Los Meeting Planners tenemos la capacidad de crear comunidades vivas que participen de manera personal en eventos corporativos y de manera virtual en las diversas etapas de desarrollo que conlleva una buena estrategia, para eso es necesario implementar lo que yo llamo, una campaña de relacionamiento, la cual tiene 3 etapas:

1. Pre-Evento
2. Evento
3. Post-Evento post-evento

Si bien, existe un momento en donde se crea en un ciclo, lo que hay que observar es que el objetivo primordial de una Campaña de Relacionamiento es lograr el origen de una comunidad. ¿Qué es una comunidad?: es un grupo social de cualquier tamaño cuyos habitantes residen en una misma localidad, ya sea física o digital, comparten el entorno y tienen intereses, gustos y tradiciones en común.

Para los Meeting Planners es fundamental tomar en cuenta los factores que hacen que los invitados de un evento se sientan cómodos e integrados. Requerimos saber cuáles son los intereses y gustos comunes, las necesidades similares y detectar si comparten las mismas ideas, los mismos objetivos, y asegurarnos de tener una estrategia de comunicación que propicie a que convivan amigablemente de manera virtual y compartan sus necesidades para resolver problemas mediante la colaboración.

En la medida que exista una comunidad, se dejan ver los beneficios para todos, tanto para cada uno de los integrantes, como para los organizadores del evento y especialmente para las empresas y marcas que quieren acercarse a ese target de manera acertiva.

En el caso de que no exista la comunidad, te recomiendo organizar un primer evento para reunir a los invitados y que se conozcan personalmente. Antes de que existieran tantas herramientas digitales, lo que hacíamos era enviar una invitación impresa, seguida de un intenso telemarketing y así lograr una buena asistencia. Hoy en día, las Campaña de Relacionamiento empiezan mucho tiempo antes, gracias a las diversas plataformas digitales que permiten distribuir y compartir contenidos enfocados a los temas de interés de grupos de personas segmentados.

Previo a la invitación, es conveniente difundir información a través de correos electrónicos, redes sociales, webinars, e inclusive a través de medios especializados impresos y digitales. El punto es conseguir entablar una conversación sin hablar específicamente del producto o servicio a promocionar; de esta manera obtienes lo que se conoce como “evangelización del mercado”. Por ejemplo, si hablamos de un producto para la salud, es conveniente ofrecer contenidos sobre hábitos de alimentación y rutinas de ejercicio; si el producto es un software de seguridad funcionaría que compartas información acerca de los riesgos de la seguridad en internet. Lo que se pretende es lograr sembrar expectativa en la audiencia.

Una vez que compartes el contenido, las personas lo pueden enriquecer desde sus dispositivos móviles, y a través de programas especializados, es posible recolectar y analizar todos los datos y tener mayor conocimiento sobre las reacciones y actitudes que tendrá el público en tu evento corporativo.

De esta manera puedes diseñar la invitación más adecuada, y a través de ella puedes brindar previos de las conferencias de los speakers que conocerán en vivo. Es increíble que se puede iniciar una conversación y una contribución frecuente por parte de los invitados y de esta manera se sienten parte integral de la producción del evento, ya que pueden votar por temas de interés, estilos de música e incluso comidas especiales, entre otros elementos.

Con base a la retroalimentación de la primera etapa de relacionamiento, durante el evento tienes la oportunidad de armar la agenda, sesiones plenarias, breakouts, comidas, cocteles, en diversos momentos y espacios para impulsar el networking.

Como Meeting Planner es importante orgaizar dinámicas oportunas, creativas y divertidas que conquisten los gustos e intereses de los asistentes.

Es muy probable que te enfrentes al hecho de que hay personas interesadas solamente en el tema y otras pueden estar interesadas tanto en el tema como en el producto y o servicio; es en este momento que se empieza a formar una comunidad, que es sin duda la clave para alcanzar mejor impacto en la tercera etapa de la campaña: después del evento serás capaz de generar contenidos más específicos y personalizados dependiendo de los intereses e inquietudes que hayas detectando en dicha comunidad. Considera que aún que todos los individuos estén interesados en el tema, existen niveles o grados de interés individuales.

Es a través de las herramientas tecnológicas, que medirás la respuesta de tus consumidores para que al final puedas obtener leads calificados que compartas con el área área comercial de la empresa para que logren cerrar nuevos negocios y pueda volver a iniciar un nuevo ciclo de la campaña.

Es importante no perder de vista que las campañas de relacionamiento están estrechamente ligadas al crecimiento de la empresa. Lo ideal es que los eventos tengan cierta frecuencia y continuidad, incluso organizar eventos teledirigidos detalladamente segmentados para favorecer y reforzar los contactos, que se verán traducidos en mayores ingresos y utilidades.