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desarrollo profesional
James Hernandez

5 claves para dar una buena impresiĆ³n en las reuniones laborales

Se dice que el 70 por ciento de lo que se expresa, corresponde a un lenguaje no verbal, y es que, a la hora de realizar una junta de negocios, cada detalle cuenta.

AsĆ­ como en la vida cotidiana, la forma en que nos presentamos en las reuniones de trabajo puede hacer una gran diferencia en la impresiĆ³n que causamos. Muchas veces creemos que los negocios se limitan a presentar un proyecto, cifras o acuerdos, sin embargo, la forma en que lo hacemos, cĆ³mo nos comportamos e incluso la manera en que nos relacionamos con los otros miembros del equipo o socios, determinan el rumbo que puede tomar una situaciĆ³n.

El Profesor de Ciencias Organizacionales, GestiĆ³n y PsicologĆ­a de la Universidad de Carolina del Norte, Steven Rogelberg, en su libro ā€œLa sorprendente ciencia de las reunionesā€ comenta que los encuentros laborales cumplen un papel fundamental a la hora de tomar decisiones y mejorar el desarrollo empresarial, ya que permite una coordinaciĆ³n entre los distintos actores del trabajo, generando un sentido de comunidad y colaboraciĆ³n. AdemĆ”s, son espacios en los que se puede desplegar la visiĆ³n de los lĆ­deres y aportar con ideas creativas por parte de los trabajadores. Es por eso, que debemos darle una mayor importancia a la hora de presentarnos a una reuniĆ³n, preparĆ”ndonos con anterioridad para tener claros los objetivos que queremos alcanzar por medio del encuentro y lograr los mejores resultados para todos.

ComĆŗnmente tenemos en mente que aspectos como: la presentaciĆ³n personal, la puntualidad y un discurso elocuente, son las mejores herramientas para dar una buena impresiĆ³n; sin embargo, hay detalles que suelen pasar desapercibidos, pero que pueden ser la diferencia entre el Ć©xito o el fracaso para un negocio. Algunos de ellos son:

  • El tiempo es oro: En el mundo de los negocios, tan importante es la hora de inicio, como la hora de finalizaciĆ³n, y cada minuto cuenta. Ser conscientes de ello es un punto clave para mejorar nuestra experiencia y la de los demĆ”s. El tiempo que se destina en una reuniĆ³n poco provechosa, es tiempo productivo que puede estarse usando en otros aspectos laborales. Aspectos como la puntualidad, evitar hablar de temas ajenos y claridad en lo conversado, permite mantener el norte del encuentro, y da a entender que hay un respeto por el tiempo de los participantes y sus ocupaciones; ademĆ”s, reduce costos personales y econĆ³micos.
  • Lenguaje corporal: Se dice que el 70% de lo que se expresa, corresponde a un lenguaje no verbal, y es que, a la hora de realizar una junta de negocios, cada detalle cuenta. Hay expertos en lenguaje corporal que analizan cada uno de los movimientos de figuras pĆŗblicas como presidentes, empresarios o celebridades, para descifrar sus verdaderas intenciones o sentimientos ante una situaciĆ³n. Desde la forma en que llegamos al encuentro, la manera cĆ³mo damos la mano, o cĆ³mo nos sentamos, pueden condicionar el resultado final de una reuniĆ³n, ya que un gesto errĆ³neo puede generar incomodidad entre los asistentes y perder el norte de la junta, culminando en situaciones poco deseadas.
  • Roles: Cada uno de los participantes cumple un rol determinado tanto en el funcionamiento de la organizaciĆ³n, como en el objetivo de la citaciĆ³n. Ser consciente de cuĆ”les son las responsabilidades de cada uno, y su nivel de participaciĆ³n alrededor del encuentro, evita que haya cruces de informaciĆ³n o malentendidos entre los miembros del equipo de trabajo.
    En mi experiencia como consultor empresarial, he visto cĆ³mo este aspecto cobra mayor relevancia cuando la reuniĆ³n se realiza con la presencia de un agente externo, pues muchas veces los miembros de un equipo de trabajo no tienen claro su papel o responsabilidades y, por distintos motivos, buscan sobresalir o desautorizar la participaciĆ³n de sus compaƱeros. Este tipo de actitudes dan a entender que el trabajo en equipo no estĆ” funcionando correctamente y que posiblemente el negocio no sea una buena opciĆ³n.
  • InformaciĆ³n Clara: La informaciĆ³n es poder, saberla manejar y comunicar es una de las formas mĆ”s eficientes de alcanzar con Ć©xito el objetivo de una reuniĆ³n de negocios. No solo es importante tener un discurso certero con los puntos clave para facilitar el desarrollo del encuentro, sino que el uso de datos, cifras y hasta herramientas audiovisuales, permiten dar un mayor entendimiento de lo que se dice, manteniendo la atenciĆ³n constante de los asistentes, y logrando que el mensaje llegue a cada una de las personas de forma clara y comprensible.
  • Contexto: Muchas veces, las reuniones suelen llevarse a cabo en contextos distintos al de las oficinas o salas de juntas, por lo que entender el espacio y el tiempo en el que se organizan, va a determinar la manera en que nos desarrollamos. En este punto es importante saber de antemano, quĆ© elementos tenemos a nuestra disposiciĆ³n para exponer nuestras ideas, siendo coherentes con el momento e intenciĆ³n por la que se fue citado. AdemĆ”s, en un mundo tan interconectado como en el que vivimos actualmente, la interacciĆ³n con personas de distintos paĆ­ses es algo muy comĆŗn. Debemos entender que cada una de las culturas tienen actitudes y protocolos muy distintos a los de nosotros. Por ejemplo, en culturas orientales el contacto fĆ­sico no suele ser visto como algo correcto, y los saludos suelen ser reverencias o inclinaciones sutiles que muestran un mayor grado de respeto.

Cada uno de estos aspectos, puede salvarnos de momentos vergonzosos o contraproducentes para un proyecto empresarial. Si bien el mundo de los negocios en gran parte se mueve a partir de los nĆŗmeros, la confianza alrededor de Ć©ste es lo que resuelve el buen camino de un acuerdo entre las partes. Es allĆ­, en donde nuestra actitud como lĆ­deres, o como miembros de un equipo de trabajo, puede marcar la diferencia creando una buena impresiĆ³n, con pequeƱas acciones de respeto y organizaciĆ³n. Recordemos que nuestra imagen es la imagen de toda una organizaciĆ³n, y que como decĆ­a Oscar Wild, ā€œno existe una segunda oportunidad para una primera impresiĆ³nā€.

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