En el trabajo, el correo es una gran herramienta de comunicación interna y externa.
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No obstante, las cantidades de información que llegan complican la lectura y administración de los emails.
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Por ello, Carmenza Alarcon, General Manager de Sanofi recomienda tips para revisar la bandeja de correo de forma eficiente.
El uso del correo electrónico en el trabajo ha facilitado la comunicación y la recepción de mensajes es casi inmediata reduciendo los costos y simplificando procesos dentro y fuera de la organización; no obstante, como una herramienta de comunicación interna y externa su uso puede exceder las capacidades de una persona de recibir y administrar gran volumen de información. Por ello, Carmenza Alarcon, General Manager de Sanofi da una serie de tips para revisar la bandeja de correo de manera eficiente.
Tener mensajes en la bandeja de entrada del correo electrónico en muchas ocasiones se debe por un protocolo empresarial, es decir, tiene que ver con la imagen corporativa de la firma y cualquier acuerdo que se realice dentro de el queda registrado como un compromiso que tiene garantía de cumplimiento con fecha y hora de acción.
Con los correos llega la necesidad de dar seguimiento de casos, reportar tareas o revisar historial de sucesos.
Un plus del uso del correo electrónico en las empresas es que quita menos tiempo que realizar reuniones o llamar por teléfono. Con ello, se pueden revisar los mensajes en momentos adecuados cuando se tenga la oportunidad de tener la suficiente atención para leer y dar respuesta a las comunicaciones.
¿Cómo debes revisar tu correo del trabajo?
Por medio su perfil de LinkedIn, Carmenza Alarcon, General Manager de Sanofi habló sobre el regreso al trabajo después de un viaje y los retos a los que te tienes que enfrentar cuando abres el correo electrónico.
“Viendo la cantidad de emails me pregunto, ¿será que todavía tenemos la costumbre de enviar emails innecesarios o copiar a todo el mundo solo para quedar bien?”, reflexionó.
Con 300 correos aproximadamente en su cuenta, Alarcon no dudo en compartir unos tips para organizar de forma eficiente la lectura.
En primer lugar recomendó leer los que son del jefe directo y medir lo que está pendiente o es urgente y después seleccionar los marcados como urgente y dar prioridad.
“Para los emails que son cadena (ej. 10 mails del mismo tema), lee el más reciente y el primero que se generó. Muchas veces los otros 8 mails son solo comentarios como “estoy de acuerdo” o “gracias por compartir”, dijo Alarcon en el post.
Finalmente, para temas de equipo cercano es mejor reunirlos a todos para ver si hay temas urgentes que revisar.
Revisar el correo del trabajo de forma eficiente ayuda a reducir contaminación digital
Según información del Instituto Nacional de Ecología y Cambio Climático (INECC), en México hay un estimado de 29 mil toneladas de basura electrónica mensualmente. La acumulación de correos, no vaciar la bandeja de entrada y un correo con pocas letras pueden generar una gran huella de carbono, de acuerdo con International Workplace Group (IWG), por cada correo enviado se emiten 0.3 gramos de CO2.
Para evitar el aumento de contaminación en el planeta, por salud laboral y buena administración es necesario limpiar la bandeja de entrada de los correos constantemente, evitar almacenar correos sin datos relevantes y crear pestañas para organizar el correo y destacar lo relevante.
