La manera de trabajar se sigue reinventando día a día dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente y de cada proyecto y de la misma manera sucede con los eventos.
Es clave tener claro que un evento empieza desde que uno piensa y decide hacerlo; las fases se pueden visualizar como pre-evento, evento y post evento.
De pronto, puede llegar a parecer sencilla su organización, pero no hay que menospreciar la cantidad de trabajo que se necesita realizar para lograr buenos resultados.
Para ejecutar webinars y cualquier formato de eventos virtuales, es clave definir un concepto creativo, desarrollar los temas y el enfoque; al igual que solíamos hacerlo y lo volveremos a hacer en su momento, en encuentros presenciales.
Comparto algunos tips que pueden ser de utilidad, ya sea que tu empresa organice los eventos de manera interna o tengan el apoyo de proveedores externos:
- Logra interactuar con tu audiencia con tiempo:
La realidad es que ya no es suficiente que la audiencia solamente sepa que tu marca organiza un evento, es indispensable anunciar con antelación de qué se trata exactamente y qué aprendizajes y beneficios obtendrán al participar.
- Crea un hashtag especial:
De esta manera, podrás enviar mensajes a través de las redes sociales apropiadas, de acuerdo con el perfil de tu marca y, sobre todo, según el perfil de la audiencia de tus productos o servicios; a través de estos medios, los interesados podrán realizar preguntas y compartir inquietudes.
- Genera y calendariza un blog:
Si el contenido es suficiente y relevante, se recomienda mantener a los participantes más informados, a través de contenidos de valor claros, sencillos y con formatos amigables y creativos. Incluso, si es posible, puedes crear un video blog.
- Logra una atmósfera llamativa:
Si las personas están dispuestas a invertir tiempo en tu evento, es importante que lleguen a un lugar virtual agradable, con buen diseño, buena luz y sonido; con un back sencillo ,pero limpio, atractivo y, de cierta manera, lograr un formato dinámico para que no se vuelva aburrido.
- Busca voceros auténticos para participar:
Más allá del título de los ponentes, que sí tiene peso por supuesto, también es importante asegurarse de que tengan las habilidades de hablar y transmitir energía para que logren conectar de manera emocional con el público, a pesar de las barreras que imponen las pantallas.
- Elige al moderador indicado:
Es vital que el moderador tenga el carisma y la personalidad adecuados para guiar el evento lo mejor posible; esta persona tiene que tener previa información de la agenda y de los temas a tratar. Lo más recomendable es que sea un experto sobre el tema para que su participación tenga aún más valor.
- No olvides el soporte técnico:
Asegúrate de que, tanto el moderador, como todos los panelistas puedan tener contacto directo, ya sea por mail o mensajes de texto, con el equipo de soporte. Lo que sucede tras bambalinas ayuda a que los anfitriones se sientan y estén apoyados por si surge un problema. Desde backstage se ven y se escuchan cosas que las personas que están hablando no pueden, porque están concentradas en sus presentaciones.
Es importante considerar que los KPI´s que se plantean para eventos presenciales no aplican de la misma manera; se tienen que adaptar al hecho de que los acontecimientos virtuales utilizan diferentes métricas para medir los resultados.
Muchos añoramos los eventos presenciales debido a que tienen la fuerza de producir un entusiasmo y un relacionamiento especial; esperemos que pronto llegue el momento de retomarlos, mientras tanto, seamos ocurrentes y tomemos ventaja de los múltiples beneficios que ofrecen diversas plataformas tecnológicas.
