Así como en la vida cotidiana, la forma en que nos presentamos en las reuniones de trabajo puede hacer una gran diferencia en la impresión que causamos. Muchas veces creemos que los negocios se limitan a presentar un proyecto, cifras o acuerdos, sin embargo, la forma en que lo hacemos, cómo nos comportamos e incluso la manera en que nos relacionamos con los otros miembros del equipo o socios, determinan el rumbo que puede tomar una situación.
El Profesor de Ciencias Organizacionales, Gestión y Psicología de la Universidad de Carolina del Norte, Steven Rogelberg, en su libro “La sorprendente ciencia de las reuniones” comenta que los encuentros laborales cumplen un papel fundamental a la hora de tomar decisiones y mejorar el desarrollo empresarial, ya que permite una coordinación entre los distintos actores del trabajo, generando un sentido de comunidad y colaboración. Además, son espacios en los que se puede desplegar la visión de los líderes y aportar con ideas creativas por parte de los trabajadores. Es por eso, que debemos darle una mayor importancia a la hora de presentarnos a una reunión, preparándonos con anterioridad para tener claros los objetivos que queremos alcanzar por medio del encuentro y lograr los mejores resultados para todos.
Comúnmente tenemos en mente que aspectos como: la presentación personal, la puntualidad y un discurso elocuente, son las mejores herramientas para dar una buena impresión; sin embargo, hay detalles que suelen pasar desapercibidos, pero que pueden ser la diferencia entre el éxito o el fracaso para un negocio. Algunos de ellos son:
- El tiempo es oro: En el mundo de los negocios, tan importante es la hora de inicio, como la hora de finalización, y cada minuto cuenta. Ser conscientes de ello es un punto clave para mejorar nuestra experiencia y la de los demás. El tiempo que se destina en una reunión poco provechosa, es tiempo productivo que puede estarse usando en otros aspectos laborales. Aspectos como la puntualidad, evitar hablar de temas ajenos y claridad en lo conversado, permite mantener el norte del encuentro, y da a entender que hay un respeto por el tiempo de los participantes y sus ocupaciones; además, reduce costos personales y económicos.
- Lenguaje corporal: Se dice que el 70% de lo que se expresa, corresponde a un lenguaje no verbal, y es que, a la hora de realizar una junta de negocios, cada detalle cuenta. Hay expertos en lenguaje corporal que analizan cada uno de los movimientos de figuras públicas como presidentes, empresarios o celebridades, para descifrar sus verdaderas intenciones o sentimientos ante una situación. Desde la forma en que llegamos al encuentro, la manera cómo damos la mano, o cómo nos sentamos, pueden condicionar el resultado final de una reunión, ya que un gesto erróneo puede generar incomodidad entre los asistentes y perder el norte de la junta, culminando en situaciones poco deseadas.
- Roles: Cada uno de los participantes cumple un rol determinado tanto en el funcionamiento de la organización, como en el objetivo de la citación. Ser consciente de cuáles son las responsabilidades de cada uno, y su nivel de participación alrededor del encuentro, evita que haya cruces de información o malentendidos entre los miembros del equipo de trabajo.
En mi experiencia como consultor empresarial, he visto cómo este aspecto cobra mayor relevancia cuando la reunión se realiza con la presencia de un agente externo, pues muchas veces los miembros de un equipo de trabajo no tienen claro su papel o responsabilidades y, por distintos motivos, buscan sobresalir o desautorizar la participación de sus compañeros. Este tipo de actitudes dan a entender que el trabajo en equipo no está funcionando correctamente y que posiblemente el negocio no sea una buena opción. - Información Clara: La información es poder, saberla manejar y comunicar es una de las formas más eficientes de alcanzar con éxito el objetivo de una reunión de negocios. No solo es importante tener un discurso certero con los puntos clave para facilitar el desarrollo del encuentro, sino que el uso de datos, cifras y hasta herramientas audiovisuales, permiten dar un mayor entendimiento de lo que se dice, manteniendo la atención constante de los asistentes, y logrando que el mensaje llegue a cada una de las personas de forma clara y comprensible.
- Contexto: Muchas veces, las reuniones suelen llevarse a cabo en contextos distintos al de las oficinas o salas de juntas, por lo que entender el espacio y el tiempo en el que se organizan, va a determinar la manera en que nos desarrollamos. En este punto es importante saber de antemano, qué elementos tenemos a nuestra disposición para exponer nuestras ideas, siendo coherentes con el momento e intención por la que se fue citado. Además, en un mundo tan interconectado como en el que vivimos actualmente, la interacción con personas de distintos países es algo muy común. Debemos entender que cada una de las culturas tienen actitudes y protocolos muy distintos a los de nosotros. Por ejemplo, en culturas orientales el contacto físico no suele ser visto como algo correcto, y los saludos suelen ser reverencias o inclinaciones sutiles que muestran un mayor grado de respeto.
Cada uno de estos aspectos, puede salvarnos de momentos vergonzosos o contraproducentes para un proyecto empresarial. Si bien el mundo de los negocios en gran parte se mueve a partir de los números, la confianza alrededor de éste es lo que resuelve el buen camino de un acuerdo entre las partes. Es allí, en donde nuestra actitud como líderes, o como miembros de un equipo de trabajo, puede marcar la diferencia creando una buena impresión, con pequeñas acciones de respeto y organización. Recordemos que nuestra imagen es la imagen de toda una organización, y que como decía Oscar Wild, “no existe una segunda oportunidad para una primera impresión”.
