El insumo más valioso con el que cuenta una empresa es su capital humano y justamente uno de los mayores retos radica en su adecuada gestión. Por diferentes motivos, a menudo se requiere tener una conversación difícil con algún integrante del equipo y abordarla adecuadamente es fundamental para solucionar los inconvenientes que suceden a menudo.

El buen funcionamiento de una empresa radica en gran parte en la asertividad de las conversaciones que se tengan en todas las áreas de la misma.  Planificar, coordinar acciones, vender productos, establecer pautas en la metodología, conocer las necesidades de los clientes, identificar nuevas oportunidades, en general, en todos sus aspectos la comunicación entre las partes resulta esencial. 

Liderar es influir y cuando se está al frente de una empresa, una de las habilidades con las que se debe contar es saber llevar de manera efectiva la comunicación en los momentos delicados con los empleados, proveedores, socios y por supuesto, con los clientes.

Una conversación en común

Henry Mintzberg, un reconocido experto a nivel mundial en los negocios y la gestión corporativa explica que, para organizar hay que dividir, separar en secciones y áreas; pero a la vez, se requiere de coordinar el trabajo para conectar las estructuras nuevamente. En mayor o menor medida, lo que hace posible esta labor es la conversación, de ahí que el desarrollo de su habilidad constituya un valor estratégico para el éxito de las empresas.

Estos momentos, pueden suceder con mayor o menor frecuencia según la misma característica de la organización, pero siempre requieren ser tratados de manera técnica y con ciertas habilidades. Aplicar los siguientes elementos, resulta de gran ayuda, para llevar conversaciones difíciles con un mejor nivel de acierto.   

Definir los objetivos: Establecer antes de la reunión cuál es el foco de la conversación ayuda a organizar los argumentos y durante el encuentro permite mantener el tema de la reunión, evitando irse por ideas secundarias y menos importantes.  

Claridad en el mensaje: Para este tipo de reuniones resulta fundamental ser muy claro en el mensaje, irse por las ramas sólo genera una mayor ansiedad en la otra persona. 

Separar las emociones: En toda conversación difícil, como parte de la condición humana que nos caracteriza, resulta inevitable que en algún momento aparezcan; sin embargo, el líder debe enfocarse en hechos, conductas y acciones tangibles, evitando emitir juicios de valor. Aún y cuando la otra persona reaccione emocionalmente, la forma como se comunica, el tono y el mismo vocabulario son elementos fundamentales para mantener el propósito de la reunión.

Empatía: Reconocer que al frente nuestro está sentado una persona ayudará en la manera positiva el encuentro se desarrolle. Dejar que la otra persona explique su versión y que se sienta escuchado, genera un ambiente de confianza. Tengamos presente que la expresión verbal y física tienen una gran influencia en el mensaje que estamos enviando. 

Llegar a acuerdos: El objetivo de la conversación puede estar motivada por temas como bajo desempeño, resultados deficientes, una mala relación con otros compañeros, o incluso un despido; sin importar su origen al final se debe llegar a un compromiso o si es el caso, a la revisión de las propuestas para ser discutida en una siguiente sesión. 

Cierre de la conversación: Finalmente, no resulta adecuado terminar la reunión discutiendo algún otro tema pendiente, este espacio debe ser exclusivamente para este asunto, cualquier otro mensaje no hará más que restarle credibilidad al encuentro.

El trabajo remoto, a distancia y colaborativo con el que hoy muchas de las empresas están llevando a cabo su operación expuso de manera sensible el valor y la necesidad de llevar una comunicación efectiva y que permita unificar el mensaje, las prioridades y los básicos del negocio. No hay manera de evitar que estas situaciones sucedan en el trabajo, es tan importante comunicar las noticias y los resultados positivos, como los temas a mejorar o a cambiar definitivamente 

Es ante este tipo de situaciones que las empresas forjan la impronta con la que se comunican. La honestidad de la palabra y el respeto por la otra persona deberán acompañar cada decisión que se tome. Nuestro equipo, valorará inmensamente esta claridad y aunque en algunos momentos las decisiones los afecten, el compromiso de trabajar por un mismo objetivo, se reafirma, justamente, en momentos como estos.   

Por James Hernández, presidente y cofundador de Trust Corporate.