Por Guillermo Pérezbolde
Twitter: @gpbolde
No cabe duda de que algunos de los avances tecnológicos más trascendentes de finales del siglo pasado y lo que va de éste tienen una relación directa con mejorar la comunicación, y si a nivel personal han sido impactantes, a nivel profesional han permitido hacer negocios que eran inimaginables hace tan solo 30 años. Hoy vamos a analizar estas nuevas opciones de comunicación colaborativa.
Aunque la idea de la máquina de Fax o Facsimile Telegraph fue concebida por el escocés Alexander Bain en 1843, fue hasta la década de los 80´s en el siglo pasado que se popularizó su uso, brindando a las empresas la oportunidad de enviar información importante de forma inmediata y a un bajo costo. En aquel momento en términos de comunicación se pensaba que el Fax era el máximo adelanto tecnológico de la época, tomando en cuenta que lo que había hasta entonces era el Telex (TELegraph Exchange) que se empezó a utilizar en la década de los 30´s por el gobierno alemán y posteriormente en América creció su uso en la década de los 70´s con equipos de Siemens, AT&T y British Telecom.
En la actualidad, aunque algunas empresas siguen utilizando el Fax, ya no es la tecnología más importante para comunicación, incluso fue rebasada por el email aunque en los últimos dos años ha empezado a bajar su uso a nivel profesional debido al spam, lo cual a su vez ha dado paso a nuevas opciones tecnológicas de comunicación unificada, con un enfoque en la colaboración remota.
En este año la empresa de análisis de información Aberdeen Group publicó un par de estudios en donde se le denomina SoMoClo (Social, Mobile, Cloud Computing) a este nuevo tipo de comunicación que ya están implementando las empresas en la actualidad donde incluyen en la misma estrategia de comunicación al Social Media, el Mobile y el computo en la nube como parte de una estrategia de comunicación unificada donde los tres canales tienen el mismo objetivo, en algunos casos se busca mejorar la comunicación con los clientes, pero en otras ha servido para optimizar la comunicación interna y la productividad aun de forma remota.
En el primer estudio de Aberdeen de julio de 2011, denominado Unified Integrated Communications, se muestra cómo las empresas que se analizaron en el estudio han mejorado su comunicación y sobre todo sus procesos productivos a partir de la implementación de nuevas tecnologías. En la gráfica de abajo se muestra lo que se ha logrado en estas organizaciones:
El primer punto habla de cómo se mejoró la satisfacción del cliente final, pero el segundo y tercero hacen referencia directa a la productividad de los empleados, permitiéndoles trabajar más y mejor fuera de sus oficinas, lo que se le conoce como “Home Office”.
En el segundo estudio de Aberdeen de diciembre de 2011, llamado Business Communication Optimization, se muestran ya los procesos que están siguiendo las empresas para implementar el SoMoClo y distingue tres pasos principales:
1. Alinear las tecnologías de la información(IT) con el plan de negocios de la compañía, con el fin de ser una ayuda en los diferentes procesos.
2. Brindar soporte a los usuarios(empleados o clientes) para la implementación y operación de las nuevas tecnologías.
3. Generar un entorno compatible entre software y hardware que reduzca lo más posible la curva de aprendizaje.
En este estudio se muestra cómo las empresas, sobre todo las más grandes, ya están incorporando los tres canales como parte de sus estrategia de negocio. Aunque la más visible de las tres es Social Media, otras tecnologías como el Web conferencing, Virtual meeting y manejo de contenidos mediante CMS (Content Management System) están creciendo de forma acelerada como lo muestra la gráfica siguiente:
¿Cómo aplicar SoMoClo en una PYME?
Si bien las grandes organizaciones se benefician de las nuevas tecnologías, las pequeñas y medianas también pueden hacerlo, incluso sin gastar las mismas cantidades de dinero.
Lo primero que requiere una empresa para iniciar es definir qué necesita en términos de comunicación, ya que cada organización es diferente y se comunica interna o externamente de forma distinta.
Una vez definido esto, hay que buscar las herramientas tecnológicas que nos puedan servir. En este punto muchas empresas se pierden por la gran cantidad de opciones disponibles tanto gratuitas como de paga, así que voy a incluir algunas opciones que he probado para facilitar el proceso de elección de plataformas, y las voy a dividir por el tipo de solución que ofrecen.
Video conferencia
De acuerdo con cifras del mismo estudio, 70% de las empresas grandes utilizan actualmente la video conferencia, pero solo 44% de ellas le permite a sus empleados utilizarla, ya que limitan su uso a los puestos directivos. En este punto las PYMES tienen una ventaja, ya que no necesitan pasar por todo el papeleo que requieren las grandes para implementarlo en todo el personal.
En el último año han llegado nuevas opciones para hacer video conferencia, aquí unos ejemplos pensados para PYMES:
Sin duda, es el hermano mayor de los sistemas de Video Conferencia no profesional y permite de forma gratuita enlazar a dos personas sin importar su ubicación geográfica. Si se requiere de sesiones con varios usuarios, Skype ofrece una versión pro a un precio razonable. Como dato curioso, Microsoft compró hace unos meses Skype y firmó casi al mismo tiempo un acuerdo con Facebook para ofrecer el servicio dentro de su plataforma.
Esta es una muy buena opción que también es gratuita y se puede utilizar desde casi todos los servicios de Google como Gmail y Google+ o mediante una versión para escritorio, pero únicamente para PC.
Esta es la propuesta de Apple para video conferencias y permite que cualquier usuario con equipos de la manzana pueda utilizarlo de forma simple y efectiva y lo mejor es que tampoco cuesta.
Virtual Meeting
A diferencia de las tecnologías para video conferencia, en las plataformas de Virtual Meeting se puede interactuar de forma dinámica con todos los participantes, enviando y recibiendo información, compartiendo el escritorio de los integrantes y documentando la reunión a manera de bitácora para futuras consultas.
Esta es una poderosa herramienta de Cisco que permite por menos de 20 dólares mensuales hacer reuniones virtuales sin importar la ubicación de los participantes. Algunas empresas utilizan esta plataforma para dar capacitación a sus empleados y hacer reuniones de ventas.
Esta opción es muy popular ya que permite participar en reuniones virtuales utilizando no solo una Mac o PC, sino prácticamente cualquier dispositivo móvil como el iPhone, iPad y Android, pero la licencia cuesta casi 50 dólares mensuales.
CMS (Content Management System)
Los CMS facilitan la publicación de contenidos en Internet, ya que ofrecen interfaces simples para publicar desde un post, hasta una galería de fotos o una hoja de registro sin necesidad de conocimientos técnicos de programación o diseño. Por lo general los CMS vienen acompañados por Plugins o extensiones que brindan mayores opciones para agregar servicios a los sitios, por ejemplo se peuden agregar carritos de compras, catálogos de productos, galerías de fotos, etc.
Este es un poderoso CMS de código abierto (open source) que es muy utilizado en el mundo para portales y tiendas en línea, y aunque es realmente muy poderoso puede ser complicado de utilizar sobre todo para quienes no tienen experiencia en este tipo de plataformas.
Este es uno de los CMS que mayor adopción ha tenido en los últimos años, y muchas empresas y gobiernos han basado su plataforma online en Drupal. Algo que me gusta de esta opción es la personalización que ofrece. El slogan del proyecto es “ Ven por el software, quédate por la comunidad”.
Este es el CMS más utilizado en el mundo, millones de blogs utilizan WordPress como plataforma. Ofrece dos versiones una personalizada donde se puede instalar el software en nuestro propio servidor y otra donde por medio de la pagina de WordPress.com se puede crear un blog en minutos sin necesidad de contar con un servidor propio.
Mobile
En la actualidad, prácticamente todos los empleados en una oficina cuentan con un celular, lo cual puede ser una ventaja para las empresas para poder estar en contacto de forma constante con ellos cuando nos están físicamente en ella.
Si bien Blackberry con su BBM ha conquistado al mercado empresarial, hoy existen otras opciones de comunicación que pueden ayudar a los negocios a comunicarse mejor.
Es un sistema multiplataforma (iPhone, Android, Blackberry y Nokia) que permite el envío de mensajes de texto, imágenes y video, e incluso ofrece la posibilidad de enviar la ubicación física del usuario, lo cual es muy útil para reuniones. Permite también hacer chats entre varios usuarios simultáneos y utiliza la tecnología Push para el envío y recepción de mensajes.
Esta aplicación permite hacer llamadas locales o internaciones y enviar mensajes de texto de forma gratuita en dispositivos iPhone y Android
En conclusión me parece fascinante el momento tecnológico que estamos viviendo en donde podemos realizar nuestro trabajo rutinario de forma virtual sin necesidad de estar atados a un solo lugar como tradicionalmente se ha hecho.
El Conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor.
