Por décadas el brief has sido el instrumento más utilizado para comunicar o explicar de manera directa y efectiva las necesidades de un proyecto, de quien lo requiere, para quién lo va a ejecutar(cliente-agencia).
Trabajo sin brief
Desafortunadamente hay empresas que no mandan un brief a sus agencias, ya sea por falta de tiempo o por desconocimiento, pero al final quieren que haya un completo entendimiento del proyecto, sin tomarse el tiempo necesario para explicarlo.
Partiendo del punto de que si no me aseguro de que entiendas lo que necesito, como te exijo que lo hagas. Es vital encontrar la manera de hacerlo con un instrumento que le funcione a ambas partes, y es justo ahí donde entra el “Brief Colaborativo” como una opción intermedia que permita a ambas partes trabajar en la misma dirección.
La necesidad es muy clara: que todas las partes entiendan lo que se busca.
Si es tarea de todos entender, eso no exenta de responsabilidad a la parte que ejecuta para perseguir la información o el detalle que se requiere.
El Brief colaborativo parte de la idea de incorporar a todas las partes involucradas en la planeación de la estrategia. Si la parte que ejecuta puede participar de manera activa en la planeación, le será mucho más sencillo trabajar cuando llegue su momento, ya que entiende por completo el proyecto.
Un problema frecuente con el brief es que en ocasiones carece de información o de detalle, lo cual puede complicar las cosas cuando se tenga que interpretar y ejecutar. Por el contrario, el Brief colaborativo permite que cada una de las partes involucradas sepa lo que le toca hacer, cuales son los alcances y cual es el rol de cada quien en el proceso.
Hay dos caminos para iniciar un Brief colaborativo, el primero es de manera presencial y el segundo es vía remota. El primero es el más recomendable al inicio, ya que mediante reuniones donde se convoca a las áreas de marketing, comunicación y RRPP junto con las agencias asignadas para cada área, para plantearles la necesidad en concreto.
En este punto es importante permitir que todos los asistentes participen y aporten, para que cada parte sienta suyo el proyecto.
Las áreas internas de la empresa, junto con las agencias trabajando de manera ordenada en la misma dirección para determinar los pasos a seguir, puede hacer una diferencia significativa en el trabajo futuro.
Es importante considerar técnicas para desarrollar juntas creativas que permitan sacar todo el jugo del talento que se encuentra reunido, una que yo utilizo y considero muy útil para este fin es la metodología de Design Thinking mediante la cual las juntas se convierten en maquinas de ideas listas para ejecutarse.
Dependiendo la marca y el proyecto, la cantidad de juntas puede variar, pero lo que no debe cambiar es que al final del proceso, se debe documentar de manera clara lo que se acordó, especificando quien, como, cuando y donde se va a realizar cada acción. En este punto el brief se arma a partir de las minutas de acuerdos de todas las reuniones.
Cuando las marcas y sus agencias están acostumbradas a hacer Briefs colaborativos, pueden pasar a hacerlos de manera virtual(remota), lo cual agiliza los procesos bastante, mediante video conferencias, documentos compartidos y/o plataformas de colaboración. Existen decenas de herramientas para la colaboración de equipos de trabajo, en lo personal he utilizado Asana, Basecamp y Trello con resultados fabulosos al momento de organizar el trabajo, los tiempos y a la gente que se debe involucrar en cada etapa.
En tiempos donde la competencia es cada día más fuerte, el reto es agilizar los procesos para responder de manera ágil, creativa y efectiva a cada proyecto, de ahí que el Brief colaborativo es la herramienta ideal para enfrentar el momento que nos enfrentamos.
El conocimiento que no se comparte, pierde por completo su valor
