Pocos dudan del valor que pueden tener las sesiones de brainstorming, aunque no siempre son reuniones tan efectivas como se desearía y es que existen varios aspectos importantes que deben tomarse en cuenta si se desea mejorar su productividad.
De hecho, según The Boston Consulting Group los cinco obstáculos a superar para lograr mejorar los resultados de estas reuniones dentro de una organización serían:
- Reunir a los participantes indicados y lograr que se sientan orgullosos de participar
Para asegurarse de contar con los diversos puntos de vista, se debe elegir “un grupo lo más diverso posible en términos de trayectoria profesional, formación académica, años de experiencia, género, puesto, etc.;”cuyos participantes deben llegar a la sesión con estado de ánimo positivo, para que su aportación sea de valor durante la reunión. “Dado que la mayoría de las personas tienen en gran estima la cualidad creativa, se ha de mostrar importancia a su participación en brainstormings.” Tienen que conocer que su selección se ha basado en criterios determinados que les hagan sentir valorados por dichas cualidades o características.
- Ofrecer ambiente seguro para expresas las ideas arriesgadas o radicales
Después de la generación de nuevas ideas nuevas, lo normal es que aparezcan detractores y obstáculos. “Para superar estos obstáculos y no descartar de antemano ideas más arriesgadas y radicales, hay que pensar a largo plazo, solicitando por ejemplo a los participantes que imaginen estar cinco años por delante en la compañía y que el volumen de ventas se ha triplicado. La reflexión sobre el camino que se ha elegido para llegar hasta esos resultados permitirá a los participantes pensar en otras ideas más radicales. Al comenzar con un objetivo extenso y explorar lo que se necesitó para llegar allí, los equipos de brainstorming pueden dejar de lado los prejuicios, las suposiciones y los “no” rotundos, y entrar en un nuevo territorio.”
- Clasificar las ideas en seguras y arriesgadas
Al solicitar a los asistentes votar sobre las ideas que han surgido, en muchas ocasiones el temor a lo nuevo o diferente les lleva a optar por aquello que parece más confiable o seguro. “Lo harán incluso si esas ideas fueron las que el negocio ha intentado y no pudo ejecutar previamente, o iniciativas que ya están en marcha. Por ello, que las iniciativas más seguras y cortoplacistas tienden a ser aprobadas. Las ideas más complejas con una rentabilidad a largo plazo son ignoradas, simplemente porque son menos seguras y más difíciles de visualizar. Esto se conoce como el “efecto de ambigüedad”, en el que la falta de información hace que las personas elijan opciones donde el camino al éxito es el más familiar o asequible.
Una manera de superar esta barrera es hacer que los participantes amplíen sus elecciones. Por ejemplo, clasificando las ideas en dos categorías ideas: las seguras y las arriesgadas. Además de superar la tendencia humana de ir con la apuesta más segura, este enfoque da como resultado una serie de opciones más variadas con distintos puntos de vista.”
- Lograr que todos los participantes tengan protagonismo y sean escuchados
Es usual que los asistentes con mayor rango copen la escena e incluso desanimen a los más tímidos a mostrar sus ideas, lo que evita que se conozcan propuestas que podrían ser valiosas. “Para superar este problema, se han de compartir antes las preguntas o los temas a tratar con anticipación y pídales a todos que asistan a la reunión con una lista de sus ideas. Incluso puede configurar un “cuadro de ideas” privado, online u offline, donde las personas pueden enviar ideas, pero permanecer en el anonimato.
En la reunión en sí, se ha de comenzar con unos minutos de reflexión individual antes de formar equipo, después las personas deben compartir y desarrollar ideas en grupo. Cuando llegue el momento de votar por ideas, es conveniente dar la posibilidad de que las personas registren sus elecciones de forma anónima a través de una votación secreta de algún tipo.”
- Definir las acciones que se ejecutarás después de la sesión
Puede que la reunión haya estado llena de ideas, inspiración y mucha energía, pero al final, lo que debe quedar establecido es cuáles serán las acciones futuras para que efectivamente sea productiva. Al término de cada sesión, “se les ha de solicitar a los participantes que especifiquen qué pasos seguirán para las ideas prácticas más importantes y para las más arriesgadas, según lo determinado.
Pueden comprometerse a hacer algo relativamente simple, como investigar más sobre una idea, hablar con un compañero de otro departamento probar una idea con un cliente. O pueden comprometerse con algo más sustancial, como contratar un nuevo equipo o rediseñar un proceso. El seguimiento podría ser solo que los organizadores compartan la lista de ideas generadas y los pasos de acción para una fecha determinada, pero sea lo que sea, este paso final es crítico porque canaliza la energía positiva de la sesión de intercambio de ideas hacia una acción productiva. Sin tal cierre, los participantes podrían terminar sintiendo que simplemente habían perdido su tiempo.”
