Debido al brote global de coronavirus, han sido pospuestos y cancelados una enorme cantidad de eventos a todos niveles. El llamado al auto-aislamiento y al distanciamiento social, ha significado que celebrar grandes reuniones ya no resulte seguro ni responsable.

Uno de los primeros sectores en sentir los devastadores impactos financieros de COVID-19 fue el de la hospitalidad y los eventos. Esta industria detectó señales tempranas de advertencia de que esto ya no sería el negocio habitual, a partir de que los asistentes comenzaron a cancelar los planes de viaje y los patrocinadores a retirarse.

La industria de eventos se prepara para adaptarse y responder a las nuevas reglas que prevalecerán al irse restituyendo y reactivando la actividad. Durante este período de gran incertidumbre, debe dedicarse a identificar aquellos cambios que pueden ocurrir y las oportunidades que hay dentro de ellos.

El primer y más evidente, se observará en los términos de los contratos. No será de extrañar, que ahora se incluyan cláusulas en las que se contemplen temas como la COVID. Habrá que poner mucha atención en las especificaciones sobre causas de “Fuerza Mayor” y las ramificaciones económicas que se derivarán en el caso de tarifas, penalizaciones o cargos adicionales.

Y esto atañe a los planificadores de eventos, los asistentes y clientes en general, que probablemente estarán más dispuestos a revisar las políticas de cancelación con lupa. Por ello, es de esperarse que quienes ofrezcan el servicio sean lo más claro y directos posible en sus términos de cancelación. Hacer que esto sea digerible para los clientes facilitará la asistencia los eventos.

Otra situación que se presentará es la accesibilidad en el corto plazo tanto de hoteles como sedes de eventos. Este es el momento para negociar tarifas, pues los prestadores del servicio estarán en una mejor actitud para cerrar un trato. En retribución, se esperan pagos anticipados más altos, como una forma rápida de equilibrar sus finanzas. Ya sea que se trate de viajes individuales o reservas grupales, los hoteles requerirán un mayor compromiso financiero para asegurar las habitaciones.

Si bien puede preverse que los hoteles responderán en un principio con tarifas reducidas para fomentar la demanda, en seguida vendrá un considerable aumento en los precios debido a la escasez de oferta. Es el caso, por ejemplo, de los grandes centros de convenciones que se han habilitado como hospitales improvisados; ¿cuánto tiempo llevará rehabilitarlos? Si agregamos la poca disposición de la gente a viajar, esto podría provocar un cambio en la demanda hacia lugares más pequeños y accesibles.

Atestiguaremos entonces, un aumento en los viajes locales. Conducir a un destino cercano para un evento, festival o viaje de placer, resultará más atractivo, no solo por cuestiones de seguridad, sino por reinvertir en sus economías domésticas. El foco para los planificadores está en ese segmento.

Y es que, el mayor impacto será para los llamados meeting planners. La mayoría de las compañías de planificación de eventos se han visto muy afectadas financieramente. Los presupuestos se han reducido drásticamente y pueden permanecer así durante algún tiempo.

Esto ha trascendido en la reducción de personal, situación que podría dificultar la ejecución de eventos, desde su de planificación, hasta la disposición para cumplir con las encomiendas. Como no se vislumbra una recontratación inmediata, esto conducirá a la opción de la subcontratación, ya que se traduce en un ahorro en gastos generales y sueldos para las empresas. La buena noticia para los organizadores de eventos, es que surgirá un mercado para el trabajo independiente.

El encierro ha desembocado en la llegada de todo tipo de eventos virtuales, que, si bien tienen su valor, nunca serán comparables con las conexiones cara a cara. Así que, mientras esto retorna a su formato original, los creativos tiene un espacio valioso para pensar como adaptar y mejorar los eventos en vivo. En México tendremos pronto la primera versión virtual del Tianguis Turístico, una feria reconocida en el mundo por su calidez y festividad. Será muy interesante ver en qué resulta.

Antes de COVID-19, los eventos a la vanguardia de la tecnología incluían gamificación, bots de chat, salas de chat, transmisión virtual, como un valor agregado. Ahora, estos serán el estándar en los eventos del futuro, lo que abre una gran oportunidad para aquellos que se han valido mayormente de la tecnología para aderezar eventos.

Puede que no sea todo, ni todo sea así. Los cambios ocurrirán y la industria deberá mantenerse atenta para reaccionar de acuerdo a las circunstancias. Lo más valioso del asunto es la unidad que ha mostrado este sector, que se ha realineado con un propósito común: desde iniciativas solidarias en favor de las comunidades a través donaciones y voluntariado, hasta la conversión de instalaciones para atención de emergencia y, por supuesto, su empatía con todos los actores de la industria, pues de no ser así, salir adelante sería aún más cuesta arriba.