Por: Joel Gómez
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Del 6 al 10 de agosto tuve la oportunidad de asistir como expositor a la Semana del Emprendedor, evento organizado por la Secretaría de Economía, a través del recién creado Instituto Nacional del Emprendedor.

Durante muchos años en la universidad participé en la organización de diversos eventos, desde simples conferencias hasta foros de debate entre candidatos presidenciales. Pensé: “¿qué tan difícil puede ser hacerse cargo de solo 1 stand?”. La realidad es que no imaginé que el éxito del expositor dependiera de tantas variables.

En primer lugar, participar como expositor en una Expo en un recinto como el Centro Banamex es como meterse a la jungla con un montón de cazadores, de todos los niveles, desde los más novatos con escasos recursos, hasta los más experimentados con recursos casi ilimitados. Todos van tras la misma presa: el cliente.

En el Ecosistema de “Empresa Digital” encontrabas a muchos pequeños stands que apenas tenían una mesa y 3 o 4 sillas, pero también era inevitable toparse con un monstruo de dos pisos en el centro del ecosistema: Google, junto a otros dos gigantes, Telmex y Movistar.

Estos enormes jugadores no solo llaman la atención de manera natural por el tamaño y diseño de sus stands, sino porque regalan “suvenires” y obsequios a manos llenas, y desde luego, traen a “las mejores edecanes”, usualmente extranjeras de 1.80 metros de estatura. También te encontrabas stands medianos, como el de Microsoft y SuEmpresa, que pese a no tener el glamour de los gigantes, mantenían buena atención por parte de los visitantes (gracias a los regalos y a las edecanes en buena medida).

Los “pequeños expositores”, esos que ocupan stands de 3×3 metros con mamparas blancas simples, son los que tienen el mayor reto: atraer la atención e interés de los visitantes (todos ellos clientes potenciales) con pocos recursos, tal vez sin regalos ni edecanes y en pasillos angostos atiborrados de gente. Es como tener un “stand del Infonavit” y quererle competir a tiendas de centro comercial de Santa Fe, Interlomas o Polanco.

¿Qué hacer para ser competitivo y atractivo en una Expo bajo estas circunstancias?

1. Decora bien tu stand. Si tienes cerca a stands de grandes proporciones y con mucha majestuosidad en su diseño, lo mínimo que tienes que hacer es decorar bien tu espacio. Con $800 pesos puedes mandar a hacer material impreso (lonas y vinilos) llamativo y de buena calidad para todo tu stand.

a. La lona posterior (2×2 o 3×3)suele ser tu anzuelo principal, si está bien diseñada, con letras lo suficientemente grandes para que se lea a 5 metros de distancia, seguro atraerás la atención de los visitantes. Mucha gente es tímida, no pide volantes ni se acerca a preguntar si la información que se aprecia a simple vista en el stand no lo convence de hacerlo.

b. Usa las paredes laterales de tu stand para poner información más detallada de tu negocio que ayude a explicar a los interesados qué haces y por qué deben contratarte.Imagina que los vinilos son un rotafolio que te sirve como material de apoyo en una junta.

c. Cada pieza publicitaria debe llevar el nombre de tu negocio y la dirección de internet correspondiente. Por curioso que parezca, hay muchas personas que se meten al stand a tomarle fotos a todas las mantas, vinilos y carteles, para llevarse información detallada. Si no tienes tu nombre y dirección en cada uno de ellos, es posible que luego no puedan identificarte con claridad.

d. Es importante que el stand tenga un “diseño” que invite a las personas a entrar contigo y preguntar por tus productos o servicios. Si de entrada pones una mesa enfrente en forma de barrera, probablemente ahuyentarás a mucha gente tímida o poco curiosa. Ten mesas y sillas disponibles para que la gente se sienta cómoda al hacerte una consulta.

2. Identifica bien tu negocio. Sin entrar a tu stand, la gente debe tener la capacidad de al menos intuir a qué te dedicas. Los organizadores de las expos suelen ofrecerte rotular la marquesina de tu stand con el nombre de tu empresa, el cual muchas veces no dice ni sugiere nada a las personas que no te conocen. El primer día de la Semana del Emprendedor me di cuenta que al nombre de nuestra firma no le habían incluido la palabra “abogados”. Saliendo del centro de exposiciones fui con el impresor para que me hiciera vinilos adecuados que informaran con claridad a qué nos dedicábamos. Lo mismo aplica para la lona o los vinilos interiores, deben indicar sin lugar a dudas y de manera visible a qué te dedicas o qué es lo que vendes.

3. Lleva suficiente material informativo y de contacto. Tan solo para el pre-registro de este evento se habían apuntado más de 65,000 personas. ¿Cuánta gente crees que pase por tu stand? ¿cuántos de ellos podrían pedir informes? Con mil pesos puedes mandar a hacer 2,000 volantes a color impresos por ambos lados (el reverso va en 1 tinta). Creo que es lo mínimo que deberías de llevar a esta clase de eventos. Las tarjetas de presentación son igualmente importantes, la gente verdaderamente interesada en tus productos y servicios te va a pedir más la tarjeta de presentación que volantes o trípticos. Quieren estar seguros de poder localizarte, y como muchos de ellos me comentaron “los volantes se pierden fácilmente”. Yo estimo haber atendido a un promedio de 100 personas diariamente, así que considerando que se trata de un evento de 5 días, idealmente deberías llevar al menos 500 tarjetas de presentación.

4. Las imágenes, impresiones y decoración atraen, pero la gente es la que vende. Necesitas tener en tu stand gente que sepa vender y que sepa lidiar con todo tipo de personas. A nuestro stand llegaron: extranjeros (los atendimos en inglés y hasta en francés), amas de casa, estudiantes, micro empresarios, emprendedores, gente de buen y de mal humor, gente de trato rudo, discapacitados y adultos mayores. Todos requieren un trato distinto y les atraen distintas cosas. Una joven en tono retador me preguntó: ¿y por qué debo contratarlos a ustedes y no a otro despacho de abogados? ¿por qué ustedes son mejores que los demás? Otro señor de la tercera edad, de muy mal genio, llegó cuestionando el costo de nuestros servicios: ¿cómo justifican ese costo? ¡si yo puedo hacer casi todo el trabajo solo! En fin, hay que tener tacto y paciencia para atender a todos de la mejor manera. Antes de iniciar la conversación o labor de venta es importante preguntar “¿a qué te dedicas?” o “¿qué tipo de negocio tienes o quieres iniciar?”. En base a sus respuestas sabrás plantear los servicios que se adecúen a sus necesidades.

5. Obsequios y edecanes suelen atraer con mayor facilidad a posibles clientes. La triste realidad es que muchas personas se acercan a los stands atraídos por los obsequios y/o por las edecanes. Si deseas repartir obsequios asegúrate de tener una dinámica establecida que involucre a la gente en tu negocio para que se puedan “ganar” el derecho a un obsequio. Si los regalas libremente, se te acabarán en un dos por tres y no engancharás a posibles clientes. Por otro lado, si deseas contratar edecanes no te vayas con la idea de que si son AAA serán todo un éxito para tu negocio. Las edecanes categoría “AAA”, además de muy atractivas, suelen ser excelentes repartidoras de sonrisas y volantes, pero pocas veces saben hablar con exactitud sobre tu negocio. En cambio hay muchas edecanes “AA” que además de atractivas, tienen buenas aptitudes de oratoria e inclusive de ventas. No las contrates solo por lo que ves en sus fotos, pregunta a la agencia qué capacidades tienen para interactuar con el público, e inclusive para hacer “labor de venta”.

El objeto de tener información en un stand no solo es dar a conocer a los visitantes lo que haces, sino interesarlos lo suficiente para que se acerquen contigo, te hagan preguntas y obtengas sus datos para contactarlos posteriormente, o en el mejor de los casos, hacer ahí mismo el cierre de ventas o una cita de negocios.

Y para que no digan que este artículo no es de índole jurídico, aquí viene la recomendación más importante: si durante su estancia en la expo recolectan datos personales (tarjetas de presentación, nombres, teléfonos o correos), es indispensable contar con su Aviso de Privacidad en el stand, integral, simplificado o corto, según sea el caso, para evitar incurrir en incumplimientos bajo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.