México.- Si tu marca, agencia o empresa está por organizar un evento de medios para mostrar un nuevo producto, imagen o estrategia de marketing, es importante que lo planees bien para que este no se convierta en un simple derroche inefectivo de recursos. Te decimos 5 cosas que debes tomar en cuenta al organizar un evento de medios.
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1. Planeación integral
Las preguntas fundamentales que hay que responder al planear un evento para los medios son ¿Dónde? y ¿Cuándo? Elige el lugar indicado para dar a conocer tu información, ¿desayuno, comida, cena, coffee break…? Averigua si la fuente periodística a la que quieres llegar tiene otro evento relevante en esas fechas para evitar duplicidad en sus agendas.
2. Invitación a los medios indicados
Algunos organizadores se preocupan más por la cantidad que por la calidad. Un salón lleno de miembros de la prensa no significa que se obtendrán los resultados deseados. ¿Son los periodistas y medios indicados? ¿Publicarán una buena nota o sólo entregarán el boletín a su redacción? ¿Cuáles son los medios que lee nuestro target?
3. Ensayos del evento
Debe existir un protocolo bien definido y conocido por los participantes. ¿Se presentará un video durante el evento? Que no dure más de tres minutos (y hay que reproducirlo en los ensayos para estar seguros de que funciona correctamente).
4. Un excelente y útil Media Kit
¿Qué se llevará la prensa? Te recomendamos incluir en el media kit no sólo el comunicado, sino también fotografías en alta resolución (para impresos) y baja resolución (para medios digitales). Si es posible, integrar documentos con datos duros, cifras y presentaciones, así como el logo de la marca de la empresa en formatos que faciliten el trabajo de los diseñadores de los medios. También es importante hacer llegar el media kit a la prensa que es importante para nuestra estrategia pero no pudo asistir.
5. Uso de plataformas digitales
Gracias a la tecnología podemos hacer que el evento no sea sólo para la prensa, sino para toda persona con acceso internet. Evalúa si es conveniente transmitir un stream en video del evento. Si no cuentas con la capacidad e infraestructura para hacerlo con la mejor calidad, piénsalo dos veces.
