El objetivo de establecer un sistema de control financiero por áreas de responsabilidad tiene por objetivo el identificar los resultados obtenidos por cada área o departamento que integran una entidad financiera y conocer al responsable de la obtención de dichos resultados.
El primer paso para definir las áreas de responsabilidad consiste en definir el organigrama de la compañía, pues ahí quedarán definidos los niveles de responsabilidad para los directores, gerentes y coordinadores o encargados de las diferentes áreas o departamentos que integran la estructura de la organización. Una de las áreas de responsabilidad que deberá plasmarse en el organigrama es Mercadotecnia, pues el rol que juega este departamento en una empresa es de vital importancia.
Cuando se tienen definidas las áreas de responsabilidad de una compañía, corresponderá a la Dirección de Finanzas la elaboración de un presupuesto que sirva de base a la Dirección General para establecer los objetivos de ventas y gastos que tendrán que cumplir los responsables de cada área dentro de la organización, objetivos que deben ser alcanzables y cuantificables para lograr el crecimiento adecuado.
En el caso del área de marketing, la responsabilidad vendrá por partida doble, ya que se analizará su función desde el punto de vista de la obtención de metas fijadas por ventas, así como desde el punto de vista de los gastos que se originen en su área de control, así que le corresponderá al Director del Departamento el efectuar análisis donde pueda cerciorarse que la empresa no está incurriendo en gastos excesivos para conseguir los objetivos de ventas y por lo tanto será parcialmente responsable del resultado obtenido en la utilidad bruta de la empresa.
La responsabilidad del Director de Finanzas en un sistema financiero por áreas de responsabilidad es la de dar seguimiento oportuno al cumplimiento del presupuesto de gastos de cada una de las áreas que integran la organización y en caso de que se exceda el presupuesto en alguna de las áreas, hablar con el responsable de dicha área para explicar la variación entre los gastos reales contra los gastos presupuestados y si dicha variación está plenamente justificada o el responsable de dicha área no está haciendo su trabajo de manera eficiente deberá evaluarse su continuidad dentro de la organización.
Las principales ventajas de tener un sistema de control financiero por áreas de responsabilidad son:
1. Facilita la correcta evaluación de los ejecutivos responsables de las diversas áreas o departamentos que integran la organización, pues están perfectamente bien definidos sus objetivos tanto a nivel de ingresos como de gastos, por lo que se permite identificar si llegó a los objetivos deseados, si los superó o se quedó debajo de lo solicitado.
2. Permite comparar lo presupuestado contra lo real para dar lugar a una explicación de variaciones y detectar si el presupuesto estuvo mal elaborado o simple y sencillamente el responsable del área no pudo adecuarse al presupuesto.
3. Cuando se definen responsables para cada una de las áreas de la organización y también es más fácil definir objetivos, se pueden ofrecer incentivos a los responsables por cumplir o superar los objetivos propuestos.
4. El sistema contable por áreas de responsabilidad le permite conocer en cualquier momento a los Socios o Accionistas de una entidad económica las áreas que están obteniendo utilidad, pérdida o están saliendo tablas.
5. Permite identificar con mayor precisión las áreas que necesitan más inversión.
El contar con un sistema de control financiero por áreas de responsabilidad obliga al Departamento de Finanzas y a los responsables de cada departamento a brindar un mejor servicio interno, útil, confiable, que contribuya a mejorar la rentabilidad de las entidades económicas y que la información financiera que se presente a los responsables de la ejecución en las diferentes áreas o departamentos que les sirva de base para tomar las mejores decisiones en busca de poder cumplir y superar los objetivos tanto de ingresos como de gastos que fueron establecidos en el presupuesto global de la compañía y se pueda apreciar los resultados de su labor en la organización.
Más notas relacionadas:
Mercadotecnia al interior de la empresa
El proceso para generar valor en Marketing
La Universidad Anáhuac entrega reconocimiento al FC Barcelona
