El newsletter o boletín de noticias nació como un órgano informativo que las empresas utilizan para comunicarse de manera formal y regular ante públicos seleccionados, para compartir las principales novedades de la organización, sus productos, su gente, sus mejores promociones y las últimas noticias de interés. Es uno de los medios de comunicación primarios para una institución.
Una de los desafíos en la producción de un newsletter, es lograr que sea eso en esencia, un documento que comunique noticias y para que una noticia trascienda tiene que ser novedosa, impactante y de interés común. Lo peor que nos puede suceder es que nuestro newsletter se convierta en parte del paisaje, y en el peor de los casos, una molestia.
Y ¿cómo enfrentar estos desafíos? Por supuesto el primer paso es el integrar una base de datos robusta, en cuanto a cantidad y calidad. Los correos electrónicos han demostrado tener éxito en ganar nuevos lectores y clientes. En 2016, eMarketer informó que el retorno de la inversión (ROI) del correo electrónico superó a todas las demás tácticas de marketing digital, incluidas las redes sociales.
El principal valor del newsletter es su contenido, por lo que es de primordial importancia definir una política editorial, así como una definición de la composición de la información. Lo más recomendable y más eficiente es crear una plantilla que le facilitará el vacío del contenido, lo que permitirá integrarla con mayor facilidad y consistencia. Se puede iniciar con un diseño muy básico, y este irá evolucionando conforme se vayan colocando el texto y las imágenes y ajustado con base en los comentarios que se obtengan de colaboradores y lectores.
El segundo elemento es desde luego la presentación. El newsletter debe de ser consistente con la imagen institucional e integrarse como un elemento más de branding. Cuidar el nombre, colores, tipo de letra e incluso que el tono del contenido sea un fiel reflejo de la marca (o empresa). Si el newsletter va a estar también desplegado en la página web, hay que cuidar que sea cohesivo con el aspecto propio del sitio.
El formato es otro punto relevante. Si bien las Pc´s o laptops son el principal medio por donde los ejecutivos y empleados consultan sus correo, los teléfonos móviles están tomando mayor recurrencia y preferencia. Las aperturas de correo electrónico móvil han crecido un 180 por ciento en los últimos tres años y tenemos que cuidar que el diseño del newsletter responda a los formatos adecuados para cada dispositivo.
Lo que mejor funciona es un diseño a una o dos columnas. Debemos de ser racionales con el texto, un usuario debe poder desplazarse con facilidad para encontrar información. Es propio reducir el enfoque y limitar las llamadas a la acción así como respetar el tiempo del lector siendo claro y conciso. Dejar un amplio espacio en blanco para dar un poco de alivio a los ojos de los lectores y abstenerse de llenar el boletín con imágenes grandes que retrasan la descarga.
Haga una edición profesional de su newsletter. Los editores a menudo desarrollan ideas de contenido y asignan temas a los colaboradores. Evalúan los contenidos que son sometidos a su juicio, revisan ortografía, puntuación y gramática. Los editores también verifican los hechos y determinan si un manuscrito o artículo está listo para su publicación. Debe de cuidar el newsletter desde la selección, jerarquización y revisión de notas, hasta su programación. El Newsletter es un reflejo de la organización, por lo cual su presentación debe de ser consistente e impecable.
Una vez enviado el boletín, aproveche cualquier herramienta de análisis para poder determinar qué funciona y qué no. Esto permitirá ir perfeccionando el contenido y otros aspectos como formato, periodicidad, diseño y hasta la tipografía.
Es importante no cometer errores que puedan molestar al usuario por su carácter excesivamente intrusivo. El newsletter no debe ser un medio descarado de publicidad, no optes por un diseño muy recargado. Las mejores newsletters son simples, limpias, claras y directas.
