Lo primero que tenemos que preguntarnos antes de tomar alguna decisión en relación a la administración de nuestro tiempo, es si sabemos con cuántas horas contamos a la semana y cómo usamos dichas horas en el día a día para no llegar a la fatídica frase de “me está ganando el tiempo”.

Para ahorrar tiempo en la oficina no necesariamente se necesita trabajar aprisa porque en ocasiones esto puede producir errores y hay que volver a invertirle tiempo a una tarea que ya debimos haber concluido, pero por nuestra falta de eficacia en lugar de ahorrar tiempo tuvimos el resultado contrario.

Ahorrar tiempo es muy importante para lograr los objetivos, tener un mejor desempeño en todas las actividades que realizamos, puesto que no habrá una alta presión que pueda producir errores. Cuando ahorramos tiempo vamos a tener más espacio para enfocarnos en cuestiones que son de mayor importancia en nuestro puesto de trabajo.

La clave del ahorro de tiempo consiste en saber cómo gastamos nuestro tiempo, para entonces hacer un análisis, evaluar y sacar conclusiones que nos lleven a optimizar el tiempo del que disponemos. Si verdaderamente estamos dispuestos a conseguir ese ahorro de tiempo que nos hace falta empecemos por adoptar las siguientes medidas:

1. Anotar todas las tareas que debemos concluir en el día

Debemos tener un block donde podamos escribir todas las actividades que tenemos que concluir durante el día y no dejarlo todo a nuestra memoria, que a pesar de que sea la mejor del mundo, algún día nos podría jugar una mala pasada con asuntos que pueden llegar a ser trascendentales en la consecución de nuestros objetivos. Cada vez que concluyamos una actividad debemos irla tachando de la hoja y así hasta completar la lista del día.

2. Socializar en horarios adecuados

Una de las formas de ahorrar tiempo es aprovechar la hora de la comida para reunirnos con los amigos y ahí poder contarles todo los que nos ocurrió el fin de semana o de cualquier otro tema que de hacerlo en los pasillos durante el horario de trabajo nos costarán una pérdida de tiempo impresionante. A la oficina se va a trabajar, no a socializar, y definitivamente si son temas que se pueden tocar fuera del horario de trabajo pueden irse a tomar un café por la tarde noche o una llamada telefónica en la noche donde no habrá presión de tiempo para concluir alguna actividad laboral.

3. Arreglo adecuado del sitio de trabajo

Dime cuántos papeles tienes en tu escritorio y te diré quién eres, dice un sabio refrán y es cierto, porque a veces perdemos entre 10 a 15 minutos en buscar documentos en nuestro lugar de trabajo, simple y sencillamente porque somos desordenados y no tenemos control sobre lo que hay encima, abajo y a los lados de nuestro escritorio, por tal motivo es indispensable que tengamos la menor cantidad de documentos en nuestro lugar de trabajo, pues así también nuestro nivel de estrés y concentración se incrementarán al despejar a nuestra mente de una visión caótica. Es falsa aquella frase que los papiromaníacos señalan al decir que tienen orden dentro de su desorden.

4. Planear es indispensable

La planeación es fundamental para el ahorro de tiempo, porque podemos dedicar en la mañana más tiempo a tareas con las que tenemos más desgaste físico y por la tarde trabajos tediosos donde la concentración no jugará un papel importante y físicamente ya estemos a punto de rendirnos.

5. Delegar lo delegable

Quien delega de manera adecuada podrá ahorrar tiempo para dedicarlo a las cuestiones que requieren de mayor atención y concentración. Delegar significa distribuir eficazmente el trabajo para no quedarnos con todo porque pensamos que la demás gente no hará bien el trabajo y lo único que estamos haciendo es sobrecargarnos de chamba de manera innecesaria.

6. Hay que modificar nuestros hábitos personales

La mejor forma de ahorrar tiempo es hacer cambios en nuestras actividades diarias, por ejemplo, algo que hará que lleguen más temprano a la oficina es bañarse por las noches en vez de las mañanas. Planear por la noche la ropa que llevaremos al día siguiente y no estar con indecisiones por la mañana que nos quitan tiempo valioso. También podemos preparar desayunos que no tarden tiempo en elaborarse, por ejemplo un licuado o fruta picada que inclusive se pueden poner en recipientes que nos permitan tomar o comer durante el trayecto y llegar a la oficina directo a concentrarnos en nuestras tareas y no a la cafetería o al puesto de tamales para disfrutar una torta que nos llevará comer entre 15 y 20 minutos.

Ahorrar tiempo nos dará muchas ventajas, tanto el aspecto laboral como en el aspecto personal, pues seremos más productivos, nuestra concentración será mejor, podemos distribuir mejor nuestras actividades, le podemos dedicar mayor a tiempo a cosas más importantes y sobre todo nos va a quedar tiempo para la familia, que es la parte más importante de nuestra realización personal, pues en la familia están los cimientos motivacionales que hacen que nos llevarán a la satisfacción total.