiempo real, tanto para los asistentes como para los que no pudieron asistir, así como para el público objetivo.
- Después del evento: Ayudan a medir los resultados y el nivel de satisfacción del público asistente y del que pudo vivir el evento de manera digital.
Las redes sociales te ayudan a conocer mejor las necesidades de los asistentes a tu evento y de los clientes en general, ya que te permiten interactuar con ellos a través de preguntas, encuestas y promociones. Por ejemplo, en un evento de un fabricante de máquinas de impresión 3D, se reunieron en la Ciudad de México todos sus canales de distribución a nivel Nacional para introducir los nuevos materiales y las impresoras más novedosas. La compañía realizó un concurso a través de las redes sociales en donde el proveedor que ganó por su mayor participación y aportaciones al compartir sus casos de éxito de ventas, obtuvo como premio un viaje a las Oficinas Corporativas en Minnesota.
En mi experiencia de más de 26 años como organizador de eventos, he tenido la fortuna de vivir el nacimiento de las redes sociales y experimentar y comprobar su impacto positivo, por lo que puedo afirmar que:
- Generan relacionamiento
- Crean una comunicación más efectiva
- Permiten una comunicación de bajo costo
- Crean expectativas e interés por el evento, lo que se traduce en una mayor asistencia.
En países como EUA, Canadá y algunos países de Europa difícilmente se organiza un evento corporativo sin el uso de las redes sociales. En México, la cultura digital está cambiando y cada vez más empresas y más organizadores de eventos están conscientes del impacto positivo que las redes nos ofrecen. También saben que su éxito requiere de una adecuada planeación, puesto que el éxito se produce gracias al trabajo, nunca por accidente.
