Recientemente, estaba conversando con algunos amigos acerca del papel de la persona encargada del personal en la organización, pues con frecuencia, y sobre todo en las empresas pequeñas, confluyen en una misma persona las funciones del Jefe de Personal con las del coordinador o Gerente de Recursos Humanos.

Y es que, si lo medimos desde el punto de vista estructural, la persona encargada del Recurso Humano, ya sea el Gerente o Coordinador, es quien se encarga de planificar, dirigir y coordinar todas las labores relacionadas con el talento humano en una empresa. Mientras que el Jefe de Personal es aquel que lleva la gestión diaria de los trabajadores, la supervisión de la jornada laboral, los horarios, cumplimientos de reglamentaciones, entre otras funciones.

Recuerdo la vez que fui consultor jurídico interno de una Organización, con más de 400 empleados y más de 250 empresas, y me hice muy amigo tanto de la Gerente de Recursos Humanos, como del Jefe de Personal (el segundo dependía a nivel de estructura de la primera), quien me decía que su función era la del malo de la empresa ante los empleados, pues debía dar la cara por las decisiones menos agradables ante el personal. A comparación del rol de la Gerente, que era la que presentaba ante los colaboradores, todos los beneficios que se les otorgaba. De esta manera él representaba “el villano” y la Gerente “el héroe” de la película.

En las empresas más pequeñas, donde su tamaño y presupuesto no justifica la creación del papel de Gerente de RRHH y la del Jefe de Personal por separado, el Coordinador o Gerente de RRHH debe realizar ambas tareas. Es aquí donde se tiene que hilar muy fino, porque he encontrado casos en los que la persona de RRHH hace mucha empatía con los trabajadores y es débil al momento de imponer sanciones o incluso, solo poner carácter ante ellos.

Algunas empresas optan por contratar bajo la figura de outsourcing o tercerización a una empresa o persona, para que les ayude con todo lo relacionado con el personal, lo que en ocasiones puede representar una buena opción, pero en otras, por temas de costo, tiempo y falta de sentido de pertenencia con la empresa, no es la mejor opción.

Pero veamos o resumamos las funciones del Gerente de RRHH y la del Jefe de Personal, para hacer una distinción de lo que debe ser el foco de trabajo de cada uno, para que aporten lo mejor a la organización.
Según el BBVA, el Gerente de RRHH tiene como funciones:

• Organización y planificación del personal: consiste en planificar las plantillas de acuerdo con la organización de la empresa, diseñar los puestos de trabajo oportunos, definir funciones y responsabilidades, prever las necesidades del personal a medio y largo plazo, analizar los sistemas retributivos y de promoción interna, entre otras tareas.
• Reclutamiento: es el conjunto de procedimientos encaminados a atraer candidatos competentes para un puesto de trabajo en la empresa. Estas técnicas de reclutamiento pueden ser internas, si consisten en captar candidaturas de personas que forman parte de la plantilla de la empresa; o externas, si los candidatos son personas ajenas a la organización.
• Selección: esta función es muy importante, ya que uno de los factores determinantes del éxito de una actividad empresarial, es la correcta elección de las personas que han de trabajar en la empresa. Se debe realizar un análisis completo de todo lo que el candidato aporta al puesto de trabajo, y para ello este debe pasar por una serie de pruebas de selección.
• Planes de carrera y promoción profesional: el desarrollo del personal puede implementarse a través de planes de carrera, con programas en los que las personas pueden adquirir la experiencia necesaria, para luego estar en condiciones de progresar en la estructura de la organización.
• Formación: la formación de los trabajadores permite al personal de la empresa adaptarse a los cambios que se producen en la sociedad, así como a los avances tecnológicos, pues la empresa debe facilitar formación para el desarrollo de tareas específicas que se han de realizar dentro de la misma, en función de sus objetivos y planes.

En cuanto al Jefe de Personal, el Ministerio de Educación del Perú, a través de la Unidad de Gestión Educativa Local, ha definido muy bien las siguientes funciones:

• Planificar, coordinar y evaluar el trabajo del Equipo a su cargo.
• Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que son competencia de los trabajadores como: reglamento de asistencia, puntualidad y permanencia del personal, y normativas Internas de la institución.
• Emitir informes y/u opiniones sobre los expedientes o peticiones.
  Dirigir y evaluar la formulación de documentos como: cuadros para asignación de personal y nominativa de la entidad e Instituciones Educativas, ampliaciones de calendario, y actualización de la población laboral.
• Dirigir y evaluar la efectividad de la formulación de la Planilla Única de Remuneraciones, bonificaciones, subsidios, reintegros y devengados.
• Orientar la preparación de Resoluciones sobre: acciones de desplazamiento del personal, asuntos remunerativos y beneficios, subsidios, entre otros”.

Ya sea por la vía de creación de una estructura interna para que se encargue de los RRHH, o a través de la contratación de una empresa o persona vía outsourcing, las labores de la persona que oriente y supervise todo lo relacionado con los trabajadores es fundamental dentro de una empresa sin importar su tamaño.

Por lo general, la operatividad diaria absorbe la atención de los propietarios o gerentes de las empresas, llevando a una desatención del personal, como si se tratara de un chiste, siendo realmente la parte más importante en toda organización.